Uma das melhores maneiras de ter um bom desempenho em uma empresa é estabelecer fluxos de trabalho claros e objetivos. Nessa linha, existem tipos de ferramenta workflow que podem garantir o acompanhamento do processo e o alcance do resultado final.
Mas o que é um fluxo de trabalho?
É um conjunto de etapas definidas para melhorar os processos de uma empresa. São as normas, procedimentos e padrões estabelecidos como a melhor forma de otimizar o processo. Pode ser utilizado para as mais diversas ações em qualquer organização, e é fundamental para quem quer se destacar no mercado.
Se você estiver interessado em entender o que é workflow e como ele pode contribuir para sua empresa, leia nosso artigo!
O que é workflow?
Workflow, também chamado de fluxo de trabalho, é a forma como as pessoas trabalham, e pode ser expresso como uma série de etapas que precisam ser concluídas em sequência em um diagrama ou lista.
Basicamente, o workflow pode ser visto como o fluxo de trabalho de um estágio para outro, por meio de ferramentas ou outros processos.
Você pode executar um fluxo de trabalho completo sozinho (como escrever, editar e publicar postagens de blog) ou pode envolver várias pessoas (como fazer vendas complexas para clientes).
No entanto, o workflow não deve ser confundido com uma tarefa ou várias tarefas, pois, se define como projeto. Workflow é uma série de tarefas que acontecem em sequência, algo que você faz com frequência.
Para entender melhor como isso funciona, vamos dar uma olhada em um exemplo prático: a inserção de funcionários.
Sempre que você contrata um novo membro da equipe, precisa explicar como a empresa funciona, quais são suas funções e assim por diante.
Nos negócios, o fluxo de trabalho geralmente é mais complicado. Coisas como adicionar funcionários podem envolver várias reuniões, relatórios, tarefas e departamentos.
É nesse nível que eles precisam ser devidamente monitorados, gerenciados e otimizados para garantir que sejam o mais eficientes possível.
Organizar e controlar processos pode ser mais fácil do que você pensa. Tudo que você precisa é usar uma ferramenta de workflow nesta organização para ajudá-lo.
Os tipos de ferramenta workflow
Uma ferramenta workflow é um sistema projetado para reduzir os principais problemas em projetos ou outras atividades que envolvam várias pessoas. Atualmente, existem três tipos de fluxos de trabalho:
Workflow de produção
A ferramenta de workflow é recomendada para grupos que envolvem dados em grande escala, estratégia de negócios e recursos financeiros. Nesse caso, o programa está totalmente definido e é impossível alterar, criar novas regras ou alterar as existentes.
Workflow administrativo
Esse tipo de workplace é considerado um meio-termo entre o modelo de produção e o modelo ad hoc. É muito adequado para procedimentos administrativos e grupos que participam de atividades contínuas e previsíveis coordenadas por regras simples. Essas tarefas que envolvem o processamento de documentos e formulários também são ideais para o gerenciamento de workplace.
Workflowad hoc
O workflowad hoc é o oposto do fluxo de trabalho de produção. Embora a primeira seja rígida e não permita alterações, esta regra está aberta a alterações, mesmo que o processo já esteja em andamento. É adequado principalmente para grupos de pessoas que realizam tarefas sozinhas.
Qual a diferença entre workflow e processo?
O processo é composto por uma série de atividades, que se subdividem em tarefas, organizadas de forma lógica e com relação causal entre si. Aqui, o objetivo é garantir que produtos, serviços, decisões, informações ou outros tipos de saída sejam fornecidos por clientes externos ou internos.
A cadeia de processos da empresa agrega valor à entrega final e aumenta a percepção do mercado sobre o valor de seus custos de produção.
Se a diferença positiva entre o valor percebido e o custo de produção for maior, a lucratividade da empresa será maior. Portanto, se preocupar com análise, modelagem e melhoria contínua do processo é uma excelente opção para gerar mais lucros.
É neste ponto que fluxo de trabalho e processo se relacionam, pois esta é antes de mais nada uma ferramenta para melhorar os processos organizacionais.
Resumindo, o workflow possui um conjunto de técnicas e ferramentas para garantir que a organização siga corretamente os documentos, informações e atividades para que os funcionários sigam sua sequência e executem procedimentos que ajudem a atingir os objetivos.
Quais são as principais vantagens do workflow?
A adoção de um fluxo de trabalho pode trazer uma série de benefícios para sua empresa, e destacamos aqui os principais benefícios:
● reduza custos e reduza desperdícios;
● melhorar a eficiência e eficácia do processo;
● melhorar a transparência do uso e processamento da informação;
● aumente a colaboração e o trabalho em equipe entre os membros da equipe;
● melhoria contínua do processo.
Como usar uma ferramenta workflow na prática
Uma das melhores ferramentas de workflow para a sua empresa é o Zoho Workplace. Com ele, você pode criar um workflow bem definido e compartilhá-lo com as pessoas envolvidas no processo.
O ideal é criar um fluxo de trabalho não tão complicado e, com o tempo, moldá-lo da maneira que você acha que é ideal, o que fará com que o trabalho corra bem. O fluxo de trabalho é caracterizado por finalidade, os mais comuns são:
● Agendamento de férias.
● Reserva de salas e equipamentos
● Planejamento de reuniões
● Reembolso de despesas
● Agendamento de viagens
● Planejamento de eventos
● Solicitação de mudança de gestão
● Cadastro e gerenciamento de treinamentos
Como você pode ver, com o Zoho Workplace, você pode criar fluxos de trabalho para diferentes atividades em sua empresa, sempre verificando qual é o melhor tipo para cada atividade. Embora alguns sejam muito rígidos, outros podem ser ajustados à medida que o projeto avança.
A chave é que todos os funcionários entendam a necessidade do processo de trabalho. Dessa forma, além de padronizar processos, garantir redução de custos e aumentar a produtividade, resultados maiores também podem ser alcançados.
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