エクセル管理の落とし穴

誰でも手軽に作成できるといった理由から、未だにエクセルなどの表計算ソフトで顧客データを管理している企業は少なくありません。
しかし、エクセル管理を続けるとさまざまな弊害が発生し、営業活動に支障をきたす可能性が高まります。

こうした理由から、顧客管理システム(CRM)を導入したデータ管理の改善に取り組む企業は多いです。
ここでは、エクセルと顧客管理システム、それぞれで顧客データを管理した場合のメリット・デメリットを分かりやすく解説します。

エクセルは汎用性が高く、誰もが簡単にデータベースを作成できます。
しかし、顧客データの管理を目的として使用する場合には、さまざまなリスクが発生します。

 

情報の「質」

管理すべき情報項目、顧客の数に応じて管理するエクセルシートの横軸、縦軸がそれぞれ伸びていきます。これでは情報の管理が困難であることはもちろん、探す手間も肥大してしまいます。顧客データ

 

セキュリティ

エクセルをはじめとしたデータのローカル管理には、紛失や盗難はもちろん、誤送信などさまざまな情報漏えいリスクを抱えています。また、閲覧・編集権限の設定による誤操作の防止はファイル単位で設定するため、非効率です。

 情報共有

時間の経過とともにリアルタイム性は失われていきます。かつ、概況の報告は出来ても、顧客とのメールの履歴や反応までは共有できないことが多いでしょう。

その他、次のようなリスクも挙げられます。

  •  

    データ量の増加によって徐々に
    動作が重くなる

  •  

    スマートフォンやタブレットなどの
    モバイルデバイスで使いづらい

  •  

    MAやSFA、AIといった周辺システムと
    連携しにくい

このように、エクセルによる顧客管理にはさまざまなリスクが潜んでいます。
適切な顧客データの管理をしながら、効率的な業務の運用を目指すのであれば、顧客管理に特化したCRM(顧客管理システム)への移行をおすすめします。
CRMとは何か?詳しくはこちら

顧客管理システムのメリット

顧客管理システムのメリットとしては次の3点が挙げられます。

 

情報の「質」の向上

横・縦軸(2軸)による平面的な顧客データの管理から、複数の情報を関連付けることで立体的な管理へ移行できます。あらゆる顧客データに関連性を持たせる方法で顧客データを管理し、データを整理し、また探しやすくします。顧客データ顧客データ

 

セキュリティレベルの向上

顧客データに対する表示・編集権限を細かく設定できます。また、CRM に蓄積されたデータは高いセキュリティ規準を満たしたデータセンターに保存されます。データの暗号化やIPアドレス単位でのアクセス制御も可能になり、高いセキュリティレベルを維持できます。

 

情報共有がスムーズに

データの登録や更新が行われた際に、リアルタイムで情報が反映されるので、誰もが最新情報を確認できます。顧客管理システムにアクセスするだけで最新情報が手に入るので、メールでのファイル送信や、サーバーへのアップロードは必要ありません。

「エクセル」と「CRM(顧客管理システム)」顧客管理に優れているのはどちら?

  • データ管理
  • 業務効率
  • 情報の精度
  • データ分析
  • データ活用
  • データ管理
  • 業務効率
  • 情報の精度
  • データ管理
  • データ活用

エクセルの場合

膨大な数のファイルが存在する

CRM 脱エクセル:エクセルによる顧客管理イメージ図

CRMの場合

すべての顧客データを集約できる

CRM 脱エクセル:見込み客のビュー画面

エクセルの場合

ファイル探しや更新待ちなどのタイムロスが発生する

CRM 脱エクセル:エクセルの読み取り専用画面

CRMの場合

知りたい情報を瞬時に把握できて、同時アクセスが可能

CRM 脱エクセル:データの検索画面

エクセルの場合

履歴が残せず、誤った情報に上書きされるリスクも発生

CRM 脱エクセル:エクセルによる煩雑なファイル管理イメージ

CRMの場合

分かりやすい画面構成で情報を正確に入力し、更新履歴も一目瞭然

CRM 脱エクセル:履歴画面

エクセルの場合

データの収集、集計作業に時間がかかる

CRM 脱エクセル:エクセルの読み取り専用画面

CRM の場合

自動で集計され、常に最新のレポートにアクセス

CRM 脱エクセル:レポート画面

エクセルの場合

システムへデータを流し込む際に、手作業でのインポートが必要

CRM 脱エクセル:エクセルのインポート画面

CRMの場合

豊富なサービス連携でかんたんにデータを同期

CRM 脱エクセル:ヘルプデスクツール「Zoho Desk 」との連携画面

顧客管理ソフトの主な機能

では、実際に顧客管理ソフトが備える機能をいくつか紹介します。

 

顧客管理機能

見込み客の獲得から営業アプローチ、商談の獲得から受注に至るまで、顧客に関連するあらゆる情報を一元的に管理します。
顧客管理機能の詳細はこちら

 

SFA/セールスオートメーション機能

お礼メールの送信やタスクの割り当て、商談レポートの定期送信など、日々のルーチンワークを自動化します。
SFA/セールスオートメーション機能の詳細はこちら

 

マルチチャネルコミュニケーション機能

電話やメール、ソーシャルメディアなど、あらゆるチャネルを経由して行われる顧客とのコミュニケーションを集約して管理します。
マルチチャネル機能の詳細はこちら

 

分析機能

Zoho CRM に蓄積されたデータを自動で集計し、レポート・ダッシュボードで分かりやすく可視化します。KPIの達成状況や今後の見通しをすぐに把握でき、活動の改善に役立ちます。
分析機能の詳細はこちら

 

カスタマイズ機能

情報を分類するタブや入力項目の追加、編集など、ビジネスモデルや要件に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
カスタマイズ機能の詳細はこちら

 

マーケティングオートメーション機能

顧客の基本情報と行動パターン、購入傾向などの属性情報を基に顧客を分類し、最適化されたナーチャリングアプローチを実施できます。
マーケティングオートメーション機能の詳細はこちら

 

チームコラボレーション機能

チーム全体での目標達成を実現するためには、円滑なコミュニケーションと情報共有が欠かせません。メンバーのモチベーションアップとスムーズな情報共有に役立つ機能で、目標達成を後押しします。
チームコラボレーション機能の詳細はこちら

 

AI(人工知能)機能

提案型の営業アシスタント「Zia(ジア)」を搭載しています。連絡の取りやすい時間帯の提案や、定型作業の自動化を提案することはもとより、顧客に合わせたおすすめ商品の提案、売上予測の提示など、営業担当者の日々の活動をアシストします。
AI(人工知能)機能の詳細はこちら

 

モバイルアプリ

モバイルアプリを無料で提供しています。時間、場所にとらわれることなく、顧客データや商談状況の把握、営業指標の確認を行えます。
モバイルアプリ機能の詳細はこちら

顧客管理システムの選び方

顧客管理の重要性が認知されるとともに、数多くの顧客管理システムが登場しました。ここでは、
エクセルを使用したデータ管理からの移行先として適切な製品を選ぶためのポイントを紹介します。

自社の要件を定義し、必要な機能を正しく理解する

システムの導入は、課題解決のための手段にすぎません。
まずは自社の要件と導入目的を十分に整理し、実現するために必要な機能を正しく理解することから始めましょう。

「無料」だけを重視しない

無料で利用できる顧客管理システムは、イニシャルコストやランニングコストがかからない点が大きな魅力である一方、ユーザー数や利用できる機能に制限があります。有料の製品であっても月額1,000円程度から利用できるものも多く存在するので、自社の要件を満たすシステムを選ぶことを重視しましょう。

クラウド型(SaaS型)を中心に検討する

クラウド型システムは、調達や保守にかかる費用が少額で、機能更新のスピードや拡張性においても優れています。
コストパフォーマンス重視で顧客管理システムを選ぶなら、クラウド型(SaaS型)がおすすめです。

Point!

顧客管理システムの活用は、営業部門の業務効率化を促し、最終的には売上の向上にも貢献する施策です。特にクラウド型の顧客管理システムなら、最低限のコストでエクセル以上の効能を得られるため、ぜひ導入をご検討ください。

まずはお気軽にZoho CRM をお試しください。

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