Profissão home office: como gerenciar e delegar tarefas para equipe

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A profissão home office já se tornou uma realidade na vida dos autônomos, mas recentemente muitas empresas têm adotado essa forma, acreditando nos benefícios dessa abordagem, mesmo que enfrentem os desafios da gestão remota.

Se por um lado é um desafio delegar tarefas online e acompanhar o desempenho da equipe, por outro lado, mudar o espaço de uma casa para um escritório e estabelecer regras para proporcionar um bom trabalho exige mudanças de hábitos e compromissos.

Como manter sua equipe de home office eficiente e bem gerenciada? O objetivo deste artigo é fornecer dicas e ideias para uma gestão eficaz dos colaboradores que trabalham fora da empresa, de forma a alcançar os resultados pretendidos!

Desafios da adaptação da profissão home office

Para além das diferenças entre os profissionais que desempenham funções distintas, o comando de uma empresa exige também que os empresários e gestores tenham competências para lidar com as diferentes necessidades do negócio.

Todos os dias, dentro da empresa, cada departamento deve ser responsável pela divisão do trabalho e estar atento ao desenvolvimento dos colaboradores para garantir o bom desempenho e o crescimento satisfatório.

No entanto, quando uma empresa decide experimentar o trabalho remoto como ferramenta e solução corporativa, deve estabelecer uma nova forma de pensar que não só se adapte à estrutura, mas também à relação entre a administração e os colaboradores.

Em primeiro lugar, nem todos os departamentos podem ser transferidos para atividades online. É necessário identificar à distância quem trabalha bem e conectar-se com o trabalho diário de outras pessoas na empresa.

A equipe que se deslocará para a matriz deve estar preparada, principalmente nas questões relacionadas à jornada de trabalho, ao comprometimento e ao nível de concentração necessário para trabalhar sem supervisão direta.

Embora as pessoas saibam o que precisa ser feito, a falta de atendimento obrigatório pode gerar atrasos e, assim, prejudicar o cumprimento de determinados prazos.

Dicas para estabelecer uma profissão home office

A profissão home office requer gerenciamento, mas como você garante um controle eficiente e produtivo? Mesmo quem trabalha fora da empresa pode trabalhar em casa com total liberdade e precisa aguardar instruções.

O bem-estar é um dos elementos fundamentais para que os profissionais se adaptem ao trabalho remoto. Muitas pessoas ficam felizes por não ter que acordar cedo, enfrentar o trânsito caótico e cumprir a jornada obrigatória estipulada em contrato.

Ao implementar um home office, a empresa deve perceber que, se não houver um controle efetivo da jornada de trabalho, ela deve focar nos resultados. Por esse motivo, é importante realizar algumas ações para fortalecer a relação de confiança mútua.

Aqui estão algumas dicas para gerenciar sua equipe e manter a produtividade ao trabalhar remotamente!

Tenha metas concretas

Para ter uma boa renda com a profissão home office, é fundamental que os profissionais saibam exatamente o que a empresa deseja. Ao definir metas para compartilhar com a equipe, demonstre as expectativas de desempenho individual e coletivo.

Seja claro e transparente na hora de delegar tarefas, deixando espaço para dúvidas, sugestões, negociações de condições de trabalho e até reclamações – é hora de ajustar todas as informações e não deixar dúvidas sem solução.

Estabeleça uma rotina

Embora os funcionários tenham liberdade e flexibilidade para trabalhar em casa, a empresa deve criar uma rotina que inclua diretrizes e regras que todos seguem, mesmo que todos tenham seus próprios métodos de compliance.

Acredite que o trabalho e as habilidades dos profissionais ajudarão a gestão a mapear os resultados sem ter que se preocupar muito com a forma como os resultados são produzidos.

Lembre-se, se você identificou um grupo de funcionários que podem trabalhar fora da empresa, é porque a análise do comportamento já foi feita antes, desde que o trabalho não seja continuamente gerenciado.

Se necessário, ajuste os processos e ferramentas utilizadas pela empresa para a versão online para auxiliar na execução e conclusão das atividades. Quanto mais suporte a empresa oferece no trabalho remoto, maior é a confiança da equipe em seus gestores.

Crie um cronograma de trabalho

A mera criação de uma rotina com diretrizes claras pode não ser suficiente para conscientizar os funcionários sobre as prioridades. O cronograma de atividades atribuirá tarefas, designará o pessoal relevante e determinará os prazos.

Todos os associados a um projeto específico devem saber o que fazer, o que torna o trabalho remoto mais agradável e eficiente. Como gerente, confie na equipe e evite cobrar por coisas que ainda estão dentro do prazo.

Promova reuniões presenciais

De modo geral, as empresas que adotam sistemas de trabalho remoto mantêm uma base física de suporte. Convoque regularmente os colaboradores para promover ações, avaliar e compartilhar resultados.

Além de fortalecer a conexão entre a gestão e as equipes remotas, a proximidade física também mantém o contato e o sentimento de pertencimento. Em uma equipe que trabalha online há muito tempo, é hora de se conhecerem melhor para que possam interagir com mais facilidade quando estão fora.

Tenha uma comunicação transparente

Manter canais de comunicação diretos e eficazes com todos os funcionários remotos. Use ferramentas simplificadas rápidas e sem ruído para se conectar.

Seus funcionários precisam saber onde entrar em contato com a empresa e podem contar com seus gerentes para o menor sinal de dúvida ou necessidade. Mesmo que cada profissional saiba o que deve ser feito, e orientações podem garantir a produtividade.

Quando o tópico exigir diretrizes uniformes do grupo de trabalho, faça uma videoconferência para garantir que todos tenham o mesmo entendimento. Além de evitar erros e retrabalho, a equipe também se sente segura no andamento da tarefa.

Use e-mail, bate-papo da empresa, entre outros recursos como a ferramenta Workplace para compartilhar ações, decisões e resultados. Deixar que todos entendam plenamente a situação é uma prática saudável na rotina diária.

Se o sistema utilizado for integrado, certifique-se de que todos tenham recebido um bom treinamento funcional para que a comunicação processual e a comunicação pessoal possam ocorrer sem problemas.

Mantenha uma gestão próxima

Mesmo dentro da empresa, nada pior do que a gestão remota, em que os colaboradores têm medo ou receio de partilhar as suas dúvidas. Ele aparece no dia a dia dos membros da sua equipe e pode ajudá-los a resolver dificuldades.

O papel do líder é essencial para o sucesso do trabalho remoto. A distância não deve ser um obstáculo para a comunicação e solução de problemas encontrados.

Quanto mais consistente com a equipe, mais feedback e informações o gerente tem para compartilhar. Incentive os funcionários a construir parceria e confiança em todos os aspectos.

Preocupe-se com o bem-estar dos funcionários

A empatia é uma das características importantes a ser cultivada pelos gestores de hoje. Muitas empresas implementam planos e políticas de acompanhamento de funcionários relacionados a incentivos e benefícios.

Preocupe-se se os profissionais estão trabalhando em um ambiente propício e se possuem os recursos ideais para fornecer bons resultados. Bons funcionários na empresa podem não ter a estrutura emocional e familiar de trabalhar remotamente.

Isso significa que as condições familiares nem sempre proporcionam o suporte necessário para que o profissional desempenhe bem suas funções. Se alguém está impedido de trabalhar remotamente, será notado com sensibilidade pelo gerente e pela equipe de RH.

Como você viu neste artigo, a profissão home office não é difícil de implementar e gerenciar, contanto que o formato tenha planejamento estratégico específico, gerenciamento e uma equipe com hard e soft skills suficientes.

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