Gerencie fluxo de trabalho e tenha uma equipe mais ágil

Gerencie fluxo de trabalho e tenha uma equipe mais ágil - zoho

Uma boa gestão do fluxo de trabalho da equipe a torna mais ágil e capaz de atender mais rapidamente às necessidades dos clientes. No entanto, de acordo com o relatório, otimizar o fluxo de trabalho entre as equipes é uma de suas principais necessidades para se tornarem mais ágeis.

Nesse ambiente de constantes mudanças e necessidade de maior agilidade, aprimorar a gestão do workflow, construir equipes ágeis e investir em metodologias ágeis tornam-se importantes aliados para sua empresa melhorar os processos de atendimento ao cliente. Aprenda como fazer em nosso post e gerencie fluxo de trabalho na sua equipe!

Gerencie fluxo de trabalho e melhore os resultados

Workflow é como sua empresa executa todos os processos, mapeia as atividades realizadas e entende seus padrões recorrentes. Este processo inclui todos os processos da sua empresa, desde a gestão até a estratégia de pós-venda. 

Um bom gerenciamento de fluxo de trabalho é responsável por garantir que todos na equipe estejam alinhados com as metas e executando as atividades de forma eficaz. Deve conter descrições e instruções passo a passo para todas essas atividades, procedimentos para realizá-las e agrupamentos de tarefas.

Isso deve dar ao gerente uma ideia clara de quando o que precisa ser feito. Essa gestão permitirá a execução simultânea de diversas atividades, além de proporcionar mais interação e conectividade para avaliar o que ainda precisa ser feito.

Para melhorar a gestão do fluxo de trabalho, é necessário mapear e aprimorar os processos internos da empresa. Isso ajuda a resolver problemas com clareza, garantindo que o atendimento ao cliente seja fluido e com o mínimo de obstáculos possível.

Um ponto importante a ser considerado na gestão do workflow é a automação dos processos de comunicação e documentação, pois pode ajudar sua empresa a economizar tempo e reduzir erros, aliando recursos humanos às tecnologias mais inovadoras.

Para isso, é importante adaptar fluxos de trabalho automatizados para sua empresa para atender às necessidades específicas de sua empresa.

Esse gerenciamento permitirá que sua empresa organize documentos, delegue tarefas e atribuições e verifique prazos por meio de tecnologias que auxiliam seu processo.

Gerencie fluxo com abordagem evolucionária

Quando o sistema foi implementado pela primeira vez, muitos pensaram que era um esforço único que acabou aplicando uma estrutura específica. Na verdade, o processo continua à medida que você aprende a fazer as coisas cada vez melhor.

É por isso que o Kanban adota uma abordagem evolutiva e centrada no ser humano para construir equipes ágeis e estender a agilidade em toda a organização. A abordagem nos incentiva a simplesmente começar onde estamos agora, visualizar nossas operações existentes, respeitar os processos e capacidades atuais e crescer a partir daí.

Como fazer para ter uma equipe mais ágil?

O primeiro passo para que você gerencie fluxo e aumente as equipes e torná-las mais ágeis, é tratá-las como serviços em vez de consumir recursos. Da engenharia/desenvolvimento de produtos às vendas e marketing, cada membro da equipe é algum tipo de prestador de serviços que ajuda a empresa a avançar agregando valor direta ou indiretamente ao produto final.

Para garantir a simbiose entre todas as equipes, é preciso pensar nelas como um ecossistema de serviços interdependentes, onde cada serviço evolui de forma independente. Como resultado, você terá os meios para otimizar todo o fluxo de valor para seus clientes e obter grandes melhorias com a otimização do nível de serviço localizado.

Por exemplo, o Kanban visa alcançar isso usando uma rede Kanban interconectada, onde cada equipe visualiza seu trabalho (os serviços que prestam) em seu sistema. Para garantir que esses sistemas funcionem adequadamente e permaneçam responsivos às mudanças nas necessidades dos clientes, seguimos três princípios de prestação de serviços.

Confira as 3 dicas que preparamos para você!

O cliente vem em primeiro lugar

Cada produto que produzimos deve ser visto do ponto de vista do cliente. É por isso que a melhor forma para melhorar a entrega de valor de nossa equipe é entender o que torna nosso serviço adequado ao propósito. Para fazer isso, é necessário mensurar sua “métrica de ajuste” – uma métrica que nos diz quão bem um produto ou serviço atende às necessidades de um cliente.

Além da qualidade (funcional e não funcional), geralmente representa métricas de entrega de serviços, como taxa de entrega (duração de ponta a ponta), previsibilidade, volume, etc. Para fazer a análise, você pode usar métricas como tempo total de entrega e tempo de ciclo, WIP (trabalho em andamento), rendimento e gráficos que ajudam a visualizar e analisar como você está entregando valor.

Uma vez que a equipe tenha esse conhecimento, ela é capaz de projetar seu fluxo de trabalho de acordo com as necessidades do cliente e fornecer um serviço mais “adequado ao propósito” ao seu mercado-alvo.

Gerencie fluxo de trabalho, não as pessoas

Para garantir uma prestação de serviço bem-sucedida, você também deve se concentrar no gerenciamento do trabalho em torno do qual as pessoas se organizam. Lembre-se de que os membros da equipe estão mais próximos dos detalhes técnicos das solicitações dos clientes, portanto, faz sentido deixá-los decidir a melhor forma de executar essas solicitações.

Os líderes, por sua vez, devem construir alinhamento dentro da rede de serviços, comunicando objetivos comuns. Eles precisam gerenciar o trabalho visualizando filas, mitigando gargalos e medindo a eficiência do processo, não apenas rastreando planilhas de horas. Isso leva a uma maior moral da equipe, maior eficiência e, finalmente, um melhor serviço ao cliente final.

Evoluir políticas para conseguir alcançar os resultados do seu negócio

Finalmente, para que seu sistema funcione, você precisa pensar nos processos de sua equipe como um conjunto de estratégias para criar um entendimento compartilhado de como o trabalho é feito. Torne essas políticas claras e visíveis para todos. Isso permite que eles tenham discussões colaborativas e possíveis melhorias.

A ideia é começar observando como sua equipe entrega ao mercado e, em seguida, desenvolver gradualmente sua abordagem para refletir o processo de entrega de valor da perspectiva do cliente. Como resultado, você melhorará os resultados gerais dos negócios, mantendo a agilidade para se adaptar rapidamente às mudanças nas demandas dos clientes, quando necessário.

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