Automatizar atividades diárias: por que é útil e como fazer isso?

Você passa muito tempo fazendo tarefas repetitivas todos os dias? Essas tarefas consomem uma boa parte do seu tempo produtivo?

Então, você precisa saber que não está sozinho. De acordo com uma pesquisa da ABBYY, funcionários perdem cerca de 40 dias úteis por ano em tarefas que poderiam ser automatizadas. Outro estudo também afirmou que o tempo desperdiçado em tarefas repetitivas que podem ser automatizadas foi superior a 40%. Não é possível eliminar completamente as tarefas mundanas e repetitivas da nossa carga de trabalho, pois elas formam uma grande parte dela, mas sempre há uma maneira de economizar tempo. Se feito corretamente, você pode colher grandes recompensas usando fluxos de trabalho e automação de tarefas!

O mercado de automação de fluxo de trabalho cresceu aos trancos e barrancos nos últimos anos, à medida que mais e mais empresas procuram incorporar a automação de tarefas como parte de suas atividades diárias. O mercado, que foi avaliado em US$ 8,07 bilhões em 2019, deve atingir US$ 39,49 bilhões até 2027.

 

Por que você deveria automatizar suas tarefas?

Os benefícios são inúmeros quando se trata de automação. Embora a implementação possa precisar da ajuda de pessoas qualificadas para estabelecer sua automação de fluxo de trabalho, seu sistema deve estar próximo da autossuficiência quando estiver em funcionamento – o que economiza tempo e dinheiro para toda a organização.

 

 

Economize tempo

Imagine que você tenha uma tarefa diária de postar um tweet no Twitter. Você prefere agendar todas as postagens que planejou para aquela semana com antecedência ou seria mais confortável publicá-las manualmente todos os dias no mesmo horário?

 Vamos discutir os prós e contras de ter que fazer isso manualmente:

  1. Você precisa ficar de olho no relógio.
  2. Você teria que manter o conteúdo pronto e pressionar o botão “Post” na hora certa.
  3. Você precisa estar disponível em um determinado momento para publicá-lo, não importa o que aconteça, ou você não conseguirá fazer isso.

No entanto, um sistema de automação simples, como agendar uma semana de postagens de uma só vez, ajudaria você a fazer seu trabalho com antecedência, economizando tempo e preocupações!

 

Seja mais produtivo

A produtividade e a gestão do tempo estão diretamente relacionadas. Se você economizar mais tempo, terá mais tempo para fazer um trabalho de qualidade. Tarefas monótonas também podem prejudicar sua criatividade, o que pode atrapalhar sua produtividade.

A automação do fluxo de trabalho ajuda você a reunir dados de outros aplicativos em um único espaço, facilitando o gerenciamento dessas informações com mais eficiência. Por exemplo, se você usar um CRM e uma ferramenta de suporte técnico, poderá configurar fluxos de trabalho para sincronizar as informações do suporte técnico com o CRM. Dessa forma, você pode ver mais contexto rapidamente, economizar tempo ao alternar entre guias e fazer mais!

 

Não perca nenhuma tarefa ou prazo

A maioria das equipes usa uma ferramenta de gerenciamento de projetos para rastrear suas tarefas e prazos. Ficar de olho nos prazos pode ser difícil se você precisar verificar todas as tarefas manualmente. Nesse caso, você pode configurar lembretes de tarefas e metas, a serem entregues por e-mail ou uma simples notificação, a fim de manter sua equipe no caminho certo durante todo o ciclo de vida do projeto para evitar gargalos ou obstáculos.

 

Minimize as despesas

A inteligência artificial é comumente usada na automação, e isso ajuda a reduzir a necessidade de uma grande força de trabalho, pois o software ajuda a realizar a demanda. Se executado corretamente, isso pode ajudar a reduzir as despesas trabalhistas em determinados negócios. Um estudo realizado pela WorkMarket afirma que quase 31% dos líderes empresariais concordam que a automação leva à redução dos custos de mão de obra.

 

Como você pode começar a automatizar suas tarefas?

O escopo para automação é amplo. Tarefas repetitivas, trabalho administrativo e qualquer tarefa manual com um padrão definido podem ser automatizadas. Mas por onde você começa com a automação? Aqui está uma lista de etapas recomendadas para entender melhor como você pode começar a automatizar suas tarefas:

 

 

1. Identifique as tarefas que são repetitivas e consomem a maior parte do seu tempo

A chave para começar com a automação é primeiro identificar as tarefas que estão consumindo seu tempo. Analise essas tarefas para ver se elas são repetitivas ou possuem um padrão para automatizar. Por exemplo, digamos que você seja um líder de suporte e precise monitorar o desempenho de seus colaboradores. Um relatório semanal cumulativo do número de tickets de suporte fechados por cada atendente naquela semana ajudaria você a estudar melhor o desempenho da sua equipe. Esta é uma tarefa que pode ser automatizada!

 

2. Verifique como pode ser automatizado

Agora que você sabe qual tarefa deve ser automatizada, o próximo passo é descobrir como automatizá-la. Você pode configurar uma automação em seu software de suporte técnico para que um relatório semanal seja entregue em sua caixa de entrada, ou você pode trazer todos os detalhes do suporte técnico para um widget dentro do seu aplicativo de comunicação. Escolha o método que o ajudará a usar a automação em todo o seu potencial.

 

3. Encontre as ferramentas certas para automação

Depois de decidir o que automatizar e como você deseja automatizar, você precisa encontrar a ferramenta de automação certa para ajudar a implementá-la. Um bom aplicativo de colaboração oferecerá recursos de automação de fluxo de trabalho. Isso ajudará você a integrar seu aplicativo de colaboração com outros aplicativos externos que você usa diariamente. Você pode configurar a automação do fluxo de trabalho para trazer dados de outros aplicativos para dentro do seu aplicativo de colaboração ou enviar dados do seu aplicativo de colaboração para outros aplicativos externos integrados.

 

4. Configure a automação e pronto!

A automação do fluxo de trabalho às vezes é feita com a ajuda de extensões prontamente disponíveis que se integram a aplicativos externos, mas se você tiver um uso específico em mente e não conseguir encontrar uma extensão para ele, precisará fazê-lo do zero com a ajuda de codificadores. Depois que a automação estiver configurada, teste-a para verificar se funciona perfeitamente e faça as alterações necessárias.

 

Os aplicativos de colaboração em equipe se tornaram a necessidade da hora para a maioria das empresas com o início da cultura de trabalho remoto e híbrido. Ao escolher um aplicativo de colaboração para sua organização, certifique-se de selecionar um que ofereça automação de fluxo de trabalho para facilitar o trabalho de suas equipes. Isso ajudará a economizar tempo e maximizar sua produtividade.

A plataforma low-code integrada do Zoho Cliq, pode ser usada para criar extensões e automação de fluxo de trabalho em uma ampla variedade de aplicativos e pode ser totalmente baseada em seus requisitos.

 

Comece a automatizar suas tarefas repetitivas hoje mesmo para economizar tempo, maximizar a produtividade e melhorar sua eficiência!

 

Quer mais uma dica? Conheça o Workplace!

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