タスク管理がうまくいかない人、部下のタスク管理を改善したい人必見! 失敗しないタスク管理とは?

今やビジネスパーソンにとって避けては通れないタスク管理。しかし、必ずしもすべての人が上手にタスク管理できているとは限りません。はたしてその原因とは…?
ここではタスク管理のメリットやコツ、陥りがちな失敗などをひも解きながら、適切なタスク管理の方法などについて紹介します。

1.タスク管理を行う2つのメリット

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タスク管理を行うメリットのひとつが、「仕事の見える化」です。複数の業務に同時並行で携わるのが当たり前のビジネスパーソンにとって、「業務の対応漏れ」はしばしば陥る問題ですが、タスク管理を行うことでこのようなミスを未然に防げるようになります。
そして、もうひとつのメリットが「業務の優先順位付け」ができること。タスク管理により自分がやるべき業務を明確にリストアップしておけば、いま自分がどの業務に対応すべきかがひと目で把握できます。また、これらのメリットを通して、最終的には業務効率化も図れるでしょう。

2.なぜ、タスク管理がうまくいかないのか

タスク管理が失敗する原因はさまざまですが、多くの場合で共通するのが、「タスクの管理方法が合っていない」というもの。たとえば、それまで個人のスケジュール帳で綿密にタスク管理を行っていた営業マンが、組織的な理由でエクセルによる管理に切り替えざるを得ず、結果的にタスク管理の質が低下する…といったパターンです。
また、この他にも、「突発的な案件が多く、タスク管理が難しい」といったケースや、「上司によるタスクの振り分けが適切でない」といったケースもあります。

3.タスク管理を行うコツとは

いろいろ試しているのにタスク管理がうまくできない場合、その原因がどこにあるのか発見することが先決。特定の個人によるものなのか、組織全体のものなのか、あるいは管理ツール/方法の問題なのか…。原因を特定できないままでは、どんなに優れたタスク管理ツールを導入したところで、問題は解決できません。

4.タスク管理の手法とは

多くの企業がそれぞれの手法で行っているタスク管理。かつてはエクセルやスプレッドシートを使ったものが一般的でしたが、最近ではタスク管理に特化したITツールも数多く登場しています。
この背景にあるのが、エクセルやスプレッドシートによるタスク管理が抱えていたさまざまな課題。エクセルを使ったタスク管理のメリット、デメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

5.エクセルでタスク管理するのは正解なのか?

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【 ○:エクセルでタスク管理をするメリット 】

タスク管理にエクセルを使う最大のメリットは、なんといっても導入コストの安さです。
Microsoft Officeのアプリケーションとして大半のPCにインストールされているエクセルだから、導入コストはほぼゼロ。また、無料で公開されている豊富なテンプレートを活用できる点も多くの企業においてエクセルによるタスク管理を後押ししてきた要素です。
さらに、エクセルは多くのビジネスパーソンが日常的に触れており、「新たに操作をおぼえなくていい」という点も大きなアドバンテージと言えるでしょう。

【 ✕:エクセルでタスク管理をするデメリット 】

エクセルによるタスク管理で、避けて通れない問題がタスクをチームで管理する場合における、「リアルタイムの更新・共有ができない」こと。エクセルは1つのファイルで管理せざるを得ないため、誰かがファイルを開いている時、他のメンバーは更新することができず、どうしても待ち時間が生じてしまいます。
また、スマートフォンやタブレットPCなどのモバイル端末で操作しづらい点もマイナスポイント。特に外出の多い営業担当者の場合などは会社に戻ってファイルを更新しなければならない…という手間を要します。

6.アプリを使ったタスク管理は本当に便利なのか

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このようなエクセル管理におけるデメリットを解消するために登場した、さまざまなタスク管理アプリケーション。その優位性は、「情報(タスク)の一元化」や「複数メンバーによる同時更新」、そして期限を知らせるアラート機能による「ミスの防止」などができる点にあります。
また、多くのタスク管理ツールはブラウザで操作できるクラウド型のため、モバイルアプリを使って外出先からも更新できるのも見逃せないポイントと言えるでしょう。
長年エクセルでタスク管理をしてきた人の場合、操作に慣れるまで時間がかかるかもしれませんが、それを差し引いても導入を検討すべき価値は十分あると言えるでしょう。

7.個人でのタスク管理のコツ

個人でのタスク管理において、優先すべきは「自分の業務に優先順位を付ける」ことです。
自分がやるべき仕事を書き出したら、それぞれについて緊急性や重要度を付与。そこから複数の仕事の内どれを優先的に対応するか順位付けします。
また、その際一つひとつの業務に必要になるであろう時間(工数)を見積もっておくのも重要なポイント。複数の社内メンバーやクライアントが関わるような重要案件については、あらかじめ長めの時間(工数)を想定しておくことで余裕をもって取り組めるようになります。

8.チームで行うタスク管理のコツ

社内だけでなく時には社外の人も参加するなど、たくさんのメンバーが関わるプロジェクトでは、スケジュールの変更やメンバーの入れ替えといった突発的な変化も起こりがち。そのため、極力シンプルで、誰でも使いやすいツールを選ぶのが重要です。
また、プロジェクトにおける最新のステータスが明確であることも外せないポイント。ツール内で、「今、誰がどのような対応しているのか」を見える化することで、すべての参加メンバーが次の動きをイメージでき、プロジェクトの全体を円滑に推進できるようになります。