Board Kanban: personalize seu CRM

Board Kanban personalize seu CRM - Zoho

Board Kanban trata-se de uma técnica de gerenciamento de projetos que visa gerenciar o trabalho priorizando tarefas e equilibrando as demandas de acordo com a capacidade disponível.

Sua função, aliada ao CRM, auxilia a ver nossos pontos fracos rapidamente e a garantir que estamos utilizando nossos recursos da melhor maneira.

Neste artigo, saiba como personalizar seu CRM usando o método Board Kanban.

Board Kanban: o que é e como personalizar seu CRM?  

O Board Kanban interativo para CRM oferece uma visão intuitiva de todos os seus registros de CRM em entidades e processos de negócios. Não é apenas visualmente atraente, mas fornece uma visão sobre os fluxos de trabalho organizacionais. Isso aumenta a adoção do CRM e aumenta a produtividade ao adicionar a visão Kanban para seus processos.

Os registros, presentes como métricas, podem ser movidos por um simples arrastar e soltar. Além disso, você também obtém diferentes esquemas de cores para as raias e cartões Kanban. O Quadro Kanban interativo oferece a capacidade de habilitar a visualização Kanban em todas as entidades. Essas entidades podem ser contas, leads, atividades, contatos e muito mais.

O que é Board Kanban?  

Kanban é um método para ajudar as equipes a equilibrar o trabalho que precisam realizar com a capacidade de cada membro da equipe. Os itens de trabalho são retirados de um backlog do produto para um fluxo constante de trabalho na estrutura Kanban, que é baseada em uma filosofia de melhoria contínua.

Trata-se de nada mais nada menos do que um tipo de gerenciamento de projeto visual onde as equipes podem visualizar melhor sua carga de trabalho e processo, são usados para implementar a estrutura Kanban.

O trabalho é exibido em um Board Kanban, ou seja, em um quadro de projeto estruturado por colunas. Cada coluna indica uma fase diferente do projeto. Colunas como:

  1. A)  fazer;

  2. B) Em andamento;

  3. C) Concluído

Portanto, para resumir, Board Kanban é uma técnica de programação visual que torna mais fácil planejar o trabalho, agendar entrega e assim por diante. A principal vantagem do Kanban é que ele aumenta a eficiência geral do trabalho e minimiza significativamente os gargalos do sistema.

Como funciona o Board Kanban?  

Suponha que sua equipe esteja iniciando um novo projeto. Você precisará de uma maneira simples de visualizar o trabalho para poder acompanhar quem está trabalhando em quê, em que estágio está e quando deve chegar. Você pode vasculhar os documentos, planilhas, emails e mensagens de seu projeto para reunir essas informações ou pode usar um quadro Kanban para ver tudo em um só lugar.

Board Kanban são tipicamente quadros virtuais com colunas que refletem estágios de trabalho (embora eles ainda possam ser desenhados em quadros brancos e rastreados usando notas adesivas!). Uma tarefa é representada por cada “cartão” em um quadro Kanban, e o cartão de tarefa passa pelos estágios do trabalho conforme é feito. As equipes que usam um sistema Kanban normalmente trabalham juntas em um único quadro Kanban, com tarefas atribuídas a membros individuais da equipe.

Principais elementos do Board Kanban: personalize seu CRM  

Quadros Kanban podem ser divididos em cinco componentes:

1. Sinais visuais  

As placas gráficas são uma das primeiras coisas que você notará sobre um Board Kanban (adesivos, tickets ou outros). Todos os projetos e itens de trabalho de uma equipe Kanban são escritos em cartões, geralmente um por cartão.

Cada cartão pode conter um andar de usuário para equipes ágeis. Esses sinais visuais, uma vez no quadro, permitem que os colegas de equipe e as partes interessadas compreendam instantaneamente no que a equipe está trabalhando.

2. Colunas  

As colunas são outra característica distintiva do quadro Kanban. Cada coluna representa uma atividade diferente que constitui um “fluxo de trabalho”. Os cartões se movem pelo procedimento até chegarem ao fim. Os fluxos de trabalho podem ser tão simples como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído” ou tão sofisticados como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”.

3. Limites de trabalho em andamento (WIP)  

O número máximo de cartões que podem estar em uma coluna a qualquer momento é conhecido como limite de WIP. Não pode haver mais de três cartões em uma coluna com um limite de WIP de três. Quando a coluna está “esgotada”, a equipe deve examinar esses cartões e movê-los adiante antes que novos cartões possam ser adicionados ao fluxo de trabalho. Essas restrições de WIP são cruciais para identificar gargalos de processo e maximizar o rendimento. As limitações do WIP servem como um sistema de alerta precoce se você assumiu muito trabalho.

4. Ponto de Compromisso  

Os quadros Kanban frequentemente têm um acúmulo de trabalho. Clientes e colegas de trabalho podem deixar ideias de projetos aqui para que a equipe as cole quando estiverem prontas. O ponto de comprometimento ocorre quando a equipe aceita uma ideia e começa a trabalhar no projeto.

5. Ponto de entrega  

O fim do fluxo de trabalho de uma equipe Kanban é o ponto de entrega. O ponto de entrega para a maioria das equipes é quando o produto ou serviço está nas mãos do consumidor. O objetivo da equipe é mover os cartões o mais rápido possível do ponto de compromisso até o local de entrega. O Lead Time é a quantidade de tempo decorrido entre os dois. As equipes Kanban estão constantemente trabalhando para reduzir os tempos de entrega tanto quanto possível.

Mas afinal, quando usar o Board Kanban?  

Kanban é atualmente empregado na atividade de bens intangíveis, como desenvolvimento de software, apesar de suas origens na indústria de bens físicos. Kanban pode ser a metodologia de gerenciamento de projeto perfeita para aplicar ou sobrepor aos procedimentos existentes, dependendo do seu fluxo de trabalho.

No entanto, dada a capacidade reduzida de prever cronogramas de entrega, os seguintes aspectos devem ser considerados ao decidir se Kanban é a estratégia correta para sua equipe:

  • Você precisará de um sistema de software otimizado;

  • Estimativa não é necessária;

  • A importância da melhoria contínua foi anteriormente sublinhada;

  • Você gostaria de poder lançar novas tarefas a qualquer momento;

  • Grandes mudanças não combinam com sua equipe;

  • O sistema deve ser simples de compreender;

  • Você gostaria de melhorar o processo de entrega;

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Com essas dicas você vai conseguir personalizar seu CRM e tomar decisões ainda mais assertivas.

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