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- ¿Qué es un flujo de trabajo?
La guía definitiva sobre automatización de flujos de trabajo
- ¿qué es la automatización de flujos de trabajo?
- Cómo funciona y por qué es necesaria
- ¿Cuáles son las ventajas de la automatización de flujos de trabajo?
- ¿Cuáles son algunos ejemplos de automatización de flujos de trabajo?
- ¿Cómo es un proceso general de automatización de flujos de trabajo?
- ¿Qué es un software de automatización de flujos de trabajo?
- ¿Qué características hay que tener en cuenta al elegir un software de automatización de flujos de trabajo?
- ¿En qué se diferencia la automatización de flujos de trabajo de la automatización robótica de procesos (RPA)?
- ¿Cómo ayuda el «low-code» en la automatización de flujos de trabajo?
- Preguntas frecuentes sobre la automatización de flujos de trabajo
Puntos destacados
- Los flujos de trabajo automatizados solo funcionan bien cuando el proceso base ya está claro, optimizado y documentado.
- Antes de automatizar cualquier cosa, identifica las tareas repetitivas, define los requisitos, esboza el flujo de trabajo y capacita a tus stakeholders.
- Una buena herramienta de automatización debe ser fácil de usar, soportar acceso por roles, integrarse con tus sistemas existentes y permitir extensibilidad con APIs y funciones personalizadas.
- La automatización aumenta la productividad, reduce errores, mejora la transparencia y acelera los tiempos de respuesta al cliente.
- El proceso de automatización sigue cuatro pasos: define el flujo de trabajo, elige el software adecuado, impleméntalo y despliégalo para los usuarios.
- La automatización de flujos de trabajo se enfoca en coordinar personas, datos y aplicaciones, mientras que la RPA se centra en automatizar tareas altamente repetitivas y basadas en reglas.
- Las plataformas low-code aceleran la automatización con herramientas de arrastrar y soltar, bloques de lógica prediseñados y mínimos requisitos de programación.
¿qué es la automatización de flujos de trabajo?
La automatización de flujos de trabajo es el proceso de automatizar un conjunto de tareas dentro de una organización. Puede aplicarse para optimizar cualquier proceso de negocio, incluyendo recursos humanos, marketing y servicio al cliente.
Nota: ¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es un proceso que se sigue para completar una tarea general o de negocio. Los pasos suelen estar secuenciados y son frecuentemente recurrentes.Learn more
Cómo funciona y por qué es necesaria
Los clientes de hoy esperan resultados más rápidos, y la automatización es la mejor forma de lograrlo. Al automatizar las tareas recurrentes, las organizaciones ahorran tiempo, esfuerzo y dinero. Entregar trabajo de calidad con rapidez y precisión le da a los negocios una ventaja sobre los competidores que siguen usando procesos manuales.
La automatización no es una solución mágica; es un catalizador que te ayuda a reducir la carga de trabajo, invertir el tiempo en lo que importa y ahorrar costos, pero solo cuando se aplica a un sistema ya optimizado. Antes de automatizar, sigue estos pasos:
- Identifica las tareas manuales repetitivas
- Define tus requisitos con claridad
- Esboza los procesos que quieres automatizar
- Elige el software de automatización adecuado
- Capacita a los stakeholders en el uso del software
- Crea flujos de trabajo tan simples o complejos como necesites
¿Buscas un software de automatización de flujos de trabajo para tu organización?
Descúbrelo ahora¿Cuáles son las ventajas de la automatización de flujos de trabajo?
Contar con un proceso de automatización de flujos de trabajo puede reportar enormes beneficios a tu empresa:
Aumenta la productividad:
Al automatizar procesos repetitivos, los empleados liberan tiempo de tareas rutinarias y pueden enfocarse en resolver problemas más complejos.
Reduce los errores manuales:
Con los procesos automatizados se evitan errores y, si llegaran a ocurrir, el sistema te notifica exactamente dónde están para que puedas corregirlos rápidamente.
Aumenta la transparencia:
Al definir flujos de trabajo para la comunicación interna, cada detalle puede compartirse, rastrearse y consultarse entre departamentos en tiempo real, brindando visibilidad total.
Mejora la satisfacción del cliente:
Configurar reglas que enruten automáticamente los tickets de soporte según prioridad agiliza la resolución de problemas y mejora la experiencia del cliente.
En el sector hay una gran variedad de programas de automatización de flujos de trabajo que ofrecen las ventajas que hemos mencionado anteriormente, y muchas más. Pero, ¿cómo encontrar el programa de automatización de flujos de trabajo adecuado?
Aunque depende de muchos factores, como las necesidades de tu empresa, tus conocimientos técnicos, los recursos disponibles, los precios y otros aspectos, hay algunas cosas en las que no debes transigir. A continuación, analizaremos con más detalle los pasos que conlleva un proceso de automatización de flujos de trabajo.
¿Cuáles son algunos ejemplos de automatización de flujos de trabajo?
A continuación, te ofrecemos algunos ejemplos de automatización de flujos de trabajo empresariales en función de la función empresarial que estés buscando:
¿Cómo es un proceso general de automatización de flujos de trabajo?
Los cuatro pasos principales que conlleva la automatización de un flujo de trabajo son:
Define el flujo de trabajo
Define con claridad el flujo de trabajo que necesitas automatizar. Esto implica comprender los pasos involucrados, el orden de ejecución y los datos que deben trasladarse entre cada etapa.
Identifica el software
Identifica el software que utilizarás para automatizar los flujos. Puede implicar usar aplicaciones existentes o desarrollar/adquirir nuevas.
Implementa el software
Una vez identificado el software, intégralo a tu proceso. Será el responsable de automatizar las tareas y trasladar los datos entre los diferentes pasos.
Despliega el software
El paso final es desplegar el software de automatización, ya sea instalándolo en el servidor o poniéndolo a disposición de los usuarios a través de una interfaz web.
¿qué es el software de automatización de flujos de trabajo?
El software de automatización de flujos de trabajo permite digitalizar tareas y procesos en las empresas. La mayoría ofrece creación de flujos con arrastrar y soltar, gestión de tareas integrada e integración con aplicaciones de terceros.
Más información sobre el software de automatización de flujos de trabajo¿Qué características hay que tener en cuenta al elegir un software de automatización de flujos de trabajo?
Una herramienta ideal para la automatización de flujos de trabajo debe ser fácil de usar, contar con excelentes funciones de análisis y adaptarse a las necesidades de tu empresa. Hemos elaborado una lista con seis características esenciales que debes tener en cuenta a la hora de elegir:
Facilidad de uso
El software debe ser fácil de usar para personas de todos los niveles técnicos. Una interfaz de arrastrar y soltar es ideal para esto.
Controles basados en roles
Los controles de acceso basados en la jerarquía organizacional ayudan a proteger mejor la información en flujos de aprobación.
Dashboards e informes
Deberías poder visualizar KPIs y analizar datos del negocio con gráficos interactivos, medidores, tablas y más, en pocos clics.
Integraciones sin fricciones
Elige herramientas con integraciones prediseñadas con ERPs, pasarelas de pago, proveedores externos y servicios de autenticación.
Soporte móvil
Para trabajos en campo, el soporte móvil es fundamental. Busca un sistema que permita acceso móvil sin complicaciones.
Extensibilidad:
La plataforma debe ofrecer APIs y funciones personalizadas para que tus flujos automatizados sean lo más adaptables posible.
¿Buscas un software de automatización de flujos de trabajo para tu organización?
Descúbrelo ahora¿En qué se diferencia la automatización de flujos de trabajo de la automatización robótica de procesos (RPA)?
La automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología innovadora que también ayuda a las empresas. Pero, ¿cuál es su ámbito de aplicación y cuándo conviene elegirla en lugar de un software de automatización de flujos de trabajo? A continuación te ofrecemos tres consejos para que te hagas una idea más clara de cuándo optar por cada tecnología:
La automatización de flujos de trabajo consiste en automatizar la ejecución de procesos de negocio, coordinando personas, aplicaciones y datos. La RPA usa robots de software para automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas que normalmente realizan personas.
La automatización de flujos requiere software especializado para modelar y ejecutar procesos. La RPA puede utilizar diversas herramientas: software estándar, scripts personalizados o macros integradas.
La automatización de flujos puede cubrir una amplia variedad de procesos: marketing, gestión de pedidos, RR.HH. y finanzas. La RPA se usa típicamente para tareas más repetitivas y basadas en reglas.
Cómo el low-code ayuda en la automatización?
Low-code es una forma de diseñar y desarrollar aplicaciones que permite a usuarios con poco o ningún conocimiento de programación automatizar flujos con bloques de código prediseñados e interfaz visual de arrastrar y soltar. Este enfoque minimiza los recursos técnicos necesarios, haciendo la automatización más ágil y rentable.
Why low-code? El flujo de desarrollo intuitivo del low-code permite a las empresas adaptarse rápido a los cambios del mercado, ganando ventaja competitiva. Mayor velocidad al mercado, modernización de sistemas heredados, despliegue simplificado y alta seguridad son razones clave por las que cada vez más empresas eligen plataformas low-code.
¿Buscas un software de automatización de flujos de trabajo para tu organización?
Descúbrelo ahoraPreguntas frecuentes — automatización de flujos
¿En qué se diferencia la automatización de los flujos de trabajo de la gestión de los flujos de trabajo?
La automatización de flujos de trabajo y la gestión de flujos de trabajo son conceptos relacionados entre sí, pero que presentan características diferenciadoras. La automatización de flujos de trabajo se define como el uso de herramientas de software para optimizar y automatizar tareas repetitivas. El objetivo principal es mejorar la eficiencia y reducir los errores humanos asociados a un flujo de trabajo. Implica la implementación de reglas y desencadenantes para crear un flujo de trabajo automatizado.
La gestión de flujos de trabajo es un concepto más amplio que abarca el diseño, la ejecución, el monitoreo y la optimización de los flujos de trabajo. Se encarga de la coordinación y supervisión de todas las tareas, actividades y recursos involucrados en la realización de un proceso o proyecto específico. La gestión de flujos de trabajo comprende tanto tareas manuales como automatizadas, y se enfoca en la orquestación y el control general del flujo. Implica definir la estructura del flujo de trabajo, establecer la secuencia de tareas, asignar responsabilidades, fijar plazos y asegurar una colaboración fluida entre las personas y los equipos involucrados en el proceso. También incluye dar seguimiento al avance del trabajo, gestionar excepciones o errores, hacer ajustes cuando sea necesario y optimizar el flujo de trabajo para lograr mayor eficiencia y productividad.
¿Una herramienta de gestión de flujos de trabajo también puede usarse para automatizar flujos de trabajo?
Aunque las herramientas de gestión de flujos de trabajo están diseñadas para organizar los flujos de trabajo, también pueden ayudar a automatizar tareas manuales con el fin de agilizar y optimizar la mayoría de los procesos empresariales. Los sistemas de gestión de flujos de trabajo pueden facilitar tareas como el diseño de flujos de trabajo, la gestión de tareas, el intercambio de datos, la configuración de aprobaciones y mucho más.
¿Cuáles son las características del mejor software de automatización de flujos de trabajo?
El mejor software de automatización de flujos de trabajo para tu empresa dependerá en gran medida de tus necesidades concretas. Sin embargo, la facilidad de uso, la flexibilidad, las capacidades de integración, las automatizaciones basadas en desencadenantes y acciones, y la colaboración son algunas de las cualidades que sirven de buenos indicadores a la hora de evaluar una solución de automatización de flujos de trabajo.
¿En qué se diferencian la automatización de flujos de trabajo y la automatización de procesos empresariales (BPA)?
La automatización de flujos de trabajo y la automatización de procesos empresariales son dos enfoques cuyo objetivo final es eliminar las tareas manuales o repetitivas. Sin embargo, existen algunas diferencias clave entre ambos.
El alcance de la automatización de flujos de trabajo se limita a automatizar una tarea o un proceso concreto. Por ejemplo, puedes crear un flujo de trabajo automatizado para gestionar tu proceso de inventario que envíe notificaciones automáticas, añada nuevos productos y genere solicitudes de compra.
El alcance de la automatización empresarial va más allá de la automatización de los flujos de trabajo. Por ejemplo, la automatización empresarial se centra en automatizar todo el proceso de la cadena de suministro, incluida la gestión automática de las distintas operaciones empresariales que intervienen en dicho proceso. Esto puede abarcar desde un proceso integral de aprobación de gastos hasta la gestión de inventarios, pasando incluso por la gestión de documentos relacionada con este proceso.
¿Cuáles son los diferentes tipos de flujos de trabajo?
Existen varios tipos de flujos de trabajo en función de su complejidad y de los factores que los activan. Los tipos más comunes son:
- Flujos de trabajo secuenciales: un flujo de trabajo secuencial es aquel en el que las tareas que deben ejecutarse se suceden una tras otra. Esto significa que el desencadenante de una tarea es la finalización de la anterior.
- Flujos de trabajo paralelos: son flujos de trabajo cuyas tareas no dependen esencialmente unas de otras. Las tareas del flujo de trabajo pueden ejecutarse simultáneamente y completarse en cualquier orden.
- Flujos de trabajo condicionales: el desencadenante de estos flujos de trabajo es una lógica condicional que, cuando se cumple, da lugar a la ejecución de un conjunto de tareas automatizadas. El flujo de trabajo puede seguir diferentes rutas en función de la condición que se cumpla.
- Flujos de aprobación: los flujos de aprobación implican el envío de una solicitud o documento a una persona o grupo para su aprobación.
- Flujos de trabajo centrados en las personas: este flujo de trabajo requiere un alto grado de intervención humana para su ejecución. Se utilizan como sistema de apoyo para optimizar los flujos de trabajo que exigen una gran colaboración y comunicación entre las personas.
- Flujos de trabajo centrados en el sistema: los flujos de trabajo centrados en el sistema se utilizan para automatizar las interacciones entre aplicaciones. Su objetivo es facilitar la transferencia de datos o las integraciones.
- Flujos de trabajo basados en eventos: cuando un flujo de trabajo se activa a raíz de una acción o un evento, se clasifica dentro de la categoría de flujos de trabajo basados en eventos.
¿Cuáles son los diferentes tipos de flujos de trabajo automatizados?
Los cuatro tipos diferentes de flujos de trabajo automatizados son:
- Automatización basada en reglas: cuando una tarea se automatiza según un conjunto de reglas, se denomina automatización basada en reglas. Un ejemplo de este tipo de automatización de flujos de trabajo es un flujo de trabajo de gestión de proveedores en el que estos se añaden o se eliminan de una lista de proveedores preferentes en función de determinados criterios de rendimiento.
- Automatización robótica de procesos (RPA): la RPA es un tipo de automatización que se aplica en situaciones que implican muchas tareas repetitivas, como la introducción manual de datos o las interacciones con el servicio de atención al cliente.
- Automatización basada en API: cuando las tareas repetitivas requieren la interacción entre dos aplicaciones de software, la automatización basada en API puede ser la mejor solución.
- Automatización de cargas de trabajo (WLA): la automatización de cargas de trabajo se utiliza para automatizar procesos por lotes, como la facturación, la gestión de nóminas y la generación de informes.