Cần một nền tảng cuộc họp ảo bảo mật cao trong năm 2024
Với việc trao đổi thông tin kinh doanh nhạy cảm và dữ liệu người dùng qua internet, bảo mật đóng vai trò rất quan trọng đối với các nền tảng cuộc họp trực tuyến. Đó là lý do Zoho Meeting đặt bảo mật là ưu tiên hàng đầu cho các cuộc họp ảo.
Nguồn cấp dữ liệu âm thanh và video của Zoho Meeting được bảo vệ bằng giao thức TLS 1.2, trong đó dữ liệu khách hàng được mã hóa bằng các tiêu chuẩn mã hóa AES 256 bit mới nhất. Để bảo mật các cuộc thảo luận bí mật của bạn, bạn có thể khóa các cuộc họp ảo và ngăn những đối tượng xâm nhập độc hại xâm nhập vào cuộc họp và xâm phạm quyền riêng tư của bạn.
Tìm hiểu thêm về các tính năng bảo mật của Zoho Meeting.Các tính năng chính của nền tảng cuộc họp ảo của chúng tôi
Có thể có tối đa 50 nguồn cấp dữ liệu video trên màn hình
Trình bày trực tuyến và tương tác với người tham gia theo thời gian thực bằng cách sử dụng hệ thống nguồn cấp dữ liệu đa video và được cải tiến của chúng tôi.
Hội thảo video trực quan
Dễ dàng tương tác với tối đa 250 người tham gia bằng hệ thống hội thảo âm thanh và video độc quyền của chúng tôi.
Chế độ kiểm soát được đơn giản hóa dành cho người tổ chức
Chuyển đổi vai trò, quản lý việc người tham gia tham dự và thoát khỏi cuộc họp, cũng như dễ dàng sử dụng nhiều chế độ kiểm soát dành cho người điều phối.
Ghi lại và phát lại cuộc họp
Ghi lại, chia sẻ và phát lại các cuộc họp ảo để tham khảo sau này. Lưu trữ và tải các bản ghi của bạn xuống trực tiếp từ máy chủ đám mây bảo mật của chúng tôi.
Lập kế hoạch dễ dàng
Thiết lập cuộc họp định kỳ với hệ thống lên lịch dễ sử dụng của chúng tôi và mời người tham gia bằng các lời mời qua email có thể tùy chỉnh.
Tương thích với nhiều thiết bị
Tham gia các cuộc họp ảo và hội thảo ảo trên nhiều thiết bị, chẳng hạn như máy tính, Mac, iPhonevà nhiều thiết bị khác.
Bảng trắng cộng tác
Lên ý tưởng, ghi lại các ý kiến và cộng tác dễ dàng với nhóm của bạn bằng bảng trắng trực tuyến. Khuyến khích các nhóm trong doanh nghiệp của bạn thể hiện suy nghĩ của họ trên bảng trắng một cách trực quan.
Cuộc họp không cần dùng tay
Tham gia các cuộc họp trực tuyến theo nhóm và tập hợp các nhóm trong doanh nghiệp lại với nhau bằng phòng họp ảo. Tổ chức các cuộc họp không cần dùng tay nhờ bộ điều khiển phòng trực quan.
Hình nền ảo
Duy trì nguồn cấp dữ liệu video chuyên nghiệp và giảm thiểu sự xao nhãng trong cuộc họp bằng cách sử dụng nền ảo. Tải nền tùy chỉnh lên, trong đó kết hợp thương hiệu và logo doanh nghiệp của bạn.
Cách thiết lập cuộc họp ảo
Giải pháp hội thảo ảo của Zoho Meeting giúp bạn tiết kiệm chi phí di chuyển và thiết lập các cuộc họp ảo chỉ với vài cú nhấp chuột. Dưới đây là cách lên lịch cuộc gọi hội thảo ảo bằng nền tảng hội thảo ảo của Zoho Meeting.
Bước 1:Đăng nhập vào Zoho Meeting. Nếu bạn chưa có tài khoản, hãy đăng ký ngay.
Bước 2:Nhấp vào Lên lịch.
Bước 3:Nhập tiêu đề, ngày tháng, thời gian và thời lượng dự kiến của cuộc họp.
Bước 4:Theo mặc định, chúng tôi sẽ tự động điền múi giờ đã đặt trong phần Cài đặt. Bạn có thể nhấp vào menu thả xuống để chọn múi giờ khác, nếu cần.
Bước 5:Theo mặc định, bạn sẽ là người tổ chức các cuộc họp mà bạn đã lên lịch. Bạn có thể gán vai trò người tổ chức cho các thành viên khác trong tổ chức của bạn bằng cách dùng danh sách thả xuống dành cho Người tổ chức. Họ sẽ nhận được email thông báo về việc được chỉ định làm người tổ chức.
Bước 6:Trong trường Người tham gia, hãy mời người gia bằng cách nhập địa chỉ email của họ. Sau đó, nhập Chương trình làm việc của cuộc họp để người tham gia chuẩn bị trước.
Bước 7:Bên dưới mục Tùy chọn khác, bạn có thể thiết lập cuộc họp định kỳ, thêm người đồng tổ chức, liên kết phòng họp và tải các tệp trong phiên lên. Sau khi thực hiện xong, hãy nhấp vào Lên lịch để lên lịch cuộc gọi hội thảo ảo của bạn.
Các loại cuộc họp ảo
Hội thảo qua điện thoại
Hội thảo âm thanh cho phép hai hoặc nhiều người kết nối qua âm thanh. Các nhóm làm việc từ xa của doanh nghiệp có thể nhanh chóng kết nối với nhau và cộng tác qua các cuộc gọi chỉ có âm thanh bằng cách sử dụng hội thảo âm thanh.
Tìm hiểu thêm về hội thảo âm thanh.Hội nghị qua video
Người tham gia cuộc họp có thể kết nối qua cả video và âm thanh thông qua hội thảo video. Họ có thể giao tiếp và cộng tác với nhau qua nguồn cấp dữ liệu video theo thời gian thực trong phần mềm cuộc họp ảo.
Tìm hiểu thêm về hội thảo video.Hội thảo qua web
Hội thảo trên web là một thuật ngữ rộng bao gồm nhiều loại cuộc họp ảo trên web, bao gồm cả hội thảo âm thanh và video. Gần đây, với sự gia tăng của các cuộc họp từ xa, hội thảo trên web đã định hình lại cuộc họp truyền thống của doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm về hội thảo trên web.Chia sẻ màn hình
Tính năng chia sẻ màn hình giúp người tham gia cuộc họp chia sẻ toàn bộ màn hình của họ và cộng tác từ xa với đồng nghiệp qua video và âm thanh. Các nhóm làm việc từ xa của doanh nghiệp có thể cộng tác hiệu quả bằng cách chia sẻ màn hình, giúp mọi người cùng nắm bắt thông tin như nhau.
Tìm hiểu thêm về tính năng chia sẻ màn hình.Ưu điểm và nhược điểm của cuộc họp ảo
Ưu điểm của việc tiến hành các cuộc họp ảo
Phiên họp từ xa hiệu quả
Các cuộc họp ảo tạo điều kiện thuận lợi và dễ dàng cho các nhóm họp từ xa. Loại cuộc họp này thay thế kiểu họp trực tiếp truyền thống nơi mọi người cần ở cùng một địa điểm.
Chi phí thấp và tốn ít công sức hơn
Chi phí lớn và công sức mà mọi người phải bỏ ra để tổ chức các cuộc họp trực tiếp có thể dễ dàng được giảm bớt bằng cách tổ chức các cuộc họp ảo qua internet trên các nền tảng cuộc họp ảo.
Công việc linh hoạt
Các cuộc họp ảo tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt cho các nhóm làm việc từ xa của doanh nghiệp. Các cuộc họp ảo tạo điều kiện cho nhân viên làm việc ở địa điểm mà họ lựa chọn nhưng vẫn kết nối với đồng nghiệp.
Nhược điểm của việc tiến hành các cuộc họp ảo
Kết nối
Vì các cuộc họp ảo diễn ra qua internet, nên các vấn đề về mạng đôi khi có thể khiến các cuộc họp ảo từ xa bị chậm trễ hoặc ngừng hoạt động.
Các vấn đề như vậy có thể dễ dàng được giải quyết bằng cách chọn một nền tảng hội thảo ảo chất lượng như Zoho Meeting, nền tảng này tối ưu hóa nguồn cấp dữ liệu theo băng thông, cung cấp kết nối liền mạch cho cuộc họp ảo của toàn bộ nhóm của bạn.
Mọi người cần truy cập cùng một lần
Vì mọi người đều kết nối từ xa, nên có thể một số thành viên trong nhóm sống và làm việc ở các múi giờ khác nhau. Trong những trường hợp như vậy, các cuộc họp ảo tức thì không phải lúc nào cũng phù hợp với các nhóm trong doanh nghiệp của bạn.
Vấn đề này có thể dễ dàng khắc phục bằng cách lên lịch cuộc họp trước ngày họp. Đảm bảo rằng bạn chọn một nền tảng hội thảo ảo giống như Zoho Meeting vì nền tảng này tự động chuyển thời gian họp đã lên lịch qua múi giờ của các thành viên trong nhóm.
Nâng cấp bài thuyết trình ảo của bạn bằng
phần mềm cuộc họp ảo nội bộ của chúng tôi
- An tâm họp qua mạng bằng phần mềm hội thảo ảo trên trình duyệt của chúng tôi, bạn không cần tải phần mềm này xuống.
- Chia sẻ màn hình của bạn và cộng tác trên bảng trắng trong khi họp từ xa để khuyến khích người tham gia qua mạng tương tác nhiều hơn.
- Trò chuyện với người tham gia và chia sẻ tệp theo thời gian thực trong khi họp trực tuyến để giao tiếp hiệu quả hơn.
- Nhúng đường liên kết tùy chỉnh đến cuộc họp ảo của bạn trên một trang web hoặc trong một bài đăng trên mạng xã hội để có nhiều người tham gia hơn.
Chuyển quyền kiểm soát chỉ bằng một cú nhấp chuột
Với chế độ kiểm soát cuộc họp ảo đã được đơn giản hóa của Zoho Meeting, bạn có thể nhanh chóng yêu cầu quyền kiểm soát từ người điều phối cuộc họp, chia sẻ màn hình từ xa, chuyển đổi người trình bày, tắt tiếng người tham gia và xóa người tham gia trong cuộc họp trực tuyến.
Điều chỉnh cách quản lý cuộc họp theo yêu cầu của tổ chức
Hợp tác thương hiệu
Hiển thị thương hiệu của bạn thông qua phần mềm cuộc họp ảo của chúng tôi bằng cách thêm tên công ty và logo vào phần tiêu đề của lời nhắc và lời mời tham gia cuộc họp qua email.
Quản lý người dùng
Thêm, chỉnh sửa và xóa người dùng trong tổ chức của bạn dựa trên nhu cầu của nhóm. Thiết lập các cuộc họp ảo và chỉ định thành viên làm người trình bày.
Xác định thiết lập camera
Cho phép hoặc hạn chế cuộc họp video bằng cách thiết lập một chế độ cài đặt duy nhất cho camera đối với tất cả người dùng trong tổ chức của bạn.
Miền tùy chỉnh
Bạn có thể tùy chỉnh tên miền của dịch vụ này để thêm trang web hoặc tổ chức của bạn và quảng bá chúng. Điều này cho phép người dùng internet truy cập vào dịch vụ trực tuyến này thông qua miền tùy chỉnh mà bạn cung cấp.
Cuộc họp ảo trong năm 2024
Các cuộc họp ảo tiếp tục phát triển, trở thành một phần không thể thiếu trong cách các doanh nghiệp giao tiếp và cộng tác. Không chỉ dừng lại ở hội thảo âm thanh và video truyền thống, những bước cải tiến như phòng họp ảo đã cải thiện sự tương tác và thúc đẩy sự sáng tạo trong các ngành công nghiệp.
Trong năm 2024 và tương lai, cuộc họp ảo là một giải pháp lâu dài để kết nối và cộng tác, mang lại sự tiện lợi và là một giải pháp thay thế thân thiện với môi trường so với cuộc họp trực tiếp truyền thống.
Làm thế nào để chọn nền tảng cuộc họp ảo tốt nhất trong năm 2024?
Có nhiều yếu tố cần cân nhắc khi chọn một nền tảng cuộc họp ảo đáp ứng tất cả các yêu cầu mà doanh nghiệp của bạn đưa ra. Bạn nên cân nhắc các nhu cầu của doanh nghiệp khi chọn phần mềm cuộc họp ảo để xem doanh nghiệp cần kết nối qua âm thanh hay muốn cộng tác theo thời gian thực thông qua tính năng chia sẻ màn hình và video.
Phù hợp với người dùng
Chọn phần mềm cuộc họp ảo phù hợp với người mới bắt đầu và dễ sử dụng cho tất cả mọi người. Việc kết nối và cộng tác qua nền tảng hội thảo ảo cần đơn giản như nói chuyện trực tiếp.
Nền tảng toàn diện
Chọn một phần mềm cuộc họp ảo đáp ứng tất cả các nhu cầu họp trực tuyến của bạn, chẳng hạn như tiến hành hội thảo video, hội thảo trực tuyến hoặc chia sẻ màn hình. Bạn nên chọn một nền tảng hỗ trợ nhiều loại cuộc họp thay vì phải xoay xở với nhiều nền tảng riêng biệt và không được kết nối dành cho từng loại cuộc họp.
Giá trị cao, chi phí thấp
Khi nói đến phần mềm cuộc họp ảo, không có một mức giá nào phù hợp với mọi doanh nghiệp. Vì giá cả hoàn toàn tùy thuộc vào các yêu cầu do doanh nghiệp của bạn đưa ra, bạn nên chọn một nền tảng có cấu trúc giá linh hoạt để chỉ đăng ký theo yêu cầu của mình.
Ứng dụng được tích hợp hữu ích
Lưu lại các ứng dụng được tích hợp đi kèm với nền tảng cuộc họp ảo mà bạn chọn. Một phần mềm cuộc họp ảo lý tưởng nên tích hợp liền mạch với các ứng dụng hữu ích để mở rộng khả năng của nền tảng và đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp.
Các phương pháp hay nhất khi tiến hành cuộc họp ảo
- Có kết nối internet ổn định
- Sử dụng tai nghe ngoài
- Sử dụng máy tính/máy tính xách tay với Google Chrome
- Cho phép trình duyệt truy cập vào micrô và camera
- Tắt tiếng của mọi người tham gia khi bạn bắt đầu để khử tiếng ồn và đảm bảo sự đúng mực trong khi bắt đầu cuộc họp
Họp trực tuyến mọi lúc, mọi nơi!
Sử dụng các ứng dụng của Zoho Meeting dành cho iOS và Android để tham gia các cuộc họp ảo trên thiết bị di động của bạn.
Tìm hiểu thêm
Câu hỏi thường gặp
1. Cuộc họp ảo là gì?
Cuộc họp ảo là một hội thảo trực tuyến, nơi các cá nhân và đội nhóm của doanh nghiệp có thể kết nối và cộng tác với nhau qua cuộc họp trực tuyến và hội thảo trực tuyến trong một môi trường ảo. Cuộc họp ảo còn được gọi là hội thảo ảo. Bạn có thể tổ chức một cuộc họp ảo theo thời gian thực có tính năng chia sẻ âm thanh, video và màn hình, từ đó tạo điều kiện thuận lợi để những người tham gia từ xa giao tiếp và cộng tác liền mạch.
2. Tôi có thể tham gia cuộc họp ảo từ trình duyệt của tôi không?
Có. Bạn có thể nhanh chóng tạo và tham gia các cuộc họp ảo bằng nền tảng cuộc họp ảo trên web của chúng tôi mà không cần phải tải phần mềm nào xuống. Phần mềm hội thảo ảo, trên trình duyệt và bảo mật của chúng tôi đảm bảo kết nối liền mạch mà không ảnh hưởng đến chất lượng.
3. Làm thế nào để tôi khóa các cuộc họp ảo của mình?
Bạn có thể khóa các cuộc họp trực tuyến bằng cách dùng chế độ Khóa cuộc họp dưới phần Tùy chọn khác trên thanh công cụ cuộc họp. Bạn chỉ cần nhấp vào nút để khóa hoặc mở khóa cho cuộc họp ảo của bạn. Hãy tìm hiểu xem cuộc họp trực tuyến của bạn có bị khóa hay không bằng biểu tượng khóa trên thanh công cụ.
4. Một số phương pháp hay nhất dành cho cuộc họp ảo là gì?
Bạn sẽ cần chọn một công cụ đáng tin cậy để tiến hành các cuộc họp liền mạch và hội thảo trực tuyến qua mạng. Nguyên tắc chính trong hội thảo ảo trực tuyến qua video là không ngắt lời người nói khi họ đang nói. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng micrô của bạn đã tắt tiếng vào những thời điểm bạn không chủ động tham gia vào cuộc họp.
5. Nền cuộc họp ảo có sẵn trong Zoho Meeting không?
Có, Zoho Meeting cung cấp nhiều nền ảo. Bạn có thể chọn bất kỳ một nền mặc định nào trong các cuộc họp trực tuyến của mình, bao gồm cả ảnh GIF và hiệu ứng làm mờ đơn giản. Chúng tôi cũng cung cấp các tùy chọn tải hình ảnh tùy chỉnh lên để làm nền ảo, giúp bạn kết hợp thương hiệu của doanh nghiệp trong các cuộc họp.