Aan de slag met Zoho Mail

Zoho Mail is een samenwerkingsgericht, zakelijk communicatieplatform voor de medewerkers van nu. Het is een mengeling van klassieke e-mailtools en moderne middelen om samen te werken zoals opmerkingen, vind-ik-leuks en delen. De nieuwe Zoho Mail Suite bestaat uit de volgende apps die essentieel zijn voor elk bedrijf:

E-mail - e-mail, de ruggengraat van elk bedrijf, maakt professionele communicatie mogelijk zowel binnen als buiten uw bedrijf.

Agenda - tijdbeheer, gebeurtenissen en organisator van vergaderingen.

Contactpersonen - beheer van contactpersonen en adresboek, groepsadres en bedrijfscontactpersonen.

Taken - effectief uw werk en dat van uw team beheren, groepstaken en subtaken.

Notities - uw ideeën, gedachten of krabbels opschrijven op één plek, en afbeeldingen en/of bijlagen toevoegen.

Streams - innovatieve samenwerking binnen teams, gebouwd rond e-mail, ontworpen met voorzieningen zoals vind-ik-leuks/opmerkingen en meer open interacties.

Bladwijzers - toegang vanuit uw postvak tot al uw belangrijke referentiepagina's.

Een nieuwe e-mail opstellen en verzenden

1. Meld u aan bij Zoho Mail.
2. Klik op de knop Nieuwe e-mail in het linkerdeelvenster van uw postvak. De opsteller van Zoho Mail wordt geopend.
3. Voer de benodigde gegevens in, zoals Aan, Cc, Onderwerp en e-mailinhoud.
4. U kunt de uitgebreide opmaakopties gebruiken die aanwezig zijn in de opsteller om uw e-mailinhoud op te maken.
5. Als uw e-mail is opgesteld, klikt u op de knop Verzenden in de linkerbovenhoek van de opsteller.

De e-mail wordt verzonden naar de ontvanger. U vindt deze e-mail in de map Verzonden. Meer informatie.

Handtekening invoegen

U kunt aangepaste handtekeningen toevoegen aan de e-mails die u verzendt. In Zoho Mail kunt u meerdere handtekeningen hebben die u kunt koppelen aan uw e-mailalias/-adres.

1. Meld u aan bij Zoho Mail
2. Klik op het pictogram Instellingen .
3. Ga naar Signatures en klik op het pictogram + om een nieuwe handtekening te maken.
4. Voer de gegevens van de handtekening in met de gewenste opmaak en klik op Opslaan. U kunt ook afbeeldingen invoegen zoals logo's.

Klik hier voor gedetailleerde instructies voor het gebruik van handtekeningen.

E-mails weergeven

Alle e-mails die u ontvangt, worden vermeld in uw Postvak IN van Zoho Mail. Ongelezen e-mails staan vermeld in een vet lettertype. U kunt klikken op de ontvangen e-mail in de lijst om de nieuwe e-mail te openen.

U kunt kiezen hoe u de e-maillijst weergeeft met behulp van de opties voor de weergave E-mail:

• Email listing View - u kunt de e-maillijst bekijken in de Classic View of Compact View. Meer informatie.
• Open message in - als u op een e-mail klikt, kunt u deze openen in een voorbeeldweergave, als een nieuw tabblad of als een nieuw venster. Meer informatie.
• Bericht weergeven met - u kunt kiezen of u in de e-maillijst alleen het Onderwerp van de e-mail wilt zien, of Onderwerp en Samenvatting. Meer informatie.
• Gespreksweergave - groepeert e-mails in gespreksthreads. U kunt dit ongedaan maken door de optie Gespreksweergave uit te schakelen. Meer informatie.

E-mails beantwoorden

Wanneer u een ontvangen e-mail hebt geopend, kunt u kiezen hoe u de e-mail wilt beantwoorden. De opties zijn Reply, Reply All, of Forward. Meer informatie.

Beantwoorden	​	Het antwoord gaat alleen naar de afzender van de oorspronkelijke e-mail.
Allen beantwoorden		Het antwoord gaat naar alle ontvangers van de oorspronkelijke e-mail.
Doorsturen		De oorspronkelijke e-mail gaat naar de door u gewenste ontvanger.

Uw Postvak IN beheren

U kunt uw e-mails eenvoudig beheren door ze naar eigen inzicht en voorkeur te organiseren. U kunt de e-mail(s) in uw Postvak IN handmatig verplaatsen naar de bijbehorende aangepaste map. Klik op het plusteken naast de lijst Mappen om een aangepaste map te maken met een door u gekozen naam.

E-mails verplaatsen naar mappen

1. Selecteer de relevante e-mail(s) in uw Postvak IN met behulp van het selectievakje naast de e-mail in de lijst.
2. Klik op het pictogram Verplaatsen naar boven aan de lijst.
3. Kies de overeenkomstige map in de vervolgkeuzelijst. U kunt ook een nieuwe map maken om de e-mail(s) naar te verplaatsen door de naam in te voeren en op Maken te klikken.

De geselecteerde e-mail(s) worden verplaatst naar de gekozen map.

Filters

U kunt filters configureren voor uw Postvak IN zodat u de e-mails niet handmatig hoeft te verplaatsen naar uw Postvak IN. U kunt ook filters gebruiken om andere acties uit te voeren voor inkomende e-mails, zoals tags toevoegen, doorsturen, markeren als gelezen, enzovoort.

1. Meld u aan bij Zoho Mail
2. Klik op het pictogram Instellingen .
3. Ga naar Filters en klik op de optie Nieuw filter.
4. Het dialoogvenster Filter maken wordt weergegeven op het scherm. Voer de benodigde gegevens in, zoals naam, voorwaarden, criteria, actie, enzovoort en klik op Opslaan om het filter op te slaan.

E-mails die overeenkomen met de criteria die worden genoemd in het filter, worden automatisch verplaatst naar de genoemde map. Ga naar de pagina Filter voor gedetailleerde instructies.

Tags

U kunt tags met verschillende kleuren en namen toepassen op uw e-mails om ze te categoriseren. Klik op het plusteken naast de lijst Tags om een aangepaste tag te maken met de gewenste naam en kleur. Meer informatie.

1. Selecteer de relevante e-mail(s) in uw Postvak IN met behulp van het selectievakje naast de e-mail in de lijst.
2. Klik op het pictogram Taggen als boven aan de lijst.
3. Kies de bijbehorende tag in de vervolgkeuzelijst. U kunt ook een nieuwe tag maken om toe te passen op de e-mail(s) door de naam in te voeren en op Maken te klikken.

Afgezien van het toepassen van tags kunt u belangrijke e-mails ook markeren met een vlag om ze eenvoudiger te openen. Beweeg de muisaanwijzer over de relevante e-mail in de lijst en klik op het pictogram Vlag om de e-mail met een vlag te markeren. Alle met een vlag gemarkeerde e-mails zijn te zien in de Vlagweergave in het linkerdeelvenster.

E-mails zoeken

In Zoho Mail Zoeken kunt u zoeken naar entiteiten in alle toepassingen zoals Notities, Taken, Mails, enzovoort, met behulp van een vereiste parameter. Via Snelle toegang kunt u moeiteloos elk gewenst gedeelte van de instellingen vinden dat u zoekt.

U kunt naar e-mails zoeken aan de hand van verschillende criteria, zoals Van, Aan/Cc, In map, Tag, Bevat, Onderwerp, Bijlagenaam, enz. U kunt zoeken met een combinatie van deze criteria om de zoekresultaten te verfijnen.

Met Zoekgeschiedenis in Zoeken van Zoho Mail kunt u eerder gebruikte combinaties van zoekparameters kiezen, zodat u elke zoekactie eenvoudig kunt herhalen. De zoekactie bevat meerdere toepassingsspecifieke filterparameters die u kunt gebruiken om uw zoekactie te verkorten. U kunt hier een lijst met deze parameters bekijken.

Raadpleeg deze pagina voor gedetailleerde instructies over de nieuwe zoekfunctie van Zoho Mail.

Integraties en extensies

Met integraties en extensies in Zoho Mail kunt u acties openen en uitvoeren in Zoho Apps en andere apps van derden zonder dat u uw postvak hoeft te verlaten.

Naast de interne apps die beschikbaar zijn als extensies, kunt u ook andere apps van derden inschakelen en installeren vanuit Zoho Marketplace. Meer informatie.