Sales Operation: Saiba o que é e qual sua importância

Sales Operation: Saiba o que é e qual sua importância - Zoho

Sales Operation: entenda como as Operações de Vendas são importantes recursos para seu negócio.

Os vendedores geralmente são a “cara” do ciclo de vendas – trabalhando com o cliente para definir e oferecer soluções que melhorem o desempenho de sua organização.

Para fazer seu trabalho com mais eficiência, a equipe de vendas conta com tecnologia, processos, análise de dados e interfaces de marketing para ajudar a acelerar seus ciclos de negócios e orientá-los para resultados bem-sucedidos.

As ferramentas que ajudam o pessoal de vendas a impulsionar os negócios também podem apresentar grandes desafios – os dados no CRM precisam ser mantidos, os processos precisam ser criados e otimizados, a tecnologia de vendas requer pesquisa, seleção e gerenciamento, a análise correta precisa ser coletada e processada.

As Sales Operation, traduzido livre para o português como operações de vendas, dão suporte e permitem que a equipe de vendas efetue a venda de forma mais eficaz, gerenciando todas as tarefas não relacionadas a vendas do processo de vendas, reduzindo o atrito sempre que possível e fornecendo orientação estratégica.

O que são as Sales Operation (Operações de Vendas)?

As Sales Operation (operações de vendas) geram receita e ajudam as equipes de vendas a fecharem negócios mais rapidamente, promovendo a eficiência operacional e liberando as vendas de tarefas internas e administrativas para dar a eles a oportunidade de focar no cliente.

O objetivo geral das Sales Operation é reduzir o máximo de atrito possível no processo de vendas para permitir que os representantes maximizem seu tempo de vendas e aumentem a produtividade do produto de vendas.

No entanto, as operações de vendas ajudam a resolver questões específicas e, assim, é capaz de ajudar as organizações a aumentar suas receitas e lucros. Confirme os benefícios das Sales Operation.

Simplificar a interpretação de dados

Os Executivos de Vendas dependem muito da execução de sua equipe de vendas para alcançar resultados. No entanto, muitas organizações de vendas têm à disposição uma quantidade generosa de dados que podem ajudá-las a otimizar a produtividade do produto, melhorar o desempenho dos vendedores e aumentar a receita.

O problema é compilar e organizar os dados em painéis úteis que os gerentes de vendas podem interpretar de forma eficaz e tomar as medidas apropriadas.

Sendo os heróis analíticos que são, as Sales Operation podem ajudar a gerenciar o labirinto de informações para criar e otimizar continuamente painéis eficazes e definir KPIs corretos em termos de casos de uso de vendas e outras unidades de negócios .

Otimizar processos em todas as unidades de negócios

Muitas vezes, os ciclos de negócios param devido à incapacidade da organização de vendas de se alinhar com outras unidades de negócios das quais dependem para que os negócios avancem.

As Sales Operation desempenham um papel fundamental na suavização desses obstáculos, definindo e otimizando processos em que as vendas se alinham continuamente com diversas funções em uma organização.

Um exemplo de otimização do processo de vendas seria configurar processos de fluxo de trabalho de aprovação automatizados entre Vendas e outras unidades de negócios, como Finanças, Engenharia, Jurídico, Marketing e Gerenciamento.

Facilitar análises individuais de gerentes/representantes

Um contato direto eficaz entre o gerente de vendas e o representante pode ter um grande impacto no desempenho de vendas e ajuda os representantes a entender melhor e motivá-los para os comportamentos desejados.

Uma conversa eficaz entre gerente e vendedor melhora o desempenho comercial, explicando as coisas de uma maneira que os vendedores entendem e motivando-os para os comportamentos desejados.

Apesar do impacto positivo que as conversas individuais têm, os gerentes de vendas lutam para ter essas conversas. As Sales Operation podem fornecer diretrizes sobre quando é melhor realizar essas sessões, quais tópicos são mais relevantes e fornecer as ferramentas necessárias para personalizar as discussões.

Práticas recomendadas de Sales Operation 

Embora cada organização tenha suas necessidades exclusivas, princípios subjacentes comuns orientam muitos processos de Sales Operation.

Definir uma declaração de missão

Mantenha a equipe de vendas focada com uma declaração de missão clara e concisa que apoie as metas e a estratégia de vendas da sua organização.

Identificar KPIs e métricas de vendas

Identificamos alguns KPIs comuns neste artigo que podem ajudar, cada organização tem sua perspectiva única sobre quais métricas-chave são importantes. Certifique-se de que sua equipe entenda quais métricas de vendas são medidas e por quê.

Defenda a tecnologia certa

Avalie as necessidades existentes e em desenvolvimento de sua equipe e defina as funcionalidades que podem ajudar a melhorar a produtividade do produto de vendas. Escolha soluções que possam consolidar vários recursos, dimensionar com seus negócios e fornecer excelente suporte.

Colabore com outros departamentos

O papel das Sales Operation está evoluindo e seu papel na estratégia organizacional é fundamental. Portanto, é vital implementar processos que alinhem os dados de vendas com várias unidades de negócios .

Invista no crescimento futuro

A Inteligência Artificial está chegando a todas as facetas, inclusive no processo de vendas.

A automação e a IA permitirão a otimização do processo de vendas e fornecerão novas oportunidades para você melhorar a produtividade do produto de vendas , encurtar os ciclos de vendas e, por fim, aumentar a receita da sua organização.

Métricas e estratégias de Sales Operation 

Os KPIs (indicadores de desempenho) são um componente chave para as Sales Operation para medir se os processos e modelos implementados estão funcionando e também mostrar os elos mais fracos onde esses processos podem ser otimizados. Aqui estão alguns KPIs comumente usados ​​que avaliam e melhoram os resultados organizacionais.

  • Taxa de fechamento;
  • Custo de Aquisição do Cliente (CAC);
  • Taxa de realização da cota;
  • Duração média do ciclo de vendas – Velocidade de vendas;
  • Tempo gasto vendendo;
  • Valor da vida útil do cliente;
  • Tempo de resposta do lead;
  • Valor ponderado do pipeline de vendas.

Precisão da previsão de vendas

Dependendo do tamanho e da cultura da organização, as responsabilidades das Sales Operation podem variar de empresa para empresa. Mas, em sua essência, muitos departamentos de operações de vendas têm funções semelhantes e seguem certos processos de trabalho padrão destinados a ajustar todo o processo de vendas.

Os deveres de operações de vendas geralmente são uma mistura de estratégias e táticas. Algumas das funções estratégicas incluem:

  • Otimizando o processo de vendas;
  • Ajudando os líderes de vendas a tomar decisões baseadas em dados;
  • Gerenciamento de tecnologia;
  • Gerenciamento e análise de dados;
  • Programas de treinamento;
  • Análise de desempenho;
  • Previsão de vendas;
  • Colaboração entre departamentos.

Por que as Sales Operation são importantes?

Em sua essência, as Sales Operation têm um objetivo – ajudar o pessoal de vendas a fechar mais negócios mais rapidamente. Portanto, grande parte do sucesso e do aumento da receita está diretamente nos ombros das Sales Operation.

No cenário de vendas em constante evolução de hoje, muitas coisas precisam acontecer e os processos precisam ser concluídos antes que um vendedor possa realmente fazer uma ligação. É aí que entra a Sales Operation.

Vendas hoje é mais do que apenas atingir metas. A administração avalia continuamente o aumento do custo de vendas, ciclos de compra mais longos, maior conscientização do cliente e concorrência. Além disso, os avanços tecnológicos estão mudando a forma como as empresas competem.

As operações de vendas não têm apenas a tarefa de encontrar as soluções que otimizam os processos de vendas, mas também de criar um processo estruturado que ajude os representantes de vendas a ter sucesso e impulsionar a receita e o crescimento da empresa.

Como montar uma equipe bem sucedida de Sales Operation? 

Como mencionado anteriormente, o principal objetivo da equipe de Sales Operation (Operações de Vendas) é apoiar e capacitar a equipe de vendas para que ela possa se concentrar em vendas.

À medida que a organização se expande, as funções e características das operações de vendas evoluem, mas há traços de personalidade comuns que são benéficos quando uma empresa contrata um gerente de operações de vendas e cria uma organização de operações de vendas.

Planejamento e Estratégia

Um dos primeiros itens que procuramos para as operações de vendas, é um modelo de reservas de baixo para cima que leva em consideração entradas como cota, velocidade de vendas, produtividade do representante e capacidade de marketing para prever metas para cada estágio do funil e estabeleça um plano de contratação claro com base no tempo de rampa assumido.

Quando feito corretamente, isso pode alinhar todos nas organizações de vendas e marketing em torno de metas compartilhadas e garantir que a equipe tenha a equipe correta e seja preparada para capitalizar a oportunidade de mercado à sua frente.

Segmentação e priorização de contas

Algumas estratégias que devem ser pensadas são as seguintes. A primeira é a estratégia de produto e mercado que deve informar suas metas de crescimento. A segunda é a segmentação de contas que deve ser de propriedade das Sales Operation.

Isso consiste em operacionalizar a estratégia de mercado para a equipe de vendas construindo, segmentando, pontuando e priorizando cada segmento do mercado para a equipe de vendas atacar dentro do CRM. A camada final é de propriedade do marketing, onde as personas e mensagens individuais do comprador são definidas para melhor envolver essas contas.

Gerenciamento de pipeline e previsão

Um pré-requisito para uma previsão precisa é um processo de vendas claro e consistente. Definir, implementar, manter e fazer cumprir esse processo deve ser uma das principais responsabilidades da função de Sales Operation.

As empresas que vimos fazer isso melhor podem definir critérios claros de entrada e saída orientados pelo comprador para cada estágio de seu pipeline, o que geralmente resulta na capacidade de prever o próximo mês ou trimestre com mais de 95% de precisão.

Análise e relatórios

Há três categorias de análise pelas quais as operações de vendas devem ser responsáveis. A primeira são as principais métricas de vendas, com foco na priorização dos representantes de vendas e na precisão das previsões.

A segunda é a contribuição de marketing, para que o marketing possa entender quais programas têm o maior ROI e pode se adaptar rapidamente e dobrar as estratégias que estão funcionando.

A categoria final, e mais frequentemente negligenciada, é a inteligência de mercado. Isso inclui entender as taxas de ganhos e a velocidade de vendas por segmento, bem como quaisquer dinâmicas competitivas novas ou em mudança, como quais empresas têm um bom desempenho versus aquelas que não temos.

Integração e gerenciamento de pilha de tecnologia

A área final de foco para operações de vendas deve ser a seleção, integração e gerenciamento de sua pilha de tecnologia de vendas.

Com a infinidade de fornecedores oferecendo soluções hoje, este é um exercício de diligência para garantir que as ferramentas que a equipe escolhe para comprar atendam a um dos dois critérios.

Primeiro, para tornar os representantes mais produtivos ou dois, para tornar o negócio mais previsível. Se uma solução não for compatível com um desses dois objetivos, é hora de reavaliar seu uso deste produto.

Características de profissionais de Sales Operation

À medida que os negócios crescem, as equipes de negócios devem começar a operar de forma mais estratégica para manter a mesma taxa de crescimento. Ao mesmo tempo, a quantidade de dados de vendas e marketing disponíveis se torna tão extensa que os líderes não têm largura de banda ou recursos para analisar e operacionalizar tudo sozinhos.

Quer saber o que separa as equipes de Sales Operation boas e ótimas? 

Boas equipes lhe dirão o que aconteceu. Grandes equipes podem ajudar a liderança e os executivos a entender o que vai acontecer e o que você pode fazer a respeito.

As operações de vendas podem facilitar a colaboração entre vendas, marketing e sucesso do cliente – todos os departamentos têm um efeito direto na receita de uma organização – e fornecer insights estratégicos para o gerenciamento. De certa forma, essa função tem a capacidade de criar mais alavancagem em sua equipe de vendas do que qualquer outra função.

Essa alavancagem é melhor aplicada em vetores distintos, confira:

Capacidade de gerenciamento de vendas

O chefe de vendas poderá se concentrar na contratação, treinamento e gerenciamento da equipe de vendas, enquanto os operacionais podem ter tarefas como gerenciar a previsão, preparar dados para reuniões de equipe e identificar proativamente as áreas que precisam da atenção do líder.

Priorização dos representantes de vendas

Os representantes têm o poder de se concentrar nos negócios com maior probabilidade de fechamento. Isso significa que a empresa pode quantificar como são os bons negócios e prospectar a propensão a comprar.

Por exemplo, analisando o tempo no estágio, ciclo de vendas, taxa de ganhos por ACV (Ciclo de Vida) ou segmento, para garantir que os representantes estejam gastando seu tempo fechando esses negócios, não trabalhando os “retrocessos de pneus”.

Além disso, as equipes de desenvolvimento de vendas do funil podem se concentrar na geração de demanda nos segmentos certos do mercado.

Alinhamento de vendas e marketing

O marketing pode transmitir leads com confiança para a equipe de vendas, sabendo que os SLAs de vendas serão atingidos e que eles terão um ciclo de feedback claro sobre quais canais e campanhas têm o maior ROI.

Um profissional de Sales Operation deve ser comunicativo e articulado

Um profissional de Sales Operation precisa coordenar e alinhar-se com unidades de negócios e pessoal em vários níveis (do nível júnior ao executivo). Eles precisam ser capazes de comunicar a estratégia de vendas e dividir os dados de forma que seu público entenda o significado disso e às vezes até mude de ideia.

Orientado analiticamente

Uma grande parte da função de Sales Operation é examinar diferentes tipos de dados em diferentes formatos, organizá-los de uma maneira que seja digerível e oferecer conclusões que possam ajudar a otimizar os processos na organização.

Os dados são o coração da maioria dos processos de otimização, portanto, um profissional de operações de vendas bem-sucedido é aquele que se sente à vontade para “sujar as mãos” com dados.

Capacidade de construir relacionamentos amáveis

As Sales Operation estão conectadas de uma forma ou de outra a quase todas as unidades de negócios de uma organização. Portanto, a capacidade de construir relacionamentos em muitos níveis é uma parte crucial da função de Operações de Vendas.

Orientado tecnicamente

Muitas vezes as Sales Operation são chamadas a serem criativas ao oferecer soluções que não existiam antes. Ter uma formação técnica e alguma experiência de desenvolvedor pode ser útil ao analisar e implementar a tecnologia de vendas destinada a melhorar a eficiência.

Lógico e resoluto 

As equipes de Sales Operation criam processos de fluxo de trabalho e precisam entender as etapas lógicas pelas quais o fluxo de trabalho precisa progredir.

Precisam ter uma personalidade forte para poder aderir a estruturas que façam sentido para a organização, apesar dos desejos ou caprichos das diferentes unidades de negócios.

A curiosidade deve ser a chave para o profissional de Sales Operation

Reunir dados para contar uma história é uma forma de arte e há muitas maneiras de fazê-lo. Uma operação de vendas bem-sucedida terá curiosidade sobre os dados em si e pensará continuamente em como moldá-los para que transmitam uma mensagem.

Pilares-chave das operações de vendas

Diferentes estágios de crescimento organizacional exigem diferentes estágios de contratação nos departamentos de operações de vendas.

Sales Operation x Capacitação de Vendas: principais diferenças

As operações de vendas e a capacitação são importantes para garantir que uma empresa atinja suas metas de vendas. Em muitas organizações, a capacitação de vendas é uma função do departamento de Sales Operation.

A principal diferença entre as operações de vendas (sales operation) e a capacitação de vendas é que as operações de vendas são um departamento dentro de uma empresa que se concentra no processo de vendas e garante que as metas sejam cumpridas.

Por outro lado, a capacitação de vendas está focada em ajudar o pessoal de vendas a vender de forma mais eficaz.

As Sales Operation são responsáveis ​​por desenvolver e executar a estratégia de operações de vendas de uma empresa, gerenciando o processo de vendas, incluindo tarefas como configurar sistemas de CRM, criar relatórios de vendas e gerenciar leads.

Por outro lado, a capacitação de vendas é responsável por fornecer aos vendedores os recursos e o treinamento necessários para o sucesso. Isso pode incluir a criação de materiais de marketing, desenvolvimento de programas de treinamento e acesso a pesquisas de mercado.

Funções e estrutura da equipe de Sales Operation 

A equipe de Sales Operation é responsável por garantir que a organização de vendas esteja funcionando sem problemas e com eficiência. Além disso, eles são responsáveis ​​por coisas como gerenciar o pipeline de vendas, analisar dados e fornecer suporte aos representantes de vendas .

Estrutura da equipe de Sales Operation

A equipe normalmente consiste em um gerente de Sales Operation e analistas de operações de vendas. O gerente é responsável por liderar a equipe e definir a direção, enquanto os analistas são responsáveis ​​por realizar as tarefas do dia-a-dia.

A equipe de operações de vendas desempenha um papel vital no sucesso de uma organização de vendas, e a equipe deve estar devidamente estruturada para ser eficaz.

Uma equipe de Sales Operation pode ser estruturada de algumas maneiras diferentes. Uma estrutura comum é ter um gerente de operações de vendas dedicado e uma equipe de analistas que se reportam a eles.

Outra estrutura típica é ter um gerente de operações de vendas e uma equipe de analistas que se reportam ao chefe de vendas ou ao diretor de vendas. Isso pode ser eficaz se o diretor de vendas estiver muito envolvido nas operações da organização de vendas.

Outra opção é ter uma equipe de operações de vendas dedicada que se reporte diretamente ao CEO. Esta pode ser uma boa opção para empresas onde as vendas são uma parte crítica do negócio.

Funções de Sales Operation

As funções dentro do departamento de Sales Operation incluem:

  • Analista de Operações de Vendas;
  • Suporte ao canal de operações de vendas;
  • Gerente de Operações de Vendas;
  • Gerente de Projetos de Operações de Parceiros;
  • Head de Operações de Vendas;
  • Diretor de Operações de Vendas;
  • Diretor de vendas.

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