Funciones en Proyectos

Echemos un vistazo a algunas de las funciones que se pueden realizar en el módulo Proyectos.

Tiempo de registro

Una vez que cree una tarea para un proyecto, puede registrar el tiempo para el tiempo dedicado a cada tarea.

También puede registrar el tiempo de otras dos maneras:

Grabar manualmente

Puedes introducir el tiempo que has pasado en un proyecto manualmente. Así es como:

log timer

o

Elija la hora de inicio y finalización haciendo clic en el Introduzca la duración del tiempo en su lugar opción.

Projects Time Spent

New Entry

Perspectiva: La opción para seleccionar usuarios solo estará disponible para Administradores .

Temporizador de inicio

Puede registrar el tiempo para un proyecto en particular utilizando el temporizador. Así es como:

start timer for projects Start timer disable timer

Una vez que detenga el temporizador, puede introducir los detalles del proyecto en la siguiente ventana emergente.

Associate Projects

Rastrea el coste y los ingresos del proyecto

Al contabilizar una empresa basada en un proyecto, es posible que desee rastrear el coste y los ingresos del proyecto€TM, y también resumirlo en consecuencia.En Zoho Books, este proceso se puede realizar asociando proyectos con transacciones. Una vez que los proyectos estén asociados con las transacciones, puede ver el resumen de la rentabilidad del proyectoâ€TM desde el módulo Informes.

Crear y enviar cotizaciones de proyectos

Antes de comenzar a trabajar en el proyecto, puede enviar una cotización del proyecto y los precios a sus clientes. Pueden aceptar, rechazar o comentar el presupuesto. Después de confirmar una cotización, se puede convertir en una factura.Para crear una cotización para un proyecto

New Quote

También puede crear una cotización del módulo Cotizaciones y asociar un proyecto a él. así es como:

Select project to associate with the quote

Se creará el gasto total y los detalles de los proyectos estarán disponibles en el módulo de hojas de tiempo.

Clientes de facturas para proyectos

Puede crear una factura y enviarla a sus clientes para la finalización parcial o completa de un proyecto.

Perspectiva: Puede asociar varios proyectos a una factura.

Puede crear una factura para un proyecto desde la página de detalles del proyecto. Así es como:

New Invoice Invoice Projects

Método de facturación Opciones disponibles
Costo fijo para proyectos Solo Línea única para el proyecto se mostrará opción.
Basado en las horas de trabajo La opción Grupo por usuarios no se mostrará.
Basado en las horas del personal La opción Grupo por usuarios no se mostrará.
Basado en las horas del proyecto Se mostrarán todas las opciones.

Del mismo modo, puede asociar otras transacciones de venta como órdenes de venta y notas de crédito a un proyecto.

Registrar los gastos del proyecto

Los proyectos tienen ciertos gastos. Puede ser cualquier cosa, desde comprar un café para que su usuario compre herramientas para una tarea.Para registrar los gastos de un proyecto:

Perspectiva: Los campos Clientes y Proyectos se rellenarán automáticamente.

Projects Expense

También puede crear un gasto para un proyecto desde el módulo Gastos. Así es como:

 Projects Expense

Crear facturas de retenedor para proyectos

A veces es posible que tenga que tomar un pago anticipado para organizar los recursos para el proyecto en el que va a trabajar. Crear una factura de retención para el proyecto y aceptar pagos anticipados. Más adelante, puede ajustarlos con la factura que cree del proyecto.

Para registrar un pago anticipado para un proyecto:

Projects Retainer Invoice

También puede registrar pagos anticipados desde el módulo Facturas de retención. Así es como:

Retainer Invoice Projects

Perspectiva: Toda la transacción de ventas se puede ver en la pestaña Ventas bajo los nombres de módulos respectivos.

Una vez que los retenedores estén en estado pagados, puede optar por aplicarlos a su factura. Así es como:

Apply retainers to projects

El importe del retenedor se deducirá de la factura. A continuación, puede ver esto en la sección total.

Deducted in the Invoice

Bill a los proveedores por un proyecto

Cuando está trabajando en proyectos para sus clientes, puede incurrir en varias facturas de compra de un software, herramienta, etc. Puede asociar clientes y proyectos a estas facturas y marcarlas como facturables. ¿Cómo:

Bill Projects

Del mismo modo, puede asociar otras transacciones de compra como pedidos de compra y créditos de proveedores a un proyecto. Para ello:

Revistas manuales

Puede crear entradas de diario para conservar otras transacciones asociadas con este proyecto manualmente. Así es como:

Manual Journa Projects Journal Projects Additional info Projects

Elementos de línea de actualización masiva

Puede asociar proyectos masivos para alinear elementos de una factura. Puede seleccionar varios elementos y asociar proyectos fácilmente con un solo clic.Para actualizar a granel:

Bulk Update Line Item Update Projects Update Projects

Seguimiento de transacciones

Las transacciones que ustedâ€TMve registró para un proyecto se pueden rastrear en el módulo del proyecto. Así es como:

 Projects Sales Purchase Projects

Informes de proyectos ( Rentabilidad del proyecto)

Puede personalizar los informes y filtrarlos en función de los proyectos asociados con diferentes transacciones. La rentabilidad general de un proyecto se puede ver en el informe de ganancias y pérdidas y los detalles del proyecto basados en transacciones pueden verse en los informes específicos de la transacción.

Informe de ganancias y pérdidas

La rentabilidad del proyecto se puede personalizar y leerse del informe de ganancias y pérdidas. Puede adaptar el informe y verlos en función de proyectos específicos. Para ello:

Customize Projects Reports Reports Projects

Perspectiva: Puede ver la rentabilidad de projectâ€TM en un formato de gráfico directamente en la página Resumen de los projectâ€TMs haciendo clic en el Resumen de rentabilidad. Puede ir directamente al informe de ganancias y pérdidas del proyecto específico desde esta página haciendo clic en Informe de rentabilidad debajo del gráfico.

Otros informes

Puede ver los informes de transacciones creadas para un proyecto. Estos informes incluyen:

  1. Detalles de la orden de compra Informe
  2. Detalles de la factura Informes
  3. Detalles de la cotización Informe
  4. Detalles del pedido de ventas Informe
  5. Facturas Detalles Informe
  6. Detalles del gasto Informe
  7. Nota de débito Detalles Informe

Por ejemplo, para ver los proyectos asociados con las facturas:

Rastrea el costo del proyecto para el personal

Un proyecto puede tener varios usuarios trabajando en él. Cada usuario pasará una cantidad específica de tiempo trabajando en el proyecto, y cada usuario puede tener un costo diferente por cada hora que cada hora funcione en el proyecto.

Escenario: Por ejemplo, Brandon y Miles son dos usuarios que están trabajando en un proyecto. El costo para Brandon es de $10 por hora, y para Millas, es de $12 por hora. Si ambos funcionan durante 4 horas cada uno, entonces el costo para Brandon sería de $40 (10*4) y para Miles, sería $48 (12 *4). Utilizando la función Seguimiento de costos en Zoho Books, puede asignar costos a un usuario, registrar registros de tiempo para ellos y rastrear el costo incurrido en los informes.

Habilitar el seguimiento de costos

Antes de crear un proyecto, tendrá que habilitar el Seguimiento de costos opción.

Notas: Solo un administrador de la organización puede habilitar el seguimiento de costos.

Para habilitar:

Enable Cost Tracking

Asignar gastos al personal

Puede establecer un costo predefinido por hora para cada usuario. Para introducir el costo:

Add Cost Per Hour

Para editar el costo de un usuario existente:

Edit Cost Per Hour

Los Costo por hora se precargará en los nuevos proyectos en función del importe especificado para el usuario en el Usuarios y roles sección. El costo actualizado por hora del personal no afectará a los proyectos existentes ni a las entradas de tiempo.

Por otro lado, si no se perdió actualizar el Costo por hora para un usuario antes de la creación del proyecto, un administrador puede editar el proyecto y especificar el **E Efectivo Desde **. Todas las entradas de tiempo creadas para el proyecto después de la fecha seleccionada se actualizarán con el nuevo costo.

log timer

Editar el costo por hora mientras registra el tiempo

Mientras registra el tiempo, un administrador puede editar el Costo Total o Costo por hora haciendo clic en el Editar sección icono.

Para editar:

Edit cost per hour log time

Siguiente, haga clic en Guardar en la nueva entrada de registro.

Para ver la hoja horaria de un proyecto con el costo total:

Puede ver el costo total de cada entrada en el Costo total columna.

View total cost

Informe resumido del costo del proyecto

Este informe le ofrece un resumen de todos los gastos incurridos para proyectos. A menudo, cuando tome un proyecto para un cliente, gastará en ciertos recursos para la finalización del proyecto. Las compras de los recursos se pueden rastrear en forma de facturas, gastos, facturas auto facturadas, revistas manuales, etc. Estos costos gastados en cada proyecto se pueden ver en forma de informe en Zoho Books.

Para ver el informe resumido del costo del proyecto:

Project Cost Summary Report

El informe mostrará el nombre del proyecto, la descripción, el nombre del cliente y el costo total de las transacciones, el monto del costo de la hoja de neumáticos y el monto presupuestario. Puede elegir el intervalo de fechas del menú desplegable del calendario y ver el informe en consecuencia.

Para personalizar el informe, haga clic en el Personalizar informe opción en la barra superior.

Bajo el Aspectos generales sección, el informe se puede filtrar basado en Nombre del proyecto , , , Estado del proyecto , , , Método de facturación del proyecto y Nombre del cliente .

Customize Project Cost Report

Puede elegir incluir las columnas que desea tener en el informe. Para incluir columnas, haga clic en Mostrar/ocultar columnas para agregar o quitar las columnas de la Columna seleccionada caja.

Show or Hide Columns Project Cost Summary

Una vez que ejecute el informe, el Costo de las transacciones se mostrará. Al hacer clic en el costo de un proyecto, puede ver el informe acumulado con la lista de transacciones creadas para el proyecto.

Puede personalizar este informe haciendo clic Personalizar informe . Puedes filtrarlo en función de Tipo de transacción , , , Nombre del proveedor y Nombre de la cuenta . Tipo de transacción incluye cinco filtros (profectos de ley, créditos de proveedores, gastos, revistas e facturas autocoturadas). Además, puede personalizar las columnas haciendo clic Mostrar/ocultar columnas .

log timer

Además, puede exportar el informe a Zoho Sheet y en formatos PDF, CSV, XLS y XLSX.

Informe resumido de ingresos

Sobre la base del proyecto en el que ha trabajado para el cliente, las facturas se recaudan junto con el progreso del proyecto. Los ingresos totales recaudados en cada proyecto se pueden ver en forma de informe en Zoho Books. Así es como:

Project Revenue Summary Report

El informe contiene las siguientes esferas, como: Nombre del proyecto , , , Descripción , , , Nombre del cliente , , , Ingresos reales , y Importe del presupuesto . Puede elegir diferentes rangos de fechas desde el menú desplegable del calendario.

Para personalizar el informe:

Customize Project Revenue Summary Show or Hide Columns Project Revenue Summary

Una vez que ejecute el informe, el Ingresos reales se mostrará. Al hacer clic en una cantidad de ingresos de un proyecto, puede ver el informe acumulado con la lista de transacciones de venta creadas para el proyecto.

Project Revenuew Summary Drilldown

Además, puede exportar el informe a Zoho Sheet y en formatos PDF, CSV, XLS y XLSX.


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