Você sabe o que é BPM?

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Saiba tudo o que precisa sobre BPM. Preparamos um artigo bem bacana para você entender tudinho sobre o tema. Boa leitura!

Gerenciar processos de negócios é um grande desafio na maioria das organizações. Muitos empresários assumem que é uma despesa enorme ou que só vale a pena para processos massivos. No entanto, o BPM é importante, não importa o tamanho do seu negócio.

Neste artigo, entenda sobre a sigla BPM (Gerenciamento de Processos de Negócios) para gerenciar seus processos de negócios com a ajuda da automação.

O que é BPM (Gerenciamento de Processos de Negócios)?

O gerenciamento de processos de negócios (BPM) é uma disciplina organizacional em que uma empresa dá um passo para trás e analisa todos esses processos de forma total e individual. Ele analisa o estado atual e identifica áreas de melhoria para criar uma organização mais eficiente e eficaz.

O gerenciamento de processos de negócios (BPM) é como uma empresa cria, edita e analisa os processos previsíveis que compõem o núcleo de seus negócios.

Cada departamento de uma empresa é responsável por pegar alguma matéria-prima ou dado e transformá-la em outra coisa. Pode haver uma dúzia ou mais de processos centrais que cada departamento lida.

BPM é como gerenciamento de tarefas ou projetos?

O gerenciamento de processos de negócios não é gerenciamento de tarefas (que se concentra em tarefas individuais) nem gerenciamento de projetos (que lida com fluxos únicos ou imprevisíveis).

O gerenciamento de tarefas é sobre como lidar ou organizar um conjunto de atividades que surgem de um projeto. Esses projetos geralmente são únicos e não repetíveis. Quando esses projetos são bem organizados como em obras, um software de gerenciamento de projetos, que auxilia na organização de tarefas entre equipes.

O gerenciamento de processos de negócios está mais focado em processos repetitivos e contínuos que seguem um padrão previsível, ou gerenciamento de processos.

Dica: diga não ao trabalho caótico. Automatize suas tarefas agora.

Por que a gestão de processos de negócios é importante?

Quando deixados desorganizados e não sistematizados, processos de negócios ruins podem levar ao caos. No nível individual, as pessoas veem apenas uma parte de um processo, e muito poucas podem analisar e ver todos os efeitos de um processo, onde ele começa e termina, os principais dados necessários e onde estão os possíveis gargalos e ineficiências.

Processos caóticos e não gerenciados prejudicam os negócios e levam a um ou mais destes cenários:

  • Tempo desperdiçado
  • Mais erros
  • Aumento da culpa
  • Falta de dados
  • Funcionários desmoralizados

Aplicando o gerenciamento de processos de negócios, as organizações podem melhorar seus processos e manter todos os aspectos das operações funcionando de forma otimizada.

Etapas de um ciclo de vida de BPM

Etapa 1: projetar

A maioria dos processos inclui um formulário para coletar dados e um fluxo de trabalho para processá-los. Crie seu formulário e identifique quem será o proprietário de cada tarefa no fluxo de trabalho.

Etapa 2: Modelo

Represente o processo em um layout visual. Corrija detalhes como prazos e condições para dar uma ideia clara da sequência de eventos e do fluxo de dados ao longo do processo.

Etapa 3: Executar

Execute o processo testando-o ao vivo com um pequeno grupo primeiro e depois abra-o para todos os usuários. Certifique-se de restringir o acesso a informações confidenciais.

Etapa 4: Monitorar

Fique de olho no processo enquanto ele é executado no fluxo de trabalho. Use as métricas certas para identificar o progresso, medir a eficiência e localizar gargalos. Aqui está um artigo mais detalhado sobre esta etapa.

Etapa 5: Otimizar

Ao analisar, observe as alterações que precisam ser feitas em seu formulário ou fluxo de trabalho para torná-los mais eficientes. Considere as etapas de melhoria do processo de negócios .

Quais são os vários tipos de gerenciamento de processos de negócios (BPM)?

Os sistemas BPM podem ser categorizados com base na finalidade a que servem. Aqui estão os três tipos de gerenciamento de processos de negócios:

BPM centrado na integração

Esse tipo de sistema de gerenciamento de processos de negócios lida com processos que saltam principalmente entre seus sistemas existentes (por exemplo, HRMS, CRM, ERP) sem muito envolvimento humano. Os sistemas de gerenciamento de processos de negócios centrados na integração têm conectores extensivos e acesso à API para poder criar processos que se movem rapidamente.

BPM centrado no ser humano

BPM centrado em humanos é para aqueles processos que são executados principalmente por humanos. Estes geralmente têm muitas aprovações e tarefas executadas por indivíduos. Essas plataformas se destacam em uma interface de usuário amigável, notificações fáceis e rastreamento rápido.

BPM centrado em documentos

Essas soluções de gerenciamento de processos de negócios são necessárias quando um documento (por exemplo, um contrato ou acordo) está no centro do processo. Eles permitem o roteamento, a formatação, a verificação e a assinatura do documento à medida que as tarefas passam pelo fluxo de trabalho.

Qual o papel do BPM no seu negócio?

A gestão de processos tem um papel essencial em cada uma das áreas da empresa. Veremos alguns de seus principais efeitos abaixo.

Financeiro

Sem dúvida, são muitos os documentos e atividades que passam pelo departamento financeiro de uma empresa: orçamentos para aprovação, pedidos de compra, salários e muito mais. Uma equipe de finanças é bombardeada com formulários em papel e e-mails todos os dias, pois qualquer coisa que envolva dinheiro precisa passar por eles. Por exemplo, se a equipe de gerenciamento de ativos quiser comprar 50 laptops, ela enviará a cotação que recebeu do fornecedor à equipe financeira para aprovação. Este é apenas um caso.

Imagine quantos e-mails e formulários em papel eles recebem diariamente de várias equipes. Sem um sistema em vigor, é complicado para eles gerenciar tudo isso. Um sistema de gerenciamento de processos de negócios (BPM) os ajuda a gerenciar tudo isso. Devido à variedade de processos, sempre há algo a ser otimizado. Como resultado, a adoção do BPM no departamento trará melhorias consideráveis ​​rapidamente.

Aqui estão alguns cenários no departamento financeiro, onde o gerenciamento de processos de negócios é uma graça salvadora:

  • Aprovações com um clique para solicitações de viagem;
  • Personalize fluxos de trabalho para cenários exclusivos;
  • Você pode automatizar suas cobranças;
  • As responsabilidades são facilmente atribuídas;
  • Os fluxos de trabalho são mais personalizados para cada cenário;
  • Os gerentes podem aprovar solicitações por meio de notificações automáticas;
  • A tomada de decisão é otimizada porque o acesso à informação é fácil;
  • É mais fácil seguir prazos e as auditorias são muito mais simples;
  • A organização fica melhor quando você elimina os documentos impressos.

A maioria dos sistemas de gerenciamento de processos de negócios será capaz de incorporar elementos de cada um deles, mas cada um geralmente terá uma especialidade.

Recursos Humanos

Em geral, o processo de contratação de funcionários é um dos mais manuais da atualidade.

Seu departamento de RH está pedindo aos candidatos que preencham formulários em papel que os deixam exaustos?

Isso ocorre porque ele não possui o princípio do Business Process Management (BPM). A aplicação do gerenciamento de processos de negócios ajuda você a automatizar seus processos de RH de ponta a ponta, reduzindo custos, tempo e formulários em papel. Aqui estão alguns exemplos de como o gerenciamento de processos de negócios ajuda seu departamento de RH a melhorar seus processos:

  • Aprove os quadros de horários dos funcionários mais rapidamente;
  • Automatizando a integração de funcionários imediatamente;
  • O processo de contratação é repetitivo e pode ser automatizado;
  • Os documentos podem ser digitalizados e armazenados em uma nuvem;
  • As credenciais dos novos funcionários, bem como outras tarefas para integrá-los, podem ser geradas automaticamente;
  • Você pode notificar as equipes sobre a chegada de novos funcionários automaticamente;
  • Você pode agendar o treinamento para quando for mais apropriado.

Marketing

O BPM pode melhorar seu relacionamento com os clientes com o auxílio de dados e análise de cada ação para seu monitoramento constante. Portanto, você pode melhorar muitos aspectos neste departamento:

  • Todas as informações dos clientes são armazenadas em uma nuvem;
  • Lidar com um grande número de clientes torna-se mais fácil;
  • Você pode integrar as equipes de marketing e vendas com mais facilidade, melhorando os resultados;
  • A comunicação com os clientes pode ser automatizada por e-mail e outros canais;
  • A personalização com os dados recebidos do departamento de vendas fica mais fácil.

Vendas

Se houver troca de informações entre os departamentos de marketing e vendas, você pode otimizar ainda mais as estratégias de cada departamento. Na maioria das organizações, a equipe de vendas gasta uma quantidade significativa de tempo em coordenação com a equipe de contas a receber (AR) para obter a aprovação das faturas de vendas.

Mesmo um pequeno erro de digitação nas faturas arruina a vida dos vendedores. É aí que entra a gestão de processos de negócios, pois automatiza o processo de aprovação de faturas, eliminando assim as chances de erros manuais e as idas e vindas de esclarecimentos entre os vendedores e a equipe de AR. Aqui estão alguns cenários no departamento de vendas, onde o gerenciamento de processos de negócios pode ajudá-los a otimizar seus processos:

Assim, o ciclo de vendas se torna mais simples e gera melhores resultados:

  • O gerenciamento de faturamento pode ser automatizado, melhorando a experiência do cliente;
  • Você pode notificar os clientes sobre cada etapa de sua compra;
  • O departamento de vendas trocar informações facilmente com o departamento de marketing;
  • A automação de cotações torna o processo de compra mais rápido;
  • Você pode eliminar documentos impressos;
  • A integração com as contas a receber também agiliza os processos.

Estes são apenas alguns exemplos do efeito BPM em muitos departamentos de uma empresa. No entanto, a integração de processos é uma grande vantagem para otimizar todas as operações de um negócio.

Agora que você sabe por que exatamente um sistema BPM é necessário, aqui está uma lista dos recursos que um bom sistema de gerenciamento de processos de negócios deve ter:

  • Ferramenta de diagramação de processos visuais
  • Designer de formulário de arrastar e soltar
  • Controle de acesso baseado em função
  • Suporte móvel
  • Recursos poderosos de administrador
  • Logon único (SSO)
  • Integração com sistemas de software existentes
  • Relatórios e análises
  • Desempenho para grandes bases de usuários
  • Métricas de desempenho do processo

Quais são os benefícios de implementar o gerenciamento de processos de negócios (BPM)?

O Business Process Management ajuda as organizações a se moverem em direção à transformação digital total e a atingir metas organizacionais maiores. Aqui estão alguns dos principais benefícios do uso do BPM em seu negócio:

  • Obtenha o controle de processos caóticos e difíceis de manejar;
  • Criar, mapear, analisar e melhorar processos de negócios;
  • Execute as operações diárias com mais eficiência;
  • Perceba objetivos organizacionais maiores;
  • Mova-se para a transformação digital;
  • Melhore e otimize operações emaranhadas;
  • Acompanhe de perto itens individuais à medida que eles se movem em um fluxo de trabalho.

1. Agilidade de Negócios Aprimorada

Mudar e otimizar os processos de negócios de uma organização é necessário para acompanhar as condições do mercado. O BPM permite que as organizações ‘’pausem’’ os processos de negócios, implementem mudanças e as executem novamente.

Alterar fluxos de trabalho, bem como reutilizá-los e personalizá-los, permite que os processos de negócios se tornem mais responsivos e fornece à organização insights mais profundos sobre os efeitos que as modificações de processo têm.

2. Custos reduzidos e receitas maiores

Uma ferramenta de gerenciamento de processos de negócios elimina gargalos, o que reduz significativamente os custos ao longo do tempo. Um efeito disso pode ser uma redução nos lead times de vendas de produtos, dando aos clientes acesso rápido a serviços e produtos, o que leva a vendas mais altas e receita aprimorada. As soluções de BPM também podem alocar e rastrear recursos para reduzir o desperdício, o que também pode reduzir custos e levar a maiores lucros.

3. Maior Eficiência

A integração dos processos de negócios traz o potencial de melhoria de ponta a ponta na eficiência do processo. Com as informações corretas, os proprietários de processos podem monitorar de perto os atrasos e alocar recursos adicionais, se necessário. A automação e a remoção de tarefas repetitivas aumentam a eficiência do processo de negócios.

4. Melhor visibilidade

O software BPM permite a automação enquanto garante o monitoramento em tempo real das principais métricas de desempenho. Essa transparência aprimorada leva a um melhor gerenciamento e à capacidade de modificar estruturas e processos de forma eficiente enquanto rastreia os resultados.

5. Conformidade, Segurança e Proteção

Um BPM abrangente garante que as organizações cumpram os padrões e mantenham-se atualizadas com a lei. O BPM também pode promover medidas de segurança e proteção documentando adequadamente os procedimentos e facilitando a conformidade. Como resultado, as organizações podem incentivar seus funcionários a proteger os ativos da organização, como informações privadas e recursos físicos contra uso indevido, perda ou roubo.

Quando as organizações devem implementar o gerenciamento de processos de negócios?

Aqui estão alguns exemplos de processos de negócios em que a implementação do BPM resultará em um alto retorno do investimento:

  1. Processos dinâmicos que exigem mudanças na conformidade regulatória, como uma mudança no gerenciamento de informações do cliente após mudanças nas leis financeiras ou de privacidade.
  2. Processos de negócios complexos que exigem orquestração e coordenação em várias unidades de negócios, divisões, departamentos funcionais ou grupos de trabalho.
  3. Processos mensuráveis ​​de missão crítica que melhoram diretamente uma métrica de desempenho crucial.
  4. Processos de negócios que exigem um ou mais aplicativos legados para sua conclusão.
  5. Processos de negócios com exceções que são manuseados manualmente e/ou requerem respostas rápidas.

Qual a diferença entre Business Process Automation (BPA) e Business Process Management (BPM)

A automação de processos de negócios (BPA) e o gerenciamento de processos de negócios (BPM) estão relacionados e, de certa forma, complementares, mas não são a mesma coisa. BPA trata de automatizar processos, enquanto BPM trata de gerenciar processos, que podem ou não envolver automação. Simplificando, todo BPA pode ser considerado uma forma de BPM, mas nem todo BPM pode incluir BPA.

Business Process Automation (BPA) refere-se a qualquer método usado para otimizar processos de negócios por meio da automação. Ele pode assumir uma ampla variedade de aplicativos e ferramentas que visam obter ganhos de produtividade, agilidade, eficiência e conformidade nas tarefas do dia a dia de um negócio.

Exemplos comuns de processos que se beneficiam do BPA incluem:

  • Integração e desligamento de funcionários
  • Solicitações de férias
  • Solicitações de RH
  • Arquivamento de despesas
  • Solicitações de novos equipamentos
  • Solicitações de suporte de TI

Os processos de negócios adequados para automação são geralmente aqueles iniciados por um evento específico de acionamento. Por exemplo, o arquivamento de um relatório de despesas pode desencadear uma série pré-definida de etapas que termina quando o funcionário recebe o reembolso em sua conta bancária.

O BPM, por outro lado, é uma abordagem sistemática para melhorar os processos de negócios. Quando implementado com sucesso, todos entendem melhor como contribuem para o alcance dos objetivos organizacionais. Isso geralmente leva a uma força de trabalho mais feliz e produtiva, o que tende a resultar em clientes mais felizes, receitas mais altas e custos mais baixos.

Quais são algumas etapas de um ciclo de processo BPM?

Existem cinco etapas que orientam a gestão de processos em uma empresa , como você pode ver brevemente a seguir.

Projeto

Após a análise, é importante usar um documento para compilar os dados e definir o fluxo de trabalho. O design deve incluir pessoas responsáveis ​​por cada tarefa.

Modelagem

Representar o processo visualmente contribui para tornar o fluxo de trabalho mais claro. Além disso, determina a melhor forma de possibilitar a compreensão e destacar as datas de vencimento dos eventos.

Implementação

Agora, é hora de testá-lo com um pequeno grupo para ver o processo na prática. Nesta etapa, é importante restringir o acesso às informações confidenciais.

Monitoramento

Controlar o processo enquanto você executa o workflow é essencial, por isso é necessário utilizar as métricas adequadas e verificar se existem gargalos que possam prejudicar o fluxo do processo.

Otimização

Após o monitoramento e análise, é hora de otimizar o processo. Há sempre detalhes que podem ser melhorados para tornar o fluxo de trabalho mais eficiente.

Quais são as abordagens de BPM mais comuns?

Existem três diretrizes principais para o BPM de acordo com seu objetivo.

BPM focado em integração

O foco aqui é em todos os processos que se integram aos sistemas existentes, como CRM e ERP, para criar processos mais dinâmicos.

BPM focado em pessoas

Nesse caso, o BPM é focado em processos executados por pessoas que costumam ter muito mais etapas do que outros processos. O objetivo é criar uma interface mais intuitiva e simples que agilize os processos.

BPM focado em documentos

Esse foco é comum quando os documentos são a base de um processo e seu objetivo é automatizar as diferentes tarefas de um workflow.

Outras abordagens BPM

O que é modelagem de processos?

A modelagem de processos é o conjunto de práticas criadas para representar processos já existentes e também aqueles que ainda não foram implementados. Seu objetivo é entender o processo de ponta a ponta , por isso precisa ser bem detalhado. Consequentemente, é importante descobrir qual é a melhor maneira de adicionar especificidade de acordo com o que é necessário.

Diagramas

Os diagramas mostram os principais elementos de um fluxo de processo sem mostrar muitos detalhes. Você pode usar diagramas para ajudá-lo a identificar as principais tarefas de um processo simples.

Mapas

Os mapas mostram uma visão mais ampla dos principais elementos do processo, o que oferece maior precisão. Ele também mostra mais elementos do que diagramas, como os participantes, eventos e resultados.

Modelos

Os modelos são mais abrangentes e precisos. Eles representam os recursos envolvidos em cada processo, como mão de obra humana, informações, estrutura, automação e insumos. Inclui mais dados a serem usados ​​na representação.

O que uma boa ferramenta de BPM deve ter?

Agora que você já sabe tudo o que o BPM pode trazer para o seu negócio, saiba mais sobre o que um bom BPMS precisa:

  • Capacidade de integração com outros sistemas;
  • Métricas de desenvolvimento de processos;
  • Bom suporte;
  • Facilidade de uso;
  • Bom custo benefício;
  • Relatórios e análises;
  • Compatibilidade com a estrutura da empresa;
  • Potencial para lidar com uma grande quantidade de dados.

Implemente a automação de processos em escala com fluxos de trabalho Zoho CRM

O Zoho CRM é um software de automação de processos de negócios e fluxo de trabalho que pode ajudá-lo a implementar melhores processos de negócios e otimizar a produtividade em toda a organização e reduzir custos.

Use o Zoho para reduzir tarefas repetitivas para seus funcionários, garantindo a entrada de dados e padronização de processos confiáveis, sem erros e imediatas. O Zoho CRM aumenta a produtividade da equipe ao reduzir o trabalho pesado e repetitivo, para que seus funcionários possam se concentrar em coisas mais importantes de maior valor comercial.

Com um construtor de fluxo de trabalho de arrastar e soltar sem código, você pode criar fluxos de trabalho dinâmicos com várias etapas sem nenhum conhecimento de codificação. Você não precisa mais depender de sua equipe de TI/Engenharia para executar projetos de automação caros.

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