CRM Excel vale a pena?

CRM Excel vale a pena - Zoho

Saiba se CRM Excel vale a pena! Afinal, o cadastro do cliente, muitas vezes, via Excel, pode ser desafiador em relação ao controle.

O cadastro do cliente, ação realizada, muitas vezes, via Excel, pode trazer um fator desafiador em relação ao controle do cadastro.

Sabe-se da importância em manter a organização dentro de uma empresa, principalmente quando se trata da base de dados bem estruturada a fim de tomar as devidas ações e melhorar o atendimento.

Geralmente, quando o cliente é convidado a preencher algum formulário é para que a empresa tenha acesso a informações importantes e atuar na sequência, porém as queixas são sempre as mesmas: em torno da desconfiança.

Neste artigo, entenda a importância de se adaptar ao mercado moderno por meio de soluções mais avançadas para o relacionamento com o cliente, como o uso de CRM.

Exatamente por isso, nesse artigo vamos dar dicas para você sair dessa situação, dar um gás na organização e conseguir controlar de uma vez por todas o cadastro de clientes.

CRM Excel: dicas para controlar o cadastro de clientes   

1- Recolha todas as planilhas de todos os departamentos da empresa

Solicite todas as planilhas do comercial, da equipe de adm vendas, do financeiro e não se esqueça da equipe de operação.

Fica bem complicado quando cada departamento possui uma base diferente, essa repetição de trabalho por setor além de custar muito para a empresa, ainda dificulta os processos e as interações com os clientes.

2 – Junte todas as informações em uma única planilha do CRM Exce

É extremamente importante criar uma planilha única com todas as colunas de todas as outras planilhas de modo que toda a informação corporativa esteja em único lugar.

Isso irá facilitar muito tanto na hora de compartilhar os dados como também não vai haver erros com informações desatualizadas no sistema.

3 – Estruture a base de dados

Quando todos os dados estiverem colocados em um só lugar é hora de tratar as bases de dados, sendo assim, é importante padronizar o formato de telefones, de CNPJ e CPF, formatar nome e sobrenome, endereços em rua, número, bairro, cidade e estado (um em cada célula).

É importante também que esse conteúdo não esteja poluído, é preciso ter as informações corretas e necessárias para facilitar a procura.

4 – Ajuste todos os dados que você possui

  • Deduplicação: você pode utilizar o próprio Excel para mesclar os registros duplicados, garanta que filiais não serão confundidas com matrizes e assim por diante;

  • Padronização: mantenha padronizado telefones, bairros, cidades e estados para que a consulta seja simples, objetiva e não permita que na mesma base haja, por exemplo, para o campo cidade: Rio, rio de janeiro, R de janeiro, RJ, entre outras variações.

  • Segmentação: procure segmentar todos os seus clientes por setor, indústria, região, faturamento, número de funcionários e outras categorias que fazem sentido para o seu negócio;

  • Enriquecimento: se não houver nenhum tipo de dado, crie novas colunas na planilha e distribua para que os usuários chaves desse processo enriqueçam essa base de dados completando, por exemplo, informações de segmentação conforme  citado acima;

  • Classificação: assim que os registros estiverem completos e segmentados, ainda é possível classificá-los, por exemplo, com informações de ciclo de compra, última compra e ticket médio de compras. Também tem à possibilidade de fazer uma classificação mais simples como a classificação ABC para faturamento ou potencial de compra;

  • Agrupe: para finalizar, após todo o tratamento, você já pode fazer filtros por região, faturamento, setor, então fazer agrupamentos e estruturação de carteiras de atendimento. Simplifica a vida! Usando o próprio Excel você pode criar várias carteiras estruturadas para a sua equipe, como por exemplo, contas chaves, contas médias por cidade, contas de atendimento telefônico, etc.

5 – Apresente a nova planilha e organize a rotina da equipe

Esse passo é fundamental após concluir a centralização de informações. Apresente os dados para todos os departamentos, discuta com eles se não há dados demais ou dados de menos.

É imprescindível que toda base de dados esteja na medida para atender as necessidades da sua equipe.

6 – Transfira seus dados para um sistema de CRM

Para facilitar todo o processo, nada melhor do que ter o controle de todos os cadastros em um sistema CRM.

O Zoho CRM é um sistema onde é possível administrar toda a empresa com soluções integradas.

Assim como é possível gerenciar, conectar e automatizar atividades de negócios em toda a organização.

7 –  Planeje visitas

Já com a ferramenta, sua equipe poderá lançar as visitas, reuniões, ligações, históricos de conversas, e-mails e muito mais.

Também é possível controlar o histórico de todos os seus clientes disponíveis em um só lugar. Gere gráficos, relatórios de visitas e tenha uma visão mais ampla sobre sua carteira de clientes.

8 –   Registre os negócios

Sua empresa pode ter o registro de vendas que estão em andamento, seus valores, estágios e probabilidade de fechamento, assim fica mais fácil gerenciar o funil de vendas do mês, ou do trimestre e assim direcionar suas ações nos pontos mais importantes e possibilitando maiores taxas de fechamento.

O trabalho pode parecer complicado, mas assim que for ajustado a sua empresa terá organizado o fluxo de informação corporativa em uma única base e daí em diante a informação nunca mais será fracionada, mas ajudará todos os setores.

Os departamentos ficarão muito mais organizados e produtivos.

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