ビジネスでは売上状況や純利益などの販売レポートはもちろん、コールやタスクの処理などの活動レポートなどさまざまなレポートを作成する必要があります。経営者やマネージャーはこうしたレポートに基づき状況を正しく分析し、戦略に活かすことが求められます。ここでは、Zoho CRMのレポート・ダッシュボードの活用するポイントやレポートの例をご紹介します。

CRMを利用してレポート・ダッシュボードを作成する際のポイント

  • 分析したい指標を整理する

    会社の経営者、マネージャーは主に以下3つのカテゴリーのレポートを月次、四半期、年次、昨対比などさまざまな視点で分析する必要があります。

    販売レポート活動レポート販売目標
    売上コールコンバージョン
    純利益タスクパイプライン
    傾向イベントサイクル(期間)

    分析する視点に応じてダッシュボードを分類し、各種レポートを作成・配置しましょう。これにより、各指標を常に把握しながら活動を行い、必要な対策を講じることが可能になります。

    また、営業チームの担当者は自分のタスクやパフォーマンス、他のメンバーとの比較など個人として把握すべき指標をまとめ、ダッシュボードに設置すると良いでしょう。

  • 作成したいレポートと必要なデータを整理する

    ビジネスレポートを作成する際には、どのような指標をどのような形で分析したいのかをまず整理します。例えば、販売状況を分析したい場合には、「今週の受注・失注件数」「今月の最優秀営業担当者」「今期の売り上げ」などが確認したいレポートでしょう。このように、作成したいレポートをリスト、棒グラフ、円グラフ、パイチャート、ピポットテーブルなど、どのようなレポート形式で表示したいのかをまず検討します。

    こうした分析レポートを地域別、商品別などで分析する場合には、CRMに登録されたデータによってフィルタリングをする必要があります。そのため、CRMに登録するデータは分析したいレポートの基準を考慮し、カスタム項目として設置しておくと良いでしょう。

    レポート・ダッシュボード機能の活用例

    ここでは、レポート・ダッシュボード機能を利用して作成できるビジネスレポートの例をいくつかご紹介します。

    • レポート機能の活用例
    • ダッシュボード機能の活用例
    パイプライン分析レポート

    ファネルレポートを利用し、見込み客の獲得から商談、受注までの各ステージのコンバージョン率を分析します。 この時、総合的な成果だけでなく、エリアや営業担当者、見込み客の獲得経路別などの分析軸を追加することで、より洞察が得られるレポートを作成できるでしょう。

    CRM レポート機能活用例:パイプライン分析のファネルレポートを表示する画面
    商談状況分析レポート

    商談の受注・失注件数の異常値をモニタリングし、商談状況を分析します。これにより、売上に影響する課題を早期に発見し、スピーディーな対策が行えます。問い合わせの発生件数や契約のキャンセル件数などをモニタリングすることもこの異常分析では有効でしょう。

    CRM レポート機能活用例:商談状況分析レポートのグラフを表示する画面
    ROI分析レポート

    広告宣伝費用を投資しているキャンペーンはその投資コストに対する売上金額を分析し成果を可視化しましょう。この時、CRMに登録するキャンペーンを分析したいレポート指標に応じて登録しておくと便利です。こうしたレポートは、今後の広告投資の改善に利用できます。

    CRM レポート機能:ROI分析レポートを表示する画面
    目標設定と効果分析レポート

    各種広告キャンペーンの目標売上金額や見込み客の獲得数、商談発生数などを設定し、その達成度を把握しましょう。ビジネスでは、全体の目標値を設定し、それを実現するために各施策に配分します。目標に対して実際の結果が異なる場合には、それに応じて柔軟に目標値を変更することも、全体目標達成に向けて重要なポイントです。

    CRM レポート機能:目標設定と効果分析レポートのグラフを表示する画面
    販売成績の予測レポート

    販売成績の分析では、実際の売り上げ金額だけでなく、現在積み上がっている商談の確度から今後の売上予測を立てることも重要です。 CRMに確度とパーセンテージ(%)を定義し、それに基づく売上予想を立てることで、現在の活動状況を考慮した販売成績の分析が可能になります。

    CRM レポート機能:販売成績の予測レポートとグラフを表示する画面
    担当者のパフォーマンスレポート

    各営業担当者の商談状況について、ステージ別に把握するパフォーマンスレポートを活用することで、担当者ごとの強みや課題点が可視化されます。タスクの処理数や荷電数のパフォーマンスレポートと合わせて分析すると、より洞察を得られるレポートを作成できるでしょう。

    CRM レポート機能:担当者のパフォーマンスレポートを表示する画面
    営業マネージャー向け

    営業マネージャーは目標に対する進捗を常に把握し、影響を与える可能性を即座に察知し、対策を講じなければなりません。この時、全体的な目標金額に対する達成度だけではなく、その要因となる各営業担当者の販売成績状況や見込み客の獲得件数など販売プロセスの過程を考慮し、それぞれのステージ状況が一目で把握できるダッシュボードを作成するようにしましょう。

    営業担当者向け

    営業担当者は自身の販売成績はもちろん、チーム全体での進捗情報を把握することで、「今どのような状況にあるのか」そして「今後どのような活動を行わなければならないのか」を把握することができます。 こうした状況を把握した上で活動をすることは、必要な活動が可視化されるだけでなく、モチベーションの向上にもつながります。

    マーケティング向け

    マーケティングの活動では、見込み客を獲得し、商談化へと誘導するナーチャリングのアプローチが実施されます。そのため、マーケティング担当者は見込み客の獲得状況やナーチャリングの各ステージへの変換状況、そして商談化・売り上げへの貢献度を分析する必要があります。こうした状況を可視化することで、活動の最適化や広告宣伝予算の配分に活かすことができます。

ビジネス課題別の活用例

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