Gestão de Tarefas com Eficiência

Gestão de Tarefas com Eficiencia - Zoho

Gestão de tarefas: neste artigo você verá a importância de ter uma boa estratégia em sua empresa.

É do conhecimento geral que os projetos são compostos por tarefas/subtarefas, cada uma das quais tem sua própria importância na conclusão bem-sucedida do projeto.

Agora, o único segredo para concluir um projeto com sucesso é gerenciar suas tarefas associadas com a máxima eficiência. E as estratégias de gestão de tarefas são o que ajudam um gerente de projeto a alcançar tudo isso com sucesso.

Em palavras simples, se você não tiver as estratégias certas para gerenciar sua equipe e suas tarefas, não poderá ter sucesso como gerente de projetos. Isso significa que você precisa colocar suas habilidades organizacionais em jogo.

Ao trabalhar em um projeto, você precisa identificar todas as tarefas, descobrir sua duração e envidar todos os esforços para evitar que elas fiquem atrasadas. Afinal, como gerente de projetos, você é a pessoa responsável por manter os projetos e as equipes nos trilhos, principalmente quando a pressão está no auge.

1. Defina os papéis de todos

Antes de começar com a alocação e gestão de tarefas, você precisa definir claramente as funções e responsabilidades de todos no projeto. É importante que todos na equipe saibam o que devem fazer e como seu trabalho afetará o progresso geral do projeto.

Isso unifica seus esforços e os membros da equipe podem alinhar seus esforços em uma direção.

Além disso, é assim que você constrói a responsabilidade e um senso de responsabilidade na equipe. Quando os membros da equipe têm uma compreensão clara do que se espera de seu trabalho, eles podem trabalhar com uma mente mais focada, em vez de ficarem confusos, que é a marca de uma equipe campeã.

2. Use Kanban para planejamento

Não há melhor maneira de planejar suas tarefas e projetos do que usar quadros kanban. Um quadro Kanban é basicamente uma representação visual do seu projeto e do progresso geral da sua equipe.

Para muitos empreendedores, aplicar o kanban para gestão de tarefas é uma das maneiras mais eficazes de classificar tarefas/atividades relacionadas ao trabalho.

A representação visual fornecida pelo kanban responde a todas as suas perguntas importantes como “quais tarefas estão sendo trabalhadas no momento?”, “quantas tarefas foram concluídas?”, “há alguma tarefa que provavelmente ficará atrasada?”, “o que tarefas que precisamos fazer a seguir?” , e assim por diante.

Por esse e muitos outros motivos, usar o kanban é imprescindível se você deseja otimizar a gestão de tarefas da sua equipe.

3. Concentre-se em uma tarefa de cada vez

Um grande erro que a maioria dos gerentes e equipes de projeto cometem ao trabalhar em projetos é fazer mais do que podem lidar de uma só vez. Como resultado, eles acabam não fazendo nada. Se você está considerando sua estratégia de gestão de tarefas, certifique-se de evitar multitarefa a todo custo.

Em vez de fazer tudo de uma vez, você pode considerar dividir grandes tarefas em subtarefas menores e, em seguida, concentrar-se em concluí-las uma a uma. Até os maiores profissionais do mundo admitiram ter dificuldades sempre que planejam fazer várias coisas ao mesmo tempo.

Portanto, mantenha a multitarefa à distância e dê total atenção a uma tarefa de cada vez.

4. Faça as tarefas assustadoras primeiro

Como todos somos humanos, é completamente natural sentir-se um pouco ansioso ao lidar com tarefas difíceis e desafiadoras. Na maioria dos casos, fazemos todas as tentativas para evitar coisas difíceis ou em outras palavras – preferimos deixar a tarefa mais difícil para o final.

Agora, essa abordagem pode economizar um pouco de suor, mas teremos que lidar com as tarefas difíceis algum dia, certo? Então, por que não os concluímos logo no início.

Apenas pense em todos os pensamentos que passam pela sua mente quando você tem uma tarefa desafiadora e pense em quanto motivado ou crível você se sentirá quando conseguir realizá-los com sucesso.

5. Defina limites de tempo

Uma parte crítica do processo de gestão de tarefas é definir prazos realistas em relação a cada tarefa. Como gerente de projeto, você deve definir marcos e prazos dentro de um projeto com base na importância relevante da tarefa ou atividade associada.

Ao fazer isso, você precisa ter certeza de que cada período de tempo definido é realmente alcançável. Acompanhe as tarefas no trabalho e tente evitar qualquer estresse indevido em sua equipe de projeto. Mantenha sua lista de tarefas organizada e defina limites de tempo realistas.

6. Colabore com frequência

Como gerente de projeto, é extremamente importante que você mantenha sua força de gestão de tarefas clara na frente de seus colegas de equipe.

Converse com sua equipe regularmente, pergunte sobre a atualização do projeto/tarefa (sucesso e fracasso), o que mais os frustrou em sua estratégia atual de gestão de tarefas e use o feedback deles para organizar melhor suas tarefas.

A colaboração eficaz é ainda mais importante quando você está gerenciando uma equipe de projeto virtual. Pode ser um pouco desafiador no início, mas há muitas ferramentas e aplicativos de colaboração em equipe remota que tornam a comunicação da equipe mais fácil do que nunca.

7. Desenvolva um sistema de arquivamento eficiente

Gerenciar tarefas e projetos inclui muita papelada. Toneladas de documentos são criados e alterados quando você está trabalhando em uma tarefa específica em um projeto.

Agora, isso pode facilmente se transformar em um pesadelo de gestão de tarefas se você não tiver um sistema de arquivamento adequado. E não estamos falando do antigo.

Se você deseja organizar suas tarefas, precisa garantir que todos os documentos e dados críticos associados a um projeto sejam mantidos em um único local. Isso economizará muito tempo para você e sua equipe, pois você não precisa se preocupar em pesquisar arquivos dispersos pela versão mais recente de um documento.

8. Nunca se esqueça dos riscos

Acredite ou não, o medo é o maior motivador do comportamento humano, principalmente no caso de gestão de tarefas e gerenciamento de projetos. Você precisa aceitar o fato de que às vezes as coisas podem não acontecer de acordo com o plano e pensar nas consequências negativas.

Isso ajuda você a preparar uma estratégia de gestão de tarefas que esteja pronta para todos os cenários.

9. Use um software dedicado

Por último, mas não menos importante, se você está se perguntando como organizar tarefas no trabalho e manter tudo em um só lugar, não pode negligenciar a importância de uma solução de software CRM.

Salve-se do problema de lidar com planilhas e listas de tarefas desatualizadas, coloque suas tarefas e equipes online com esta solução de software rica em recursos.

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