Você sabe o que é um sistema kanban?

Você sabe o que é um sistema kanban? - Zoho

Confira o que é e como o sistema kanban pode beneficiar seu negócio! Nos acompanhe nesta leitura e saiba mais sobre o tema.

As indústrias em todo o mundo hoje usam ferramentas de visualização de dados para transformar as informações brutas e desorganizadas em algo útil e fácil de entender. Por quê? Porque o cérebro humano não está bem equipado para interpretar e analisar dados brutos.

Pelas estimativas de alguns pesquisadores, os humanos processam visuais 60.000 vezes mais rápido que texto ou números. Talvez ajude a explicar por que a indústria cinematográfica global está faturando bilhões! Portanto, não é surpresa que a visualização de dados tenha se tornado parte integrante da análise e melhoria dos processos de negócios nas organizações.

As ferramentas de visualização ajudam as empresas a reconhecer padrões e tendências mais rapidamente, simplesmente porque apresentam a analistas e executivos uma representação gráfica de seus processos.

O que é o Sistema Kanban? Como ele funciona para CRM?

Uma variedade de aplicativos podem ajudar um cliente com visualização de dados. No contexto do CRM, um quadro Kanban virtual pode ajudar a entender melhor os processos relacionados ao cliente, acompanhar o andamento de vários projetos e obter uma visão geral da carga de trabalho em termos de tarefas e fluxos de trabalho.

Um aplicativo Kanban substituirá as exibições de grade no CRM pelas exibições Kanban. Todos os registros em uma visualização específica, digamos ‘Todos os casos’ serão sistematicamente organizados em várias faixas nas seguintes categorias – Em andamento, Em espera, Aguardando detalhes, Pesquisando etc. De acordo com o status atual, os registros serão exibidos como cartões móveis nessas pistas. Esse arranjo forneceria clareza instantânea sobre fluxos de trabalho e tarefas pendentes no CRM.

Agora, veja quais são princípios básicos do Kanban:

1. Poder de visualizar com sistema Kanban

Uma das principais premissas por trás do método Kanban é a visualização, ou seja, tangibilizar seus projetos e fluxo de trabalho.

Isso é realizado através da construção e implementação de um quadro Kanban como mostrado acima. Ser capaz de ver literalmente o que precisa ser feito e onde todos estão no processo ajuda todos a permanecerem no caminho certo.

Os quadros Kanban neutralizam essa sensação incessante de precisar concluir apenas MAIS UMA tarefa porque fornece feedback visual de que cada tarefa está avançando até a conclusão. É o mesmo conceito que o seu professor de jardim de infância coloca um adesivo de estrela dourada brilhante ao lado do seu nome toda vez que você terminar sua lição de casa.

Ou, como outro exemplo, no caso de gerenciar uma agenda editorial com Kanban, um fluxo típico pode ser algo assim:

Ideias de conteúdo → Enviado ao redator → Primeiro rascunho → Em revisão → Aprovado → Publicado

Se o cartão Kanban associado à sua tarefa chegou à coluna ‘Publicado’, você deve se sentir confiante de que tudo para prepará-lo para sua estreia pública foi concluído antes de clicar em ‘publicar’.

2. Limitar WIP

Se a mentalidade usual em um local de trabalho é completar o maior número possível de tarefas, então a ideia de cortar qualquer trabalho em andamento (WIP) pode parecer contra-intuitivo, certo? Bem, não se todos os produtos acabados estiverem meio assados.

O método Kanban visa limitar o número de tarefas executadas ao mesmo tempo – uma ideia que remonta aos dias de fabricação de carros do Kanban, onde gastar tempo e dinheiro construindo peças desnecessárias ao produto final resultava em um desperdício óbvio de recursos. .

Basicamente, o WIP é como se o Google Chrome só permitisse que você abrisse seis abas ao mesmo tempo. Impede que você deixe aquele artigo da Wikipedia sobre alguma banda brasileira de Metal dos anos 80 em um eterno purgatório na sua lista de leitura.

O WIP também é bom porque, como a maioria das coisas no Kanban, pode evoluir com o tempo e a experiência. Por exemplo, o limite de WIP de uma determinada equipe de desenvolvimento pode começar em 2 tarefas/cartões, mas à medida que sua eficiência e conforto com o sistema se desenvolvem, talvez esse limite aumente com o tempo.

Como acontece com a maioria dos sistemas ágeis, o Kanban trata de monitorar o progresso e transformar essas métricas em auto-aperfeiçoamento tangível.

Depois que um item estiver totalmente concluído e movido para a categoria “Concluído”, sua equipe poderá inserir um novo item no fluxo de trabalho. Isso alimenta diretamente o próximo princípio central.

3. Gerenciar o fluxo de trabalho

Tanto a imposição de limites de WIP quanto a visualização permitem o gerenciamento do fluxo de trabalho – ou, em outras palavras, a redução de tempos de transição desnecessários ou “sem valor”.

O aspecto mais importante do gerenciamento de fluxo de trabalho é usar representações visuais para perceber onde os gargalos estão acontecendo ou onde sua equipe está sendo retida nos estágios de entrega.

Ajustes podem ser posteriormente incorporados para ajudar a desbloquear o ciclo de desenvolvimento. Por exemplo, se uma entrega estiver presa na seção de controle de qualidade do quadro, um membro da equipe pode ser realocado temporariamente do desenvolvimento para o controle de qualidade para agilizar o processo e fazer as coisas funcionarem novamente.

4. Ciclos de feedback

Um dos principais benefícios do quadro Kanban é que ele permite várias camadas de feedback interno.

O método Kanban fornece feedback visual – tradicionalmente usando quatro processos específicos: a reunião em pé; a revisão da prestação do serviço; a revisão das operações; e a análise de risco — para que os problemas possam ser resolvidos antes que se tornem uma bola de neve.

De certa forma, o quadro Kanban é basicamente um bebedouro intelectualizado. Ele permite que os membros da equipe se reúnam diariamente e discutam o andamento de suas tarefas de forma prática e simples.

Essas oportunidades de feedback permitem que os problemas de desenvolvimento e tempo sejam detectados antecipadamente, para evitar que erros aconteçam mais tarde no ciclo, onde certamente se tornarão progressivamente mais caros.

5. Melhorar e evoluir

Devido aos limites de WIP e visualização simples do Kanban, o sistema é adaptável a mudanças.

O Kanban permite que as equipes monitorem quase constantemente seu próprio progresso e eficiência, o que significa que mudanças e melhorias podem ser implementadas em tempo real. Como um quadro Kanban consiste basicamente em mover cartões da esquerda para a direita, tudo é facilmente rastreável.

O bom do Kanban é que ele permite que o fluxo de trabalho seja medido. Digamos, por exemplo, que você pode ver que dois cartões Kanban são preenchidos por dia, de forma consistente, ao longo de algumas semanas. Você pode usar esse conhecimento para planejar projetos – se a quantidade média de cartões Kanban concluídos por dia for 2, você realmente tentará fazer 3 em um dia?

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