Fluxo de Trabalho ágil com WorkDrive e Zapier

Fluxo de trabalho ágil com workdrive e zapier - Zoho

Se você deseja investir em um fluxo de trabalho ágil para a sua empresa, conte com o WorkDrive e o Zapier. Continue nos acompanhando e saiba como.

Implementar em uma empresa o fluxo de trabalho ágil de fato não é uma tarefa simples. Isso porque esse investimento depende de vários fatores, tais como o entrosamento da equipe, capacitação e uso das ferramentas adequadas, por exemplo.

Hoje com a disponibilidade de ferramentas digitais que temos, é possível investir em um melhor fluxo de trabalho, agregando agilidade, com mais facilidade. Alguns exemplos de recursos que podem te auxiliar nesse sentido são o Workdrive e o Zapier.

Confira a seguir como essas opções podem ser a solução ideal para o seu negócio.

O que é um fluxo de trabalho ágil?

A priori, destaca-se que o fluxo de trabalho pode ser entendido como a forma que a sua empresa coloca em prática todos os processos comuns do dia a dia. Além disso, esse fluxo inclui ainda o ato de mapear as tarefas feitas e perceber os padrões de repetições delas.

Nesse sentido, vemos que esse fluxo de trabalho abrange todos os processos da sua empresa, desde os administrativos até as estratégias de marketing e de pós-vendas. Com isso, vemos como o gerenciamento adequado e ágil do fluxo de trabalho é primordial para garantir o alinhamento da equipe com os objetivos da empresa.

Essa é uma forma de garantir que todas as tarefas serão executadas da maneira adequada. Por isso, no fluxo de trabalho, devemos encontrar a descrição e o passo a passo de todas as tarefas, além dos procedimentos para a realização e o agrupamento de atividades.

Qual o objetivo do fluxo de trabalho ágil?

Após entender o que é um fluxo de trabalho ágil, é interessante ressaltar que o seu objetivo é trazer uma visão mais clara ao gestor do que deve ser feito e qual o momento ideal para isso. Esse gerenciamento permite que você sincronize a execução de várias atividades ao mesmo tempo.

Além disso, o fluxo ágil de trabalho também proporciona mais interações e conexões com o intuito de avaliar quais ações ainda devem ser realizadas. A fim de aperfeiçoar o fluxo de trabalho, é importante mapear e melhorar processos internos da sua empresa. Com isso, esses dados auxiliam na solução de problemas com clareza, o que garante a fluidez, agilidade e o mínimo de obstáculos possíveis no fluxo como um todo.

Um ponto que merece destaque no gerenciamento de fluxo de trabalho é a automação dos processos de comunicação e da documentação. Isso porque ela é de grande valia para que a sua empresa economize tempo e diminua erros, com o auxílio dos recursos humanos com as mais recentes inovações da tecnologia.

Para isso, é de suma importância que os fluxos de trabalho automatizados se adaptem ao seu negócio, de forma a atender às necessidades específicas da sua empresa. Com esse gerenciamento, a sua empresa poderá organizar documentos, delegar tarefas e verificar prazos através de uma tecnologia que auxilia os processos.

Como ter uma equipe ágil?

Para ter um fluxo de trabalho ágil, é preciso ter uma equipe que acompanhe esse desempenho. Com isso, além de contar com recursos tecnológicos, é fundamental que a sua empresa pense e invista nos recursos humanos a fim de que o atendimento ao cliente se torne ágil e efetivo.

O primeiro passo é criar tarefas ideais para cada membro da equipe. Para que isso seja possível, é importante identificar as preferências de cada um, garantindo que todos estejam satisfeitos com o trabalho que receberam. Essa é uma maneira de alinhar os interesses do colaborador com os da empresa.

Vemos nesse momento a importância de investir em novidades com a finalidade de evitar a possível a falta de motivação de executar trabalhos mecânicos e repetitivos. Assim, os funcionários não se cansam da mesma rotina – o que pode desmotivá-los.

Uma boa ideia para manter a equipe sempre dinâmica e ágil é buscar incluir alterações na rotina de trabalho que o funcionário recebe, nos seus projetos e nas tarefas diárias. Não se esqueça também de estar, de forma frequente, avaliando os pontos fracos e fortes da sua equipe, trabalhando nos possíveis problemas do atendimento ao cliente, por exemplo.

Com isso, para que você consiga manter a equipe alinhada, atualizada com as tendências e ágil, incentive que os colaboradores:

  1. Estejam e entendam que precisam estar em constante desenvolvimento do ponto de vista profissional;
  2. Explorem possibilidades de soluções para os principais e mais frequentes problemas enfrentados pela equipe;
  3. Sintam-se motivados a melhorar o seu desempenho tanto individual e como em equipe; e
  4. Deem feedbacks acerca dos processos de trabalho que fazem parte, trazendo os possíveis gargalos.

Principais métodos ágeis que podem auxiliar a sua equipe

Tornar o fluxo de trabalho mais ágil é um objetivo em comum das empresas. Por isso, a fim de aliar uma equipe com motivação, é preciso utilizar métodos que podem auxiliar no gerenciamento deste fluxo. Isso porque elas existem com a finalidade de tornar mais fácil o trabalho de equipes que trazem como prioridade a necessidade de rapidez nas entregas.

Assim, uma equipe ágil, no geral, abrange um grupo pequeno de pessoas que trabalham de forma conjunta em projetos ou rotinas com orientação de metodologias ágeis.

Nesse sentido, é importante destacar que as metodologias ágeis foram criadas em 1990 com a premissa de substituir os modelos convencionais, que eram lentos e burocráticos na gestão de projetos. Assim, esses métodos ajudam a diminuir possíveis obstáculos no negócio e aumentam as habilidades da equipe na sua empresa.

Com isso, vemos que dentre os principais métodos ágeis que são usados nos dias atuais estão: Kanban, Scrum e SMART. Vamos conhecer um pouco sobre esses métodos a seguir.

Saiba que a escolha do melhor método para a sua equipe vai depender da demanda do negócio, principalmente. Logo, é primordial analisar esse fator antes de escolher qual método se adapta melhor às necessidades atuais.

Kanban

O primeiro método que trouxemos é o Kanban, que com certeza é o mais simples e mais usado por empresas. Isso porque o método se adapta bem a maioria dos negócios.

Assim, vemos que o Kanban traz consigo uma visão geral sobre o projeto e é composto por alguns checklists mais simples. Com isso, a divisão é feita por tarefas que precisam ser realizadas, estão sendo feitas e quais já foram finalizadas. Logo, esse método kanban auxilia a sua empresa a manter um ritmo de produção muito sustentável, o que evita gargalos e possíveis atrasos no projeto.

Scrum

Por outro lado, temos a metodologia Scrum que ajuda em especial na gestão e no desenvolvimento de projetos que são realizados a curto prazo. Esse método atua na compreensão de pontos positivos e negativos da equipe, criando um fluxo de entrega contínuo para a sua empresa.

Nesse sentido, vemos que o Scrum é baseado em conhecimentos que abrangem a experiência empírica. Isso significa dizer que tudo deve ser testado, em especial com a ajuda dos clientes, a fim de resolver problemas complexos com criatividade. O uso desse método é indicado para empresas com uma cultura de alto nível de colaboração.

SMART

Por fim, o último método que trouxemos é o Smart. Através da metodologia SMART podem ser criados objetivos mais reais e possíveis para obter êxito nos projetos e nas empresas. Assim, esse método é guiado com base em cinco princípios:

  • Specific: a meta precisa ser específica
  • Measurable: o objetivo deve ser mensurável
  • Attainable: o objetivo deve desafiar o time, além de ser alcançável
  • Relevant: deve ser relevante para o resultado do processo
  • Time-related: é necessário definir um prazo limite para a entrega do projeto

Crie um Fluxo de Trabalho Ágil na Prática

Na prática, para que você crie um fluxo de trabalho ágil na prática, é necessário contar com alguma das metodologias acima trazidas. Por exemplo, uma ótima forma de mapear o fluxo de valor do processo de trabalho é através de um método de gerenciamento ágil, como o Kanban.

Porém, você deve escolher uma metodologia que seja eficaz para o seu negócio. Assim, ao aplicar o método correto, você está agregando mais eficiência e agilidade no seu fluxo de trabalho. Vamos explorar os benefícios desse investimento abaixo com mais detalhes.

Transparência

A visibilidade é um elemento fundamental para o fluxo de trabalho, portanto um dos principais benefícios de se investir nesses métodos é um processo de trabalho transparente. No método kanban, vemos que essa visualização ocorre em um quadro Kanban.

Visualização do fluxo de trabalho

Visualizar e entender o seu fluxo de trabalho é primordial para o gerenciamento de projetos de trabalho do conhecimento. Uma vez que a saída final no geral é intangível, ela traz consigo uma forma mais rápida de trazer problemas à tona.

Desse modo, isso agrega a agilidade ao seu fluxo de trabalho, afinal, as equipes se tornam capazes de organizar rapidamente o fluxo de tarefas para maior eficiência quando necessário.

Adaptabilidade no local de trabalho

Aplique melhorias, uma de cada vez, no seu ambiente de trabalho, por mais que sejam pequenas, a curto prazo. Dessa maneira, você verá que os colaboradores terão mais liberdade para adaptar o seu processo com base em melhores práticas do método escolhido, e isso inclui a sua forma específica de execução de projetos.

Melhor Colaboração de Equipe

Por fim, ao escolher uma das metodologias trazidas acima, percebe-se um processo mais ágil no trabalho, além da melhoria na colaboração da equipe. Com as tarefas e seus status atuais vistos com facilidade, os membros da equipe poderão ter acesso ao que cada um dos colegas está trabalhando. Isso reduz os ruídos na comunicação interna, de forma a manter todos alinhados.

Como otimizar o fluxo de trabalho na sua empresa

Quando você identificar que é o momento ideal, crie um status para cada tipo de tarefa que está sendo executada no processo da equipe. Coloque uma descrição para cada status, como a concepção, projeto, revisão e teste. Cada uma dessas etapas funciona de uma forma diferente. Se preferir, as tarefas podem ter status individuais.

No geral, o ideal é que você utilize um conjunto resumido de status com o intuito de se comunicar com clareza com os colaboradores, entendendo em que fase cada um está. Uma dica interessante é que os status do projeto podem ser compartilhados com os outros setores da empresa.

A partir do momento que você cria um fluxo de trabalho, defina quais as métricas de maior relevância para os relatórios e o que os membros podem ter mais habilidade ou dificuldade para executar.

A fim de exemplificar melhor, trouxemos alguns questionamentos que podem estar presentes em um fluxo de trabalho bem projetado, como:

  1. Qual o tipo de trabalho que a equipe concluiu neste momento?
  2. Qual a situação atual da lista de pendências de trabalho: ela está aumentando ou segue no mesmo ritmo que a equipe?
  3. Quantos itens podemos encontrar em cada status?
  4. Existe algum tipo de obstáculo que pode ser responsável pela diminuição de produtividade da equipe como um todo?
  5. Quanto tempo a equipe precisa para conclusão de uma tarefa média?
  6. Quantos itens de trabalho não foram aprovados nos padrões de qualidade da sua empresa?

Esses são apenas alguns dos exemplos que você pode se basear para otimizar o fluxo de trabalho do seu negócio. Porém, cada empresa tem a sua própria realidade, e isso deve ser levado em consideração.

Desafios enfrentados no dimensionamento de um fluxo de trabalho

Empresas que possuem uma diversidade grande de equipes ágeis costumam enfrentar desafios especiais ao tentarem melhorar o seu fluxos de trabalho. Na maioria das vezes, as equipes buscam otimizar o fluxo de trabalho a fim de melhor refletir sua cultura ou processo exclusivo.

Contudo, é comum que surjam problemas no momento em que várias equipes que trabalham em um único projeto utilizam processos distintos. Esse é o primeiro desafio enfrentado, pois todos os colaboradores devem estar alinhados quanto às técnicas e demais métodos usados na empresa.

Nesse sentido, as equipes que pretendem se tornar mais ágeis devem trabalhar juntas a ponto de se beneficiar do compartilhamento de um único fluxo de trabalho. Assim, o uso do mesmo fluxo de trabalho é capaz de facilitar a transição de trabalho entre essas equipes, pois elas utilizam as mesmas convenções com o intuito de definir e entregar o trabalho.

Desse modo, a criação de um processo comum envolve, na maior parte das vezes, concessões dos dois lados. Essa é uma excelente forma de aprender umas com as outras, chegando a ter um fluxo de trabalho melhor no final.

Conheça o WorkDrive

Para ter um fluxo de trabalho mais ágil, é preciso investir, dentre outros fatores, em um gerenciamento adequado de documentos. Por isso, conhecer o WorkDrive é a melhor solução para o seu negócio. Isso porque essa plataforma conta com o compartilhamento seguro de arquivos, ideal para equipes modernas.

Nesse sentido, vemos que qualquer pessoa pode colaborar com o WorkDrive, tanto o projeto interno ou terceirizado. Essa é uma forma de compartilhar arquivos de maneira segura dentro ou fora de sua organização, controlar o acesso, acompanhar as edições e analisar as estatísticas de conteúdo partilhado.

Dentre os principais benefícios ao investir no WorkDrive, podemos citar:

  • Colaboração simplificada: pois a plataforma permite que você construa um espaço comunitário a fim de que sua equipe crie, organize e trabalhe nos arquivos com segurança. Com todos juntos na mesma página, é possível adicionar os colaboradores a uma Pasta de equipe e fornecer o acesso de acordo com cada função.
  • Compartilhar o seu trabalho do seu jeito: se você deseja aprimorar o seu trabalho antes de compartilhá-lo com a equipe, trabalhe no documento em rascunho ou use o recurso de conferência para conseguir operar sozinho. Depois, verifique o arquivo quando estiver pronto para colaborar.
  • Ser responsável por sua entrega: colabore como os membros de outros setores em tempo real e níveis de acesso granulares. Com o uso da plataforma é possível acessar um arquivo ou subpasta sem fornecer acesso a toda a Pasta da equipe.
  • Manutenção de seus documentos atualizados: essa é uma função que permite o acompanhamento de qualquer alteração que os colaboradores realizem em seus arquivos compartilhados. Assim, o WorkDrive traz notificações em tempo real sobre qualquer edição, o que simplifica a coleta de feedback de vários revisores em um só lugar.

Portanto, podemos concluir que o Zoho WorkDrive é uma ferramenta abrangente para compartilhar documentos on-line, podendo ser utilizada no Zoho Workplace, devido à integração desse e de outros apps.

Conheça o Zapier

Além do WorkDrive, o Zapier também é uma excelente ferramenta para investir em um fluxo de trabalho mais ágil. Isso porque o Zapier se trata de um serviço de terceiros que tem como principal objetivo conectar os mais variados apps da web.

Assim, é possível utilizar o Zapier com o intuito de se conectar ao Zoho Mail e outros aplicativos na web. Essa ferramenta é capaz de automatizar o fluxo de dados envolvendo os apps da web. Você pode, por exemplo, vincular a sua conta com os zaps integrados.

Por outro lado, a plataforma permite que você possa configurar o seu próprio zap a fim de criar um novo fluxo de trabalho e automatizar o link entre dois aplicativos. Destaca-se que um zap básico no Zapier possui um acionador em um app da web e uma ação em outro aplicativo.

Por exemplo, é possível configurar um zap para criar uma nota no evernote sempre que você receber um e-mail na pasta denominada de “ideas”. Outra função é a que permite o envio de um e-mail sempre que receber um novo tweet mencionando você.

Como usar o Zapier e o WorkDrive em um único lugar?

Se você deseja usar o WorkDrive e o Zapier, o Zoho Workplace é a resposta que você está buscando. Isso porque essa plataforma reúne em apenas um lugar todos os apps que a sua empresa precisa. Além do WorkDrive e o Zapier, você encontra outros recursos que tornam o fluxo de trabalho do seu negócio mais ágil.

Isso porque o Zoho Workplace é uma plataforma perfeita para conectar todos os funcionários em apenas um lugar. Além dos seus inúmeros benefícios, a ferramenta permite integrações com outros apps, o que otimiza ainda mais as vantagens de todos os recursos utilizados.

Assim, é possível ter acesso aos Zoho Apps, que são aplicativos da própria plataforma, como os seguintes, além do WorkDrive, Zapier e outros apps da web:

  • Zoho Campaigns;
  • Zoho Calendar;
  • Zoho Writer;
  • Zoho Sheet;
  • Zoho Show;
  • Zoho Cliq;
  • Zoho Docs;
  • Zoho Flow;
  • Zoho Projects;
  • Zoho ShowTime; e
  • Zoho Creator.

O Zoho Workplace é a melhor opção para minha empresa?

Com certeza o Workplace é a melhor opção para sua empresa. Qualquer empresa pode e deve fazer uso dessa plataforma, afinal, a sua premissa é justamente agregar melhorias à produtividade de uma organização. Por conta disso, essa plataforma é recomendada para empresas de qualquer porte.

Inclusive, ela serve para empreendedores autônomos e empresas de médio porte, por exemplo. Todos os recursos desta plataforma foram pensados cautelosamente para obter uma melhor eficiência no dia a dia, além de promover a colaboração da equipe.

Por isso, se você precisa de uma equipe mais produtiva, de um espaço de trabalho digital mais eficiente e fluxo de trabalho ágil, com certeza o Zoho Workplace é a solução ideal.

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