プロジェクトを管理するための最も包括的な方法

リーダーやチームメンバーの好みはさまざまです。レポートやデータが生きがいの人もいれば、議論や連携を好む人もいます。また、多くの人は時計のような正確さを求めます。チームメンバーがどんな働き方を好むとしても、Zohoなら安心です。

タスク管理

大きなプロジェクトは管理しやすい規模に細分化しましょう。チームに作業を割り当てて、開始日と終了日を指定します。ダッシュボードなど、アプリケーションのさまざまな場所で進捗を確認できます。詳細はこちら。

 

タスク

プロジェクトにおける作業の基本単位です。必要なのは名前だけですが、説明、所有者、優先順位、開始/終了日、期間なども追加できます。

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マイルストーン

最も重要なフェーズに基づいてプロジェクトを体系化。マイルストーンの所有者を割り当てて、開始日と終了日を設定できます。

 

カンバン

タスクをカードで表現し、列に並べたビューです。ボトルネックを特定し、ドラッグ&ドロップですばやく再編成することができます。

 

依存関係

実施される順序を明確にした、タスク間の関係です。依存関係は、最後と最初、最初と最初、最初と最後、最後と最後のいずれかです。

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ソーシャルプロジェクト管理

作業の管理に含まれるのは、数字やレポートの管理だけではありません。現在ではマイルストーン、タスク、イベントもすべてソーシャルな要素であり、それらについてコメントしてフィードで最新情報を確認することができます。詳細はこちら。

 

フィード

プロジェクト全体での更新がフィードに投稿されます。既存のトピックにコメントを追加したり、最新のステータスを投稿したりすることが可能です。

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フォーラム

アイデアや疑問点を投稿して、チームとの議論を開始できます。添付ファイルを追加し、議論を深めるように伝えましょう。

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ページ

ナレッジベースを用意して、プロジェクトの遂行に必要なすべての情報を保存しましょう。新規メンバーもこのナレッジベースを参照すれば、短期間でチームに追いつくことができます。

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チャット

議論のためのパブリックルームや小規模なグループのためのプライベートルームを作成したり、1対1でチャットしたりすることが可能です。すべてのチャットは参照用にアーカイブされます。

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チャートとレポート

プロジェクトの全体像を把握しようとしている場合でも、特定の問題を掘り下げている場合でも、すべてを網羅するZohoにお任せください。すべてのレベルの組織がダッシュボード、レポート、チャートを利用できるので、優れた決断を下すための情報が不足することはありません。詳細はこちら。

 

ガントチャート

計画と進捗状況のずれを確認できます。ここではシンプルなドラッグ&ドラッグ操作により、計画を修正・編集することができます。

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リソース使用率チャート

仕事を割り当てて、空き時間のあるメンバー、スケジュールがきついメンバー、負担の大きいメンバーを一目で見つけることができます。

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Zoho Reportsアドオン

Zohoは50を超えるレポートをプロジェクトに提供しており、そこから洞察を得ることができます。このほかにも、自分でレポートを作成することができます。

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タスクレポート

ステータス、マイルストーン、優先順位、所有者、進捗度ごとにグループ化したタスクレポートを表示できます。独自のカスタムレポートも作成できます。

時間管理

スケジュール通りの進行、作業の調整、各作業時間の内訳の提示を行うための複数のツールを用意しています。詳細はこちら。

 

タイムシート

手入力または自動タイマーにより、請求可能な時間と請求不可の時間を記録できます。時間ごと、プロジェクトごと、作業者ごとのレポートを表示することが可能です。

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請求書

Zoho Invoiceとの連携により、タイムシートのデータを基に、数回のクリックで顧客宛ての請求書を生成できるようになりました。

 

計画の時間

各タスクの所要時間を事前に見積もり、実際の所要時間と比較することができます。

 

Calendar

イベントを計画するだけの場所ではありません。今後のタスク、マイルストーン、バグの状況も確認できます。

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問題追跡とワークフロー

重大度別または期日別に問題を整理して、すべての問題を記録、追跡、修正できるようにしましょう。ステータスやワークフローなど、多くの機能をプロジェクトのニーズに合わせてカスタマイズできます。通知やプロセスの自動化により、重要ではない作業を省略することが可能になります。詳細はこちら。

 

問題

添付ファイルで問題を報告できます。カスタムビューを作成して、差し迫った問題に注力し、レポートで進捗状況を確認することが可能です。

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ビジネスルール

条件が一致した場合に一連のアクションをトリガーするルールを定義できます。たとえば、SMSを使用して問題についてユーザーに通知するルールを設定することが可能です。

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通知

問題の作成、割り当て、クローズ、または更新が行われた場合にメールで通知します。

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SLA

サービス内容合意書(SLA)を自動化して、顧客の適切な期待を設定し、それを上回る成果を上げることができます。

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"Zohoを採用したことで、プロジェクトの進捗状況や費やした時間の顧客への報告が、迅速かつかんたんになりました。また、予算を効果的に管理できるようになりました。"

Michael Roberts氏Slipstream Design社エレクトロニクスエキスパート・テクニカルディレクター・共同創立者