เริ่มต้นใช้งาน Zoho Mail

Zoho Mail คือแพลตฟอร์มการสื่อสารทางธุรกิจเพื่อการทำงานร่วมกันสำหรับพนักงานยุคใหม่ โดยเป็นการผสมผสานกันของอีเมลแบบคลาสสิกและเครื่องมือการทำงานร่วมกันสมัยใหม่ เช่น ข้อคิดเห็น การถูกใจ และการแชร์ ชุดโปรแกรม Zoho Mail ตัวใหม่นี้ประกอบด้วยแอปพลิเคชันต่อไปนี้ที่มีความจำเป็นสำหรับทุกธุรกิจ:

อีเมล - อีเมลซึ่งเป็นแกนหลักของทุกองค์กร ช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารอย่างมืออาชีพทั้งภายในและภายนอกองค์กรของคุณ

ปฏิทิน - การบริหารเวลา จัดกิจกรรม และจัดการประชุม

รายชื่อติดต่อ - การจัดการรายชื่อติดต่อและสมุดที่อยู่ ที่อยู่ของกลุ่ม รายชื่อติดต่อขององค์กร

งาน - จัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพให้กับคุณและทีมของคุณ งานกลุ่ม และงานย่อย

บันทึกย่อ - ที่เดียวสำหรับจดบันทึกแนวคิด/ ความคิด หรือขีดเขียน เพิ่มรูปภาพและ/หรือเอกสารแนบได้

สตรีม - การทำงานร่วมกันแบบใหม่ภายในทีม สร้างจากอีเมลที่ออกแบบให้วิธีการถูกใจ/ เพิ่มข้อคิดเห็น และการปฏิสัมพันธ์ที่เปิดกว้างมากขึ้น

บุ๊กมาร์ก - เข้าถึงหน้าที่สำคัญทั้งหมดจากภายในกล่องจดหมายของคุณ

เขียนและส่งอีเมลใหม่

1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
2. คลิกปุ่ม New Mail ในบานหน้าต่างด้านซ้ายของกล่องจดหมายของคุณ Zoho Mail Composer จะเปิดขึ้น
3. ป้อนรายละเอียดที่จำเป็น เช่น ถึง, CC, ชื่อเรื่อง และเนื้อหาอีเมล
4. คุณสามารถใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบ Rich ที่มีอยู่ในเครื่องมือการเขียนพื่อจัดรูปแบบเนื้อหาอีเมลของคุณได้
5. เมื่อร่างเมลของคุณแล้ว ให้คลิกปุ่ม Send ที่มุมบนซ้ายของเครื่องมือการเขียนของคุณ

อีเมลจะถูกส่งไปยังผู้รับ คุณสามารถค้นหาอีเมลนี้ได้ในโฟลเดอร์ส่งแล้ว เรียนรู้เพิ่มเติม

แทรกลายเซ็น

คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นแบบกำหนดเองในอีเมลที่คุณส่งได้ Zoho Mail ให้คุณมีหลายลายเซ็นที่สามารถเชื่อมโยงกับที่อยู่อีเมล/นามแฝงอีเมลของคุณได้

1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
2. คลิกไอคอน การตั้งค่า
3. ไปที่ Signatures และคลิกไอคอน + เพื่อสร้างลายเซ็นใหม่
4. ป้อนรายละเอียดของลายเซ็นพร้อมการจัดรูปแบบที่ต้องการแล้วคลิก Save คุณยังสามารถแทรกรูปภาพได้ด้วย เช่น โลโก้

คลิกที่นี่สำหรับคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับการใช้ลายเซ็น

การดูอีเมล

อีเมลทั้งหมดที่คุณได้รับจะแสดงอยู่ในกล่องขาเข้า Zoho Mail ของคุณ อีเมลที่ยังไม่อ่านจะแสดงเป็นตัวหนา คุณสามารถคลิกอีเมลที่ได้รับในรายการเพื่อเปิดอีเมลใหม่

คุณสามารถเลือกวิธีการดูรายการอีเมลของคุณได้โดยใช้ตัวเลือกมุมมองเมล:

• มุมมองรายการอีเมล - คุณสามารถดูรายการอีเมลในมุมมองคลาสสิกหรือมุมมองย่อส่วน เรียนรู้เพิ่มเติม
• เปิดข้อความใน - เมื่อคลิกอีเมลใดๆ คุณสามารถเลือกเปิดอีเมลเป็นภาพตัวอย่าง, เป็นแท็บใหม่ หรือหน้าต่างใหม่ เรียนรู้เพิ่มเติม
• แสดงข้อความด้วย - คุณสามารถเลือกว่าคุณต้องการให้แสดงรายการอีเมลเฉพาะชื่อเรื่องของอีเมลหรือทั้งชื่อเรื่องและข้อมูลสรุป เรียนรู้เพิ่มเติม
• มุมมองการสนทนา - จัดกลุ่มอีเมลเป็นชุดการสนทนา คุณสามารถแยกอีเมลออกมาได้โดยปิดมุมมองการสนทนา เรียนรู้เพิ่มเติม

การตอบกลับอีเมล

เมื่อคุณเปิดอีเมลที่คุณได้รับแล้ว คุณสามารถเลือกได้ว่าคุณต้องการตอบกลับอีเมลอย่างไร คุณสามารถตอบกลับ ตอบกลับทั้งหมด หรือส่งต่อได้ เรียนรู้เพิ่มเติม

ตอบกลับ	​	การตอบกลับจะถูกส่งไปยังผู้ส่งของอีเมลต้นฉบับเท่านั้น
ตอบกลับทั้งหมด		การตอบกลับจะถูกส่งไปยังผู้รับทั้งหมดของอีเมลต้นฉบับ
ส่งต่อ		อีเมลต้นฉบับจะถูกส่งไปยังผู้รับตามที่คุณเลือก

จัดการกล่องขาเข้าของคุณ

คุณสามารถจัดการอีเมลของคุณได้อย่างง่ายดายโดยการจัดระเบียบตามความต้องการและความสะดวกของคุณ คุณสามารถย้ายอีเมลในกล่องขาเข้าของคุณไปยังโฟลเดอร์แบบกำหนดเองที่เกี่ยวข้องได้ด้วยตัวเอง คลิกไอคอนเครื่องหมายบวกถัดจากรายการโฟลเดอร์เพื่อสร้างโฟลเดอร์แบบกำหนดเองที่มีชื่อตามที่คุณต้องการ

ย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์

1. เลือกอีเมลที่เกี่ยวข้องจากกล่องขาเข้าของคุณโดยใช้กล่องกาเครื่องหมายถัดจากอีเมลในรายการ
2. คลิกไอคอน Move to ที่ด้านบนสุดของรายการ
3. เลือกโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องจากเมนูแบบเลื่อนลง คุณยังสามารถสร้างโฟลเดอร์ใหม่เพื่อย้ายอีเมลไปได้โดยป้อนชื่อและคลิก Create

อีเมลที่เลือกจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เลือก

ตัวกรอง

คุณสามารถกำหนดค่าตัวกรองสำหรับกล่องขาเข้าของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงการย้ายอีเมลจากกล่องขาเข้าของคุณด้วยตัวเอง คุณยังสามารถใช้ตัวกรองเพื่อทำกิจกรรมอื่นๆ กับอีเมลขาเข้า เช่น การนำแท็กไปใช้ การส่งต่อ การทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว ฯลฯ

1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
2. คลิกไอคอน การตั้งค่า
3. ไปที่ Filters และคลิกตัวเลือก New Filter
4. กล่องสร้างตัวกรองจะปรากฏบนหน้าจอ ป้อนรายละเอียดที่จำเป็น เช่น ชื่อ, เงื่อนไข, เกณฑ์, การดำเนินการ ฯลฯ และบันทึกตัวกรอง

อีเมลที่ตรงกับเกณฑ์ที่ระบุในตัวกรองจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุโดยอัตโนมัติ ไปที่หน้าตัวกรองสำหรับคำแนะนำโดยละเอียด

แท็ก

คุณสามารถนำแท็กที่มีสีและชื่อต่างๆ ไปใช้กับอีเมลของคุณเพื่อจัดประเภทได้ คลิกไอคอนเครื่องหมายบวกถัดจากรายการแท็กเพื่อสร้างแท็กแบบกำหนดเองที่มีชื่อและสีตามที่คุณเลือก เรียนรู้เพิ่มเติม

1. เลือกอีเมลที่เกี่ยวข้องจากกล่องขาเข้าของคุณโดยใช้กล่องกาเครื่องหมายถัดจากอีเมลในรายการ
2. คลิกไอคอน Tag as ที่ด้านบนสุดของรายการ
3. เลือกแท็กที่เกี่ยวข้องจากเมนูแบบเลื่อนลง คุณยังสามารถสร้างแท็กใหม่เพื่อนำไปใช้กับอีเมลได้โดยป้อนชื่อและคลิก Create

นอกจากแท็กแล้ว คุณยังสามารถติดธงอีเมลสำคัญเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้น เลื่อนไปที่อีเมลที่เกี่ยวข้องในรายการ และคลิกไอคอนธงเพื่อติดธงอีเมล อีเมลที่ติดธงทั้งหมดจะปรากฏภายใต้มุมมองติดธงแล้วในบานหน้าต่างด้านซ้าย

การค้นหาอีเมล

Zoho Mail Search ช่วยให้คุณสามารถค้นหารายการระหว่างแอปพลิเคชันทั้งหมดได้ เช่น บันทึกย่อ งาน อีเมล ฯลฯ โดยใช้พารามิเตอร์ที่คุณต้องการ ด้วยการเข้าถึงแบบด่วน คุณสามารถค้นหาส่วนใดส่วนหนึ่งของการตั้งค่าที่คุณต้องการค้นหาได้อย่างง่ายดาย

คุณสามารถค้นหาอีเมลโดยใช้เกณฑ์ต่างๆ เช่น จาก, ถึง/CC, ในโฟลเดอร์, แท็ก, มี, ชื่อเรื่อง, ชื่อเอกสารแนบ ฯลฯ คุณสามารถค้นหาด้วยการใช้เกณฑ์เหล่านี้ร่วมกันเพื่อจำกัดผลการค้นหาให้แคบลง

ประวัติการค้นหาใน Zoho Mail Search ช่วยให้คุณสามารถเลือกจากการผสมพารามิเตอร์การค้นหาที่เคยใช้มาก่อนซึ่งทำให้การค้นหาซ้ำเป็นเรื่องง่าย การค้นหาประกอบด้วยพารามิเตอร์ตัวกรองเฉพาะแอปพลิเคชันหลายตัวที่สามารถใช้เพื่อทำให้การค้นหาของคุณสั้นลง คุณสามารถดูรายการพารามิเตอร์เหล่านี้ได้ที่นี่

โปรดดูคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับ Zoho Mail Search ใหม่ในหน้านี้

การผสานการทำงานและส่วนขยาย

การผสานการทำงานและส่วนขยายใน Zoho Mail ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงและดำเนินการต่างๆ ในแอปพลิเคชัน Zoho และแอปพลิเคชันบุคคลที่สามอื่นๆ ได้โดยไม่ต้องออกจากกล่องจดหมายของคุณ

นอกจากแอปพลิเคชันภายในที่มีให้เป็นส่วนขยายแล้ว คุณยังสามารถเปิดใช้งานและติดตั้งแอปพลิเคชันบุคคลที่สามอื่นๆ จาก Zoho Marketplace ได้อีกด้วย เรียนรู้เพิ่มเติม