Como criar uma planilha financeira online

Como criar uma planilha financeira online - zoho

A gestão financeira é um dos principais desafios da empresa. Acesse nossa postagem e saiba como criar uma planilha financeira online!

A gestão financeira é um dos principais desafios da empresa no dia a dia. No entanto, manter as operações saudáveis requer organização e disciplina.

Uma pesquisa realizada pelo Gartner em 2019 mostrou que 61% das PMEs brasileiras utilizam o Microsoft Excel ou outro software de planilha financeira online em sua gestão.

Embora muitas empresas estejam adotando soluções de tecnologia, 25% das empresas ainda usam caneta e papel, mas esquecem a ideia.

Com isso em mente, um dos métodos mais flexíveis, fáceis e eficazes é a planilha. Você pode se perguntar: “Tudo bem, mas por onde eu começo?”

Dicas para criar uma planilha financeira online

Ao longo do conteúdo, mostraremos de forma simples como montar uma planilha financeira online para controlar os ativos da sua empresa.

Porém, antes disso, é preciso entender por que e como isso pode ajudar no seu trabalho diário.

Em primeiro lugar, você verá que é neste documento que você vai dominar os números, indicadores e informações necessárias para não perder nenhuma ação.

A melhor maneira de obter uma gestão mais eficiente é por meio da transformação digital.

Portanto, as planilhas são a solução mais econômica para a introdução de mais tecnologia no processo financeiro.

Construir um para sua empresa pode parecer difícil no início, mas existem algumas etapas simples para construir um que atenda totalmente às suas necessidades.

Siga as etapas para ler e entender passo a passo, estamos prontos para ajudá-lo a construir planilhas de gerenciamento financeiro e economizar mais tempo.

1. Estruture a planilha financeira online da forma mais simples possível

Nem todo mundo possui habilidades avançadas em Excel ou outras ferramentas semelhantes. Pense em uma estrutura simples para que todos os funcionários possam alimentá-la e segui-la.

O ideal é que o documento só seja preenchido quando estiver pronto. Use fórmulas e outras ferramentas para automatizar o arquivo tanto quanto possível.

2. Defina as categorias das receitas e despesas    

Para organizar tudo que entra e sai, é preciso desenvolver um padrão para cada modalidade esportiva que a empresa faz.

Muitos, geralmente são divididos apenas em despesas e receitas. No entanto, se você estiver procurando por mais detalhes e controle, vá um passo adiante e crie categorias diferentes para cada entrada e saída.

Confira alguns exemplos abaixo:

Despesas

  • Operacionais

  • Administrativas

  • Tributárias

  • Trabalhistas

Receitas

  • Operacionais

  • Serviços

  • Vendas de mercadoria

  • Eventuais

Estes são alguns exemplos usados por diferentes empresas, mas lembre-se:

Personalize sua planilha financeira online o máximo possível com base na situação real de sua empresa.

Mesmo se você usar um modelo pronto, poderá ajustá-lo de acordo com as necessidades individuais do seu negócio.

Dica bônus: não se esqueça de criar uma guia para a categoria. Isso torna mais fácil lembrá-los e também ensina o processo para novos funcionários.

3. Crie um padrão para detalhar os itens na planilha

Ao definir as colunas da planilha financeira online, verifique os dados necessários para controlar adequadamente cada movimento.

Informações como data, histórico, categoria, tipo e saldo são essenciais.

Esta técnica é muito importante na hora de colocá-la em prática. Uma vez que haja um padrão claro, o preenchimento do conteúdo será mais rápido e eficiente, para que o processo de cadastro e acompanhamento sejam consistentes.

4. Divide as abas por mês

Na maioria dos casos, as demonstrações financeiras são concluídas mensalmente. Portanto, esse modelo organizacional pode ser muito adequado para o seu negócio.

Depois de definir a estrutura inicial, copie-a em uma nova guia e defina uma para cada mês separadamente. A organização desta forma ajudará no registro do exercício e na análise subsequente.

Mesmo se houver uma coluna de data, ela já foi cortada quando a revisão ou relatório é feito a cada dois meses.

Isso evita possíveis erros humanos e reduz o risco de falha na análise.

5. Tenha uma seção de metas dentro da planilha

Este conjunto de dados é muito interessante para sua planilha financeira online. Investimentos, contratos e outras despesas mais valiosas podem ser registrados e monitorados de perto nesta seção.

Ao criar metas, você pode monitorar até que ponto a empresa atinge o custo esperado sem afetar outras despesas.

Claro, a meta mudará com o tempo. Porém, uma vez definido tal objetivo, fica claro qual deve ser o próximo passo e aponta os erros e acertos até o momento da análise.

Lembre-se: as metas devem ser revisadas de tempos em tempos para entender o estado atual da empresa e se ainda fazem sentido.

6. Coloque instruções ao longo do arquivo 

Caso outros colaboradores utilizem a planilha financeira online, deve haver instruções de uso. Sem isso, o log móvel pode eventualmente se tornar fora do padrão e o documento perderá seu propósito.

Colocar caixas de instruções simples e lembretes no arquivo ajuda a mantê-lo organizado para que todos possam preenchê-lo da maneira correta.

Pense em frases rápidas e gatilhos simples. A ideia principal é lembrar detalhes e outras ações que muitas vezes são esquecidas. Portanto, esses pequenos erros serão evitados.

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Vantagens do software da Zoho:   

Divulgue para todos

Publique determinados intervalos da planilha financeira online ou o arquivo inteiro e incorpore os arquivos, como uma referência ou relatório, aos seus blogs/páginas ou até mesmo para criar um ambiente virtual para o seu novo modelo.

Compatível com o Excel

Trabalhe confortavelmente com arquivos do Microsoft Excel e em outros formatos, como .ods, .csv e .tsv. Você pode até mesmo baixar suas planilhas como arquivos .pdf e .html ou imprimi-las para referência.

Crie planilhas interativas

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Colaboração em tempo real

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