顧客管理をエクセルから脱却CRMに移行すべき理由や手順を解説

顧客管理をするなら、それにひも付く情報も一元管理したいですが、エクセルでは限界があります。というのも、提案資料や見積書、請求書はエクセルとは別の形式のファイルとなるため、それぞれの関連が分かるよう、丁寧にフォルダ分けして管理する必要があります。フォルダの更新履歴をきちんと終えるわけではないため、最新に保たれているかは常に確認する必要があります。

1つのエクセルファイルで顧客管理する場合、データ破損のリスクが心配です。大切なデータを失うリスクがあります。Microsoft 公式サイトには、データが破損した場合の修正方法が記載してありますが、どんなデータも完全に回復できるわけではないため、自動でバックアップする設定を少なくともしておく必要があります。（出典: Microsoft サポート）

顧客データが増えていくとエクセルのファイルサイズが徐々に大きくなっていきます。集計表やグラフのデータも含めるとさらに大きくなり、ファイルを開くのに時間がかかったり、PCがフリーズしたりするようになります。ビジネスが成長すると顧客は増えて管理がより大切になる一方、管理するためのファイル自体が営業担当者の時間を無駄に奪うことになりかねません。

エクセルファイルはファイルを開けるならばすべての内容を閲覧でき、基本的にはコピーやダウンロードもできてしまうため、セキュリティにリスクがあります。エクセルファイルそのもので閲覧権限、アクセス権限、ダウンロード権限を細かく設定することができないため、ファイルが保存してある自社のネットワークやPCの監視ツールで補完する必要があります。

1つのエクセルファイルを共有しながら使っていくには限界があります。同一のファイルは設定をしないかぎり複数人で編集することができません。「共有ブック」機能をオンにすると、複数のユーザーが同時に1つのファイルを開いて編集することができますが、この機能を有効にするとデータの入力規則の追加をはじめ使えなくなってしまう機能が出てきてしまいます。

エクセルはPCで快適に動作するソフトですので顧客管理がPCに依存することになります。PCがあればエクセルでの顧客管理もスムーズですが、外出中の営業担当者がいつもPCを社内ネットワークにつないで共有のエクセルファイルを更新できるとは限りません。スマートフォンでは閲覧程度で、顧客データの追加や編集がスムーズにできないことが多いです。

顧客情報をデジタルで記録するならば、分析して営業活動の改善に活かすことができますが、エクセルはピボットやグラフの設定をゼロから行う必要があります。マクロ機能を使って分析の過程を簡単にすることができますが、修正したいときにVBAを理解できる特定の担当者に負担が偏りかねません。分析をするにも時間と知識が必要となるのです。