القوالب
Zoho Payroll يقدم كل من قوالب الدفع (قالب التسوية العادية والكامل والنهائية) وقوالب الحروف (قالب شهادة الراتب ومراجعة الراتب).
قوالب Payslip
يمكنك تخصيص الطريقة التي تريد أن تبدو بها شرائح المدفوعات لموظفيك في هذا القسم من الإعدادات. هناك نوعان من قوالب الدفع:
قوالب Paylip العادية
بمجرد معالجة الراتب الشهري ، تحتاج إلى إرسال شريحة الدفع إلى موظفيك. يمكنك اختيار قالب افتراضي من بين الخيارات التالية:
- معيار
- مصغرة
- بسيط
- ضوء
- جدول بيانات بسيط
- المهنية
- أنيقة
لتكوين شريحة دفع منتظمة:
- انتقل إلى الإعدادات على الشريط الجانبي الأيسر وحدد القوالب.
- حدد قالبًا من القائمة وانقر فوق إعداد افتراضيًا أو معاينة.
أثناء إرسال شرائح الدفع ، يمكنك اختيار تضمين ** PAN** و YTD و Department و Work Location. يمكنك أيضًا اختيار تضمين أي حقول ** مخصصة** ربما تكون قد أنشأتها. يمكنك أيضًا إضافة شعار المنظمة ** وتغيير حجمه بشكل مناسب لعرضه في شريحة الدفع.
لتحرير تفضيلات Paylip:
- تحوم فوق قالب وانقر فوق أيقونة **عدل.
- تحقق أو قم بإلغاء تحديد الخيارات المطلوبة.
ملاحظة: يمكنك تضمين خمسة حقول مخصصة كحد أقصى في قالب.
- انقر حفظ.
ملاحظة: لن تنطبق التغييرات التي أجريت على قالب إلا على هذا القالب المحدد.
Final settlement Payslip Template
يمكنك تخصيص شريحة دفع التسوية النهائية التي ترسلها إلى موظفيك الذين تم إنهاء خدمتك بعد معالجة مدفوعاتهم النهائية. لتخصيص:
- انتقل إلى الإعدادات > Payslip Templates > Final Settlement Payslips.
- تحوم فوق قالب وانقر فوق أيقونة **عدل.
- تحقق أو قم بإلغاء تحديد الخيارات المطلوبة.
- قم بإجراء تغييرات على ** إعلان المتلقي** ، إذا لزم الأمر.
- انقر حفظ.
قوالب الرسالة
يقدم Zoho Payroll ميزة متعددة الاستخدامات لإنشاء ثلاثة أنواع أساسية من قوالب الحروف: قالب شهادة الراتب وقالب مراجعة الراتب وقالب خطاب المكافأة. تم تصميم هذه القوالب لتوفير معلومات شاملة للموظفين ويمكن تخصيصها بسهولة من خلال أقسام مختلفة.
- قالب شهادة الراتب
- قالب خطاب مراجعة الرواتب
شهادة الراتب
قالب شهادة الراتب من Zoho Payroll هو وثيقة شاملة تعمل كتأكيد رسمي على أرباح الموظف وتفاصيل التوظيف. تتضمن المعلومات الأساسية تفاصيل التكلفة إلى الشركة (CTC) ، مع توزيع الأرباح الشهرية والسنوية عبر مكونات مختلفة مثل بدل الإيجار المنزلي وخطط الاستحقاقات المرنة.
لإرسال خطابات شهادة الراتب إلى الموظفين ، سيتعين عليك تمكينها وتكوينها. إليك كيف:
- انتقل إلى الإعدادات على الشريط الجانبي الأيسر وحدد القوالب.
- حدد قالب شهادة الراتب في الشريط الجانبي الأيسر.
- انقر تمكين.
بعد ذلك ، يمكنك تخصيص الأقسام التالية:
- تخصيص الرأس: يمكن تصميم الرأس ليشمل اسم المؤسسة وعنوانها والتفاصيل الأخرى ذات الصلة.
- تحميل الشعار: لدى المستخدمين خيار تحميل شعار مؤسستهم للحصول على مظهر العلامة التجارية.
- عرض عنوان المنظمة: يمكن عرض عنوان المنظمة في الرأس لمزيد من السياق.
نصيحة: لمواصلة تخصيص تنسيق عنوان المؤسسة، انقر فوق Customize Format لإدراج أصحاب المواقع الذين يملأون التفاصيل المحددة ديناميكيًا. يشمل أصحاب المناصب الشائعة للعناوين {عنوان الشارع} و {المدينة} و {الدولة} و {الرمز البريدي} و {البلد} وأكثر من ذلك بكثير. يضمن هذا التخصيص أن معلومات العنوان مأهولة تلقائيًا بناءً على التفاصيل الحالية للمؤسسة.
إدارة المحتوى
بمجرد إعداد قسم الرأس الخاص بك ، يمكنك بسهولة تعديل جسم الرسالة لتناسب احتياجاتك. انقر فوق إدارة المحتوى لتحرير الرسالة وتنسيقها.
يمكنك أيضًا إدراج أصحاب المناصب مثل {اسم الموظف} ، {CTC السنوي الحالي} ، وما إلى ذلك ، ضمن القالب ، بحيث لا تضطر إلى إعادة كتابة الرسالة بأكملها يدويًا لكل موظف.
انقر فوق المعاينة لمراجعة الرسالة مع أحدث التغييرات قبل الانتهاء منها وإرسالها. تضمن ميزة المعاينة أن جميع التخصيصات تنعكس بدقة.
تفاصيل التوقيع: يمكن للمستخدمين تسجيل تفاصيل التوقيع ، مضيفًا لمسة شخصية. يمكنك تحميل التوقيع، وإدخال التحية الختامية وتفاصيل التوقيع.
قسم footer: لديك المرونة لتخصيص footer وفقًا لتفضيلاتك. دمج أصحاب المناصب مثل {الاسم} أو {البريد الإلكتروني} أو {العنوان} لإضافة لمسة احترافية إلى نهاية رسالتك.
بمجرد تخصيص القالب ، انقر فوق حفظ وتمكين.
بمجرد تخصيص قالب الرسالة ، يمكنك اختيار العرض لموظفيك في بوابة الموظفين. إليك كيف:
- انتقل إلى الإعدادات على الشريط الجانبي الأيسر وحدد Preferences.
- حدد بوابة الموظفين.
- حدد خيار عرض الشهادة ** في البوابة**.
قالب خطاب مراجعة الرواتب
يعد قالب خطاب مراجعة الراتب في Zoho Payroll أداة اتصال رسمية تستخدم لإخطار الموظفين بالتغييرات في هيكل رواتبهم. تحتوي الرسالة على أخبار إيجابية حول مراجعة الرواتب اعتبارًا من تاريخ محدد.
على غرار قالب شهادة الراتب ، توفر الرسالة تفصيلاً مفصلاً للراتب المنقح ، والذي يشمل مبالغ شهرية وسنوية لمختلف المكونات مثل بدل إيجار المنازل وخطط الاستحقاقات المرنة.
كما يؤكد القالب من جديد أن جميع شروط وأحكام العمل الأخرى لا تزال دون تغيير ويعبر عن توقعات الإدارة لاستمرار الأداء الممتاز للموظف.
لإرسال قوالب مراجعة الرواتب للموظفين ، سيتعين عليك تمكينها وتكوينها. إليك كيف:
- انتقل إلى الإعدادات على الشريط الجانبي الأيسر وحدد القوالب.
- حدد Salary Revision Template في الشريط الجانبي الأيسر.
- انقر تمكين.
بمجرد تمكين قالب الحروف ، يمكنك تكوينه بالنقر فوق أيقونة Edit.يمكنك تخصيص الأقسام التالية:
تخصيص الرأس: على غرار قالب شهادة الراتب ، يمكن تخصيص الرأس بتفاصيل المنظمة.
تحميل الشعار: يضيف تحميل الشعار لمسة احترافية إلى الرسالة.
قسم القدم:
تفاصيل التوقيع: توفر تفاصيل التوقيع القابلة للتخصيص إغلاقًا احترافيًا للرسالة.
بمجرد تخصيص قالب الرسالة ، يمكنك اختيار العرض لموظفيك في بوابة الموظفين. إليك كيف:
- انتقل إلى الإعدادات على الشريط الجانبي الأيسر وحدد التفضيلات.
- حدد بوابة الموظفين.
- حدد عرض الراتب مراجعة الرسالة في البوابة الخيار.
