Documentos

La función Documentos de Zoho Books le ayudará a optimizar y almacenar todos sus documentos en un solo lugar. Puede cargar cualquier documento como recibos y adjuntarlos a transacciones como gastos o facturas. Al habilitar el autocaneo, todos los documentos subidos serán autocanados y se pueden crear nuevas transacciones al instante. Estos documentos también se pueden clasificar en carpetas de su preferencia para su uso futuro.

Aspectos destacados de la función Documentos:

Habilitar el módulo de documentos

Para habilitar el módulo Documentos:

Go to documents

Al ingresar el módulo Documentos por primera vez, se le pedirá que habilitar la opción Autoscan .

Enable Auto-Scan

Perspectiva:Autoscan es un proceso en el que cada documento que ha sido enviado por correo electrónico o cargado, pasa por un proceso automático de captura de datos. Los documentos de Zoho Books se canalizarán con precisión y los detalles del elemento de línea se extraerán rápidamente. Esta funcionalidad está actualmente disponible para documentos en 15 idiomas (inglés, sueco, español, portugués, holandés, italiano, francés, alemán, danés, chino, noruego bokmal, ruso, malayo, tailandés y vietnamita).

Una vez que habilite la función de escaneo automático en Zoho Books, pronto serás llevado a la bandeja de documentos en Zoho Books.

Documentos Bandeja de entrada y Autoscan

Los Entrada de documentos es la carpeta principal dentro del módulo Documentos. Tiene todos los documentos que han sido subidos o enviados por correo electrónico por sus contactos. Una vez que se carguen los documentos, serán autocannado y datos como fecha, cantidad, nombre del comerciante , etc de estos documentos obtendrán capturado y autopulado automático al crear nuevas transacciones.

A medida que los documentos se canalizan auto, podrá observar el siguiente estado de los documentos:

Auto scan statuses

Una vez escaneados los documentos, aparecerán en la bandeja de entrada en función de su hora de llegada. Los documentos en la bandeja de entrada aún no se han adherido a una transacción y, por lo tanto, actuar como recordatorio de la actividades pendientes que necesitan atención desde su fin.

Borrar la bandeja de entrada

Cuando un documento se agrega a una nueva transacción o coincida con una transacción existente en Zoho Books (gastos o facturas) o se mueve a una carpeta — el documento se borrará automáticamente de la bandeja de entrada.

Una vez que el documento se borre de su bandeja de entrada, no podrá recuperarlo. Si desea almacenar una copia del documento para fines futuros, puede mover el archivo de la bandeja de entrada a otra carpeta. Todavía puede asociar el documento de la carpeta a una transacción específica.

Move File from Inbox to a Folder

Precios de Autoscan

La función de escaneo automático está disponible de forma predeterminada para todos los usuarios de Zoho Books en todos los planes. Una vez agotadas las exploraciones gratuitas, tendrá que comprar un complemento (50 autoscans al mes) para continuar escaneando automáticamente los documentos.

Precios del complemento:

Edición/País Moneda Precio mensual Facturado mensual Precio anual Precio
Global, EE.UU.,
Qatar, Bahrein,
Omán, Kuwait
Usd 10 8
Global Zar 120 100 100 100
Global Ngn 3000 2500
Global Mxn 180 180 180 180 180 150 150 150 150
Global Kes 850 700 700
Global Egp 120 100 100 100
Reino Unido Gbp 8 6.5
Canadá Cada cada cad 15 12
Australia Aud 15 12
Emiratos Árabes Unidos Aedad 36 30 30 30 30 30 30
Arabia Saudita Sar 36 30 30 30 30 30 30
India Inr 499 499 4 419
Europa Eur 10 8

Carga y correo electrónico de documentos

Puede cargar archivos en sus documentos Zoho Books por cualquiera de las opciones que se enumeran a continuación:

Para cargar archivos , usted necesita hacer clic en el Cargar archivos botón. Aquí podrá elegir cualquier archivo de su computadora o cargarlo desde cualquiera de sus aplicaciones en línea.

Upload File

Consejo profesional: Usar el Zoho Books Aplicaciones Android e iOS para hacer clic en fotos de recibos y cargarlos directamente.

Email files to the Inbox

Zoho Books Documentos El módulo genera un dirección de correo electrónico única para su organización para que sus clientes, proveedores y contables puedan enviar documentos directamente a su bandeja de entrada de documentos. También puede reenviar directamente los recibos o facturas que reciba de sus proveedores a esta dirección de correo electrónico.

Para generar una dirección de correo electrónico única:

Email to the ID

Puede elegir usar la dirección de correo electrónico generada por el sistema fácilmente disponible o obtener una dirección de correo electrónico personalizada, haciendo clic en Elige tu propio€ .

Unique Email ID

Una vez que hayas configuró la dirección de correo electrónico única para su organización, usted o sus contactos pueden enviar archivos por correo electrónico a la dirección y aterrizará en su bandeja de entrada.

Set up Email

Declaraciones bancarias de reenvío automático

Descargar sus estados bancarios desde su correo e importarlos a Zoho Books cada vez puede llevar un poco tiempo. En lugar de importar estados bancarios individualmente, Zoho Books le permite configurar un mecánico para reenviar automáticamente los estados bancarios desde su correo electrónico. Estos correos electrónicos reenvíos estarán disponibles en una carpeta dedicada para estados bancarios en la sección de documentos de Zoho Books.

Habilitar estados bancarios de reenvío automático

Puede reenviar estados bancarios en dos sencillos pasos:

  1. Habilitar la función en Zoho Books
  2. Configure el reenvío automático de declaraciones de su proveedor de servicios de correo electrónico

Habilitar la función en Zoho Books

Sus estados de cuenta bancarios de su proveedor de servicios de correo electrónico se reenviarán automáticamente una vez que habilite los estados bancarios. Para habilitar esto:

Perspectiva: Asegúrese de que su banco admita el reenvío de estados por correo electrónico en formato CSV, PDF, XLS, TSV, OFX, QIF o CAMT.053.

Bank Statements

Una vez que habilite los estados bancarios de reenvío automático, Zoho Books generará una dirección de correo electrónico única. Esta dirección de correo electrónico se utiliza para reenviar automáticamente sus estados de cuenta bancarios a Zoho Books desde su proveedor de servicios de correo electrónico.

Puede editar la dirección de correo electrónico, si es necesario haciendo clic Editar sección . Si no es así, haga clic en Copiar para copiar la dirección de correo electrónico generada al portapapeles.

Bank Statements

Configure el reenvío automático de declaraciones de su proveedor de servicios de correo electrónico

Una vez que habilite la función en Zoho Books, puede configurar estados de reenvío automático de su proveedor de servicios de correo electrónico (como Zoho Mail o Gmail). Hemos proporcionado los pasos para reenviar automáticamente sus estados de cuenta bancarios a Zoho Books para algunos proveedores de servicios de correo electrónico. Podrá hacer lo mismo con otros proveedores de manera similar o consultar su sección de ayuda para obtener más detalles.

Correo de Zoho

Para reenviar automáticamente los estados bancarios desde Zoho Mail

Bank Statements Bank Statements

Gmail

Para reenviar automáticamente los estados bancarios de Gmail

Bank Statements Bank Statements Bank Statements

Outlook

Para reenviar automáticamente los estados bancarios desde Outlook

Bank Statements Bank Statements Bank Statements

Consejo profesional: Asegúrese de establecer los criterios adecuados para su filtro a fin de evitar correos electrónicos spam de fuentes innecesarias.

También podrá configurar el reenvío automático de estados bancarios desde otros servicios de correo electrónico. Hemos mencionado algunos para su referencia:

Asociar estados bancarios con su banco en Zoho Books

Una vez que sus estados bancarios hayan sido enviados/cargados a su sección bancaria, podrá asociarlo con su banco. Para ello:

Transaction Approval

Nota : Zoho Books sugiere un banco automáticamente. Si la sugerencia es incorrecta, puede elegir un banco diferente del menú desplegable.

Bank Statements

Después de hacer clic Procedimiento , los estados de cuenta bancarios se asociarán al banco que había seleccionado anteriormente.

Permiso de nivel de carpeta

Puede conceder acceso a un individuo de confianza, por ejemplo: un contador, contador o socio comercial — invitando a esa persona a ser una Usuario del usuario de su organización, que puede acceder al Módulo Documentos.

Para agregar un nuevo usuario a su organización y definir roles, consulte el documento sobre Usuarios y roles

Permisos en el módulo Documentos

 Folder Access

Ver documentos : Esto es si desea que un usuario pueda ver todos los archivos del módulo Documentos. Tendrán acceso a todo el módulo.

Subir documentos : Habilite esto si desea que su Usuario pueda cargar y ver archivos, sin la capacidad de Borrar ningún documento.

Eliminar documentos : Permite a su Usuario poder Borrar y ver archivos en el módulo Documentos.

Administrar la carpeta : Este permiso permite al usuario crear y administrar una(s) carpeta(s) nueva(s).

Gestión de carpetas

Puede organizar y administrar sus documentos en diferentes carpetas dentro del módulo Documentos. Puedes:

Creación de una carpeta

Solo el Administración y los usuarios con el ‘ Administrar la carpeta ‘ permiso, puede crear nueva(s).

Para crear una nueva carpeta , haga clic en el + + + + icono al lado de Soldersos en la barra lateral izquierda.

Create a new folder

En el ventana emergente que aparece, ingrese Nombre de la carpeta y haga clic Guardar .

Name new folder

Configuración de permisos a nivel de carpeta para el acceso de los usuarios:

El usuario que está creando una carpeta, puede establecer permisos para otros usuarios, a quienes desea dar acceso a la carpeta.

Los permisos de acceso a la carpeta se pueden configurar en el momento de crear una nueva carpeta o para una carpeta existente:

Para establecer el permiso mientras crea una nueva carpeta:

Nota : La Administración podrá acceder a todas las carpetas.

Name new folder

Mover un archivo de bandeja de entrada a una carpeta

Como se mencionó anteriormente, una vez que ustedâ€TMve adjuntó un archivo a una transacción desde la bandeja de entrada, el módulo Documentos elimina el archivo permanentemente. Si desea guardar sus archivos en el módulo o usarlos en múltiples transacciones nuevas en el futuro, simplemente puede moverlos de la bandeja de entrada y en una carpeta.

Para mover archivos de la bandeja de entrada a una carpeta:

Puede usar el mismo proceso para mover los archivos de una carpeta a otra.

Adjuntar documentos a transacciones

Los archivos subidos se pueden adjuntar a varias transacciones realizadas en su cuenta Zoho Books.

Hay dos maneras en que puede adjuntar un archivo a una transacción:

A.Adjunte un archivo desde el módulo Documentos :

  1. Seleccione los archivos desea adjuntar a una transacción, desde bandeja de entrada o SOLDERS
  2. Haga clic en el Añadir a desplegable que aparece en la parte superior de la pantalla o en la derecha de la lista de documentos.
  3. Seleccione el tipo de transacción a la que desea adjuntar el archivo, en el menú desplegable.

Nota : Para Facturas de facturas y Gastos , puede ver la imagen y la transacción uno a lado y crear la transacción.

La transacción que aparece en la página siguiente, tendrá datos precargados como Fecha, Nombre del comerciante, Cantidad, que se obtuvieron del escaneo automático.

  1. Puede rellenar los datos restantes y crear la transacción.

B. Adjunte un archivo desde una transacción :

B.1. En una transacción existente como cotización, orden de ventas, factura, gastos o factura, etc. :

B.2. En una nueva transacción:

Adjuntar documentos a un contacto

La fijación de archivos a un contacto permite a su cliente tener un registro de todos los archivos recibidos de usted. Solo los clientes con acceso al portal de clientes pueden ver estos archivos adjuntos.

Para adjuntar un archivo a un contacto:

Attaching Files to a contact

Visualización de documentos desde el portal del cliente

Sus clientes con acceso al portal de clientes, también pueden ver los archivos adjuntos, desde su portal.

Al adjuntar un archivo a una transacción, tendrá que habilitar la opción Mostrar archivos adjuntos en el portal de clientes y correos electrónicos

Esta opción se puede habilitar cuando:

  1. Puede adjuntar un archivo a una transacción ya creada/existente.
  1. Cuando adjunta un archivo mientras crea una transacción.

También puede adjuntar documentos directamente a sus contactos. Estos documentos pueden incluir contratos, informes de activos y responsabilidad, catálogos de productos, etc. Pueden ver estos documentos adjuntos desde sus respectivos Portal(s) de clientes.

Para adjuntar un documento a un contacto:

¿Dónde puede el cliente ver los documentos en el portal del cliente?

En el portal del cliente, la pantalla de inicio mostrará estos archivos adjuntos bajo Documentos compartidos .

view in customer portal

Para obtener más información sobre la configuración de un portal de clientes, por favor haga clic aquí .

Documentos coincidentes con transacciones

Al crear nuevas transacciones como gastos, facturas del módulo de documentos sugerirán los mejores coincidencias basadas en ciertas reglas de coincidencia como Nombre del proveedor, fecha y monto del proveedor. Puede revisar los partidos sugeridos y adjuntar los documentos a las transacciones a medida que se creen.

Letâ€TMs siguen ciertos ejemplos en los que las sugerencias de coincidencia “ †son útiles, para un usuario.

Partidos sugeridos en la pestaña Documentos:

Tan pronto como los documentos subidos pasan por el escaneo automático, se enumeran en la bandeja de entrada con su estado de escaneo. Una vez que seleccione un documento de allí, se sugiere una lista de posibles coincidencias. Estos partidos sugeridos son las transacciones que ya están introducidas en el sistema.

Merge matched document

Simplemente puede hacer clic Combinar adjuntar el documento a la transacción existente.

Al crear una nueva factura, gastos o una nueva transacción bancaria:

Cada vez que cree una nueva transacción en Zoho Books, a medida que empiece a introducir sus valores de transacción como Fecha, Nombre del comerciante, Cantidad, etc., aparecerá una lista de documentos coincidentes sugeridos.

Si uno de los resultados sugeridos es el documento que necesita, simplemente seleccione la casilla de verificación situada junto a ella, para adjuntarlo directamente.

Associate templates

Cuando creas un nueva transacción bancaria , digamos un gasto o una factura, basada en la información de su recibo, se sugieren partidos. También se da un mejor caso de coincidencia, donde los datos se coinciden con mayor precisión. Puede revisar y seleccionar una de las sugerencias y enviar su transacción.

Con esto, ahorrará tiempo adicional en el rendimiento de las conciliaciones.

Declaraciones bancarias coincidentes - Una transacción no categorizada y un documento:

Ciertas transacciones en el módulo bancario no están clasificadas y deben combinarse con los recibos adecuados. Para categorizar esto, navegará por los documentos sugeridos, seleccionarlo y simplemente añadir una categoría de cuenta.

Los Documentos rellenarán el resto de los detalles, incluyendo el monto, la fecha, el nombre del proveedor extraído del recibo y la transacción será igualada. Además, el documento se adjunta a esa entrada.

Búsqueda del módulo de documentos

Búsqueda

El módulo Documentos proporciona una opción de búsqueda. Puede utilizar la barra de búsqueda presente en el centro superior de la pantalla Zoho Books para buscar un documento en particular. El módulo de documentos se buscará desde el contexto actual.

Por ejemplo, si usted está en Todos los archivos tab, los archivos de la Todos los archivos se buscará la pestaña. Similario para la bandeja de entrada, carpetas y basura.

La búsqueda funciona de la siguiente manera:

General search for documents

Búsqueda avanzada

Puedes realizar un Búsqueda avanzada , si sabes seguro información específica sobre el documento que estás buscando.

En esto, tendrá la opción de introducir detalles específicos para buscar los documentos como un nombre del proveedor en particular, rango de cantidad de recibo, etc. Esto obtendrá los mejores resultados coincidentes de la bandeja de entrada de Documentos.

Advanced Search for Inbox

Nota: Actualmente, la búsqueda anticipada solo tendrá Nombre del archivo campo para otras vistas.

Streamline all your documents in one place and experience better document management.


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