Você sabe como o Zoho Workplace pode ajudar a melhorar o trabalho em equipe? Acompanhe na leitura e descubra as vantagens!
Não é por acaso que o trabalho em equipe sempre foi um elemento essencial para o sucesso da empresa. Ele permite que você adicione diferentes pessoas e diferentes perspectivas para que, por mais difíceis que sejam, os problemas possam ser resolvidos.
Como uma empresa é um conjunto de pessoas dispostas a atingir os mesmos objetivos, aprender a trabalhar em conjunto pode aumentar a produtividade. Além disso, a colaboração pode tornar a empresa mais competitiva.
Como funciona o trabalho em equipe?
Trabalho em equipeé um grupo de pessoas realizando uma tarefa em conjunto, onde os membros envolvidos possuem habilidades e competências complementares. Dessa forma, o trabalho em equipe conecta as características das pessoas e divide as funções para atingir objetivos comuns.
Baseia-se na colaboração, trabalhando em conjunto para atingir um objetivo, não apenas um grupo de pessoas trabalhando juntas. Além disso, é certo que o trabalho em equipe é um meio de solidificar relações amigáveis e saudáveis entre as pessoas, melhorar o ambiente de trabalho e tornar as empresas mais coesas e motivadas na sociedade.
Dicas para garantir a eficiência no trabalho em equipe
A eficiência é a razão entre o tempo alocado e o tempo necessário para realizar a tarefa. Isso depende muito do empenho, dedicação e comprometimento do colaborador com as atividades relevantes. Mas se a eficiência de uma equipe depende das pessoas, como você como gestor pode colaborar para otimizá-la e garantir bons resultados?
1. Estabeleça os objetivos que devem ser atingidos e compartilhe com todos os membros da equipe
Divida as metas em metas pessoais e atribua responsabilidades e prazos. Quando você determina quando cada funcionário realiza uma atividade, fica mais fácil cobrar se houver atraso.
No entanto, antes de definir metas, é importante ter dados sobre a duração de cada etapa do fluxo de trabalho. Essas informações podem ser obtidas por meio da identificação das capacidades e deficiências individuais de seus colaboradores ou quaisquer outros fatores que possam interferir na produtividade de suas equipes.
Saber quanto tempo realmente leva para executar uma tarefa e até mesmo calcular quanto tempo os funcionários gastam realizando atividades pode permitir que você organize melhor o cronograma de atividades do trabalho em equipe, levando a uma maior eficiência.
2. Não marque reuniões desnecessárias
Você precisa estabelecer uma reunião de rotina com sua equipe. Afinal, você precisa dar feedback sobre a evolução do trabalho e ouvir os funcionários sobre o processo. No entanto, tome cuidado para não ter muitas reuniões! Eles tiram tempo do trabalho de seus funcionários, o que pode se tornar tedioso se realizado com frequência.
Sempre avalie se o que você precisa dizer não pode ser resumido em um e-mail. Dessa forma, você não os distrairá da atividade nem interferirá no fluxo de execução do trabalho. Evite também reunir-se com muitas pessoas, pois elas podem ficar fora por mais tempo do que o necessário. Para reuniões mais dinâmicas, reúna-se individualmente com sua equipe sempre que possível.
3. Esteja preparado para execução do trabalho em equipe
O empregado deve ter acesso a recursos que lhe permitam realizar o trabalho em equipede forma satisfatória, o que inclui a manutenção da organização do ambiente de trabalho.
Um dos principais fatores que afetam a produtividade dos membros da equipe de trabalho é a organização espacial de suas tarefas. Isso significa que, além das tabelas organizadas, a área de trabalho ou área de trabalho virtual também deve ser organizada para acesso fácil e flexível a arquivos e diretórios.
Além disso, garanta que seus funcionários tenham acesso a softwares e sistemas projetados para executar suas tarefas corretamente. Também é importante ter os controles necessários sobre a instalação de outros aplicativos e programas que podem causar distração.
4. Liberdade não é falta de responsabilidade
Para evitar que o medo de ultrapassar os limites se torne um obstáculo para que sua equipe assuma riscos ou tome decisões, é fundamental ter clareza sobre a competência do seu funcionário. Em reuniões esporádicas, fica claro que cada membro da equipe deve fazer sugestões e promover a autonomia da equipe para a melhoria contínua.
5. Implemente um programa de treinamento para os novos colaboradores
Quando um novo colaborador é integrado, é absolutamente necessário ter treinamento suficiente para entender todo o escopo de trabalho na empresa, entender suas verdadeiras responsabilidades e as possibilidades de melhoria. Um funcionário que não for orientado e treinado na tarefa não conseguirá corresponder às suas expectativas e, com certeza, levará a uma queda na produtividade.
Isso também se aplica a ex-funcionários. Não presuma que seus funcionários estão trabalhando no nível mais eficaz, então implemente um programa de treinamento. Lembre-se, o treinamento é um processo, não um evento.
6. Esteja presente nos canais de comunicação interna
Se os contribuidores tiverem sugestões específicas para algum programa, certifique-se de que haja um fórum para eles expressarem suas opiniões. A insatisfação com a incapacidade dos funcionários de expressar seus pensamentos e opiniões afeta diretamente sua produtividade.
Canais oficiais de comunicação entre você e seus colaboradores podem ser estabelecidos por meio de softwares, como Zoho Workplace, grupos de e-mail ou comunicadores e aplicativos. No entanto, certifique-se de ter controle sobre esses itens para não perder o foco da sua comunicação. Se isso estiver acontecendo sem um canal específico, converse com sua equipe todos os dias e deixe claro que está disposto a ouvi-los.
7. Fique atento aos relacionamentos internos em sua equipe
Os funcionários que não desempenham suas funções adequadamente e que não conseguem expressar diretamente suas preocupações e contribuições levam a uma produtividade mais baixa e a um moral mais baixo em toda a equipe. Participar de todas as fases do projeto para minimizar esses problemas. Sempre converse com os funcionários sobre as tarefas que estão sendo executadas.
Com os dados de produtividade pessoal que você pode obter com seu software de monitoramento e gerenciamento, é fundamental mostrar a seus funcionários que eles estão envolvidos em projetos em andamento. Isso tornará os membros da equipe conscientes da importância pessoal de seu trabalho.
Essas são as nossas sugestões para ter eficiência no trabalho em equipe. Agora, se precisa potencializar com o uso de ferramentas, utilize o Zoho Workplace que oferece todos os recursos mencionados acima!
