Zoho Mailの使用にあたって

Zoho Mailの使用を開始する

Zoho Mailは、今日の仕事環境において共同作業を進めるのに役立つビジネスコミュニケーションのプラットフォームです。これは、従来のメールと、コメント、いいね!、共有などの最新の共同作業用のツールを組み合わせたものです。新しいZoho Mail Suiteは、あらゆるビジネスに不可欠な次のアプリケーションで構成されています。

メール - あらゆる組織にとって土台となるメールは、組織の内外を問わず、ビジネスのコミュニケーションを促進します。

カレンダー(英語ページ) - 時間、予定や会議の主催者などを管理できます。

連絡先 - 連絡先とアドレス帳、グループアドレス、組織の連絡先を管理できます。 

タスク - 自分とチームの作業、グループタスク、サブタスクを効果的に管理できます。 

メモ - 1つの場所にアイデア/思いつきを書き留めたり、走り書きをしたり、画像や添付ファイルを追加したりできます。  

ストリーム - チーム内での革新的なコラボレーションを実現します。いいね/コメントや、さらに自由な交流を行えるように、メールを中心に構築されています。 

ブックマーク - メールボックス内からすべての重要な参照ページにアクセスできます。

新しいメールの作成と送信

  1. Zoho Mailにサインインしてください。
  2. メールボックスの左側にある[新規メール]ボタンをクリックしてください。Zoho Mail作成ツールが開きます。
  3. [宛先]、[Cc]、[件名]、[メールの内容]などの必須の詳細情報を入力してください。
  4. 作成ツールに用意されたリッチフォーマットのオプションを使用して、メールの内容の書式を設定できます。
  5. メールのドラフトを作成したら、作成ツールの左上隅にある[送信]ボタンをクリックしてください。

メールが受信者に送信されます。このメールは[送信済み]フォルダーに表示されます。詳細はこちら

注:

送信トレイでの保留を有効にして、受信者に送信される前の指定した期間、メールが送信トレイフォルダーに留め置かれるようにできます。

署名の挿入

送信するメールにカスタム署名を追加できます。Zoho Mailでは、複数の署名を自分のメールアドレス/エイリアスにリンクさせることができます。

  1. Zoho Mailにサインインしてください。
  2. [設定]アイコンをクリックしてください。
  3. [署名]に移動し、[+]アイコンをクリックして新しい署名を作成してください。
  4. 希望の書式設定で署名の詳細を入力し、[保存]をクリックしてください。ロゴなどの画像を挿入することもできます。

署名の使用の詳細な手順については、こちらをクリックしてください。

メールの表示

受信したすべてのメールが、Zoho Mailの受信トレイに表示されます。未読のメールは太字で表示されます。リスト内の受信メールをクリックして、新しいメールを開くことができます。 

メール表示オプションを使用して、メールの一覧を表示する方法を選択できます。

  • メールの一覧表示 - メールの一覧を、クラシック表示またはコンパクト表示で表示できます。詳細はこちら
  • メッセージを開く方法 - 任意のメールをクリックして、そのメールをプレビュー新しいタブ新しいウィンドウのいずれで開くかを選択できます。詳細はこちら。
  • メッセージの表示形式 - メールの一覧に件名のみを表示するか、件名と概要の両方を表示するかを選択できます。詳細はこちら。
  • スレッド表示 - メールを会話スレッドにグループ化します。スレッド表示をオフにすると、メールのスレッド表示を解除できます。詳細はこちら。

メールへの返信

受信したメールを開いた後、そのメールに返信する方法を選択できます。[返信][全員に返信]、または[転送]を選択できます。詳細はこちら。

返信返信は、元のメールの送信者のみに送信されます。
全員に返信返信は、元のメールの受信者全員に送信されます。
転送 元のメールが、選択した受信者に送信されます。

受信トレイの管理

好みや利便性に応じてメールを整理して、メールをかんたんに管理できます。受信トレイ内のメールを、対応するカスタムフォルダーに手動で移動できます。フォルダーリストの横にあるプラスアイコンをクリックして、選択した名前のカスタムフォルダーを作成できます。 

フォルダーへのメールの移動

  1. リスト内のメールの横にあるチェックボックスを使用して、受信トレイから該当するメールを選択してください。
  2. リストの一番上にある[移動先]アイコンをクリックしてください。
  3. ドロップダウンから対応するフォルダーを選択してください。名前を入力し、[作成]をクリックして、メールの移動先となる新しいフォルダーを作成することもできます。

選択したメールが選択したフォルダーに移動されます。 

フィルター

受信トレイからメールを手動で移動しないで済むように、受信トレイのフィルターを設定できます。また、フィルターを使用して、タグの適用、転送、既読の設定など、受信メールに対して他の処理を実行することもできます。

  1. Zoho Mailにサインインしてください。
  2. [設定]アイコンをクリックしてください。
  3. [フィルター]に移動して、[新しいフィルター]オプションをクリックしてください。
  4. [フィルターの作成]ダイアログボックスが画面に表示されます。名前、条件、基準、処理などの必要な詳細を入力し、フィルターを保存してください。

フィルターで指定された条件に一致するメールは、指定されたフォルダーに自動的に移動されます。詳細な手順については、フィルターページを参照してください。

タグ

さまざまな色や名前のタグをメールに適用して、メールを分類できます。タグリストの横にあるプラスアイコンをクリックして、選択した名前や色のカスタムタグを作成できます。詳細はこちら

  1. リスト内のメールの横にあるチェックボックスを使用して、受信トレイから該当するメールを選択してください。
  2. リストの一番上にある[タグ付け]アイコンをクリックしてください。
  3. ドロップダウンから対応するタグを選択してください。名前を入力し、[作成]をクリックして、メールに適用する新しいタグを作成することもできます。

タグのほかに、重要なメールにフラグを付けてアクセスしやすくすることもできます。リスト内の該当するメールにマウスを合わせ、[フラグ]アイコンをクリックしてメールにフラグを付けます。左側の[フラグ付きビュー]の下に、フラグが付いたすべてのメールのリストが表示されます。 

メールの検索

Zoho Mailの検索では、必要なパラメーターを使用して、メモ、タスク、メールなどのすべてのアプリケーション全体で項目を検索できます。クイックアクセスを使用すると、検索する必要がある設定のセクションをかんたんに見つけることができます。

[差出人]、[宛先/Cc]、[フォルダー内]、[タグ]、[次を含む]、[件名]、[添付ファイル名]などのさまざまな条件を使用してメールを検索できます。これらの条件を組み合わせて検索し、検索結果を絞り込むことができます。

Zoho Mailの検索の[検索履歴]では、以前に使用した検索パラメーターの組み合わせから選択できるため、検索をかんたんに繰り返すことができます。検索には、アプリケーションに応じた複数のフィルターのパラメーターが含まれており、これを使用して検索にかかる時間を短縮できます。これらのパラメーターのリストを、こちらで確認できます。

新しいZoho Mailの検索の詳細な説明については、こちらのページを参照してください。

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メールお問い合わせ窓口: support@zohomail.com