Dicas para produtividade profissional

Dicas para melhorar a produtividade profissional - ZOHO Workplace

Quer melhorar sua produtividade profissional? Antes de qualquer coisa, é fundamental compreender as ferramentas técnicas e as melhores práticas para atingir o alto desempenho, especialmente quando você é gerente de uma empresa.

Dicas para melhorar a produtividade profissional

Com tantas tarefas e funções, muita disciplina é necessária para evitar distrações e manter a produtividade necessária para conduzir os negócios em suas várias áreas de trabalho. Afinal, quando as falhas e ineficiências nos processos da empresa partem de cima, o desempenho de toda a equipe é afetado.

No entanto, ao adotar as ferramentas certas e usar alguns indicadores de produtividade no trabalho, você pode aumentar seu desempenho pessoal e a carga de eficiência de toda a organização.

Neste guia, entenderemos melhor o que é produtividade profissional, sua importância, ferramentas, indicadores úteis e técnicas para melhorar o desempenho.

É muito importante aumentar a produtividade profissional do departamento administrativo, principalmente se você deseja um negócio com processos mais ágeis e eficientes.

A verdade é que hoje, segundo pesquisa divulgada pelo Exame, apenas 39% das horas de trabalho são realmente produtivas.

Para otimizar esse resultado, é necessário aprimorar a comunicação interna, automatizar processos e fornecer feedback contínuo.

Continue lendo este artigo para aprender sobre essas e outras dicas de Produtividade!

1. Otimize o processo interno de comunicação  

A comunicação é uma parte importante das regiões administrativas. Afinal, garante a consistência dos profissionais e o fluxo de informações importantes. No entanto, sua ausência pode causar erros e travamentos operacionais – coisas que realmente não são necessárias.

A melhoria da comunicação depende da implementação de novos canais, como painéis de mensagens e aplicativos móveis.

Além disso, é importante que os líderes empresariais se comprometam a divulgar informações apropriadas para criar uma cultura de credibilidade.

2. Agilize o fluxo de trabalho  

Em várias ocasiões, a jornada de trabalho é sufocada por tarefas sem importância ou, pelo menos, sem prioridade. Aliás, é importante ressaltar que a maior parte do tempo é desperdiçada em reuniões desnecessárias, ida ao banheiro ou conversas marginais.

Elimine obstáculos que atrapalham a produtividade profissional, como burocracia excessiva ou processos diários obsoletos.

Cada reunião, relatório ou e-mail é realmente importante? Buscar eliminá-los e dar lugar a um trabalho mais ágil.

3. Dê feedback de forma contínua  

No Brasil, muitas empresas ainda não estabeleceram uma cultura de feedback – ou seja, não estão acostumadas a falar sobre os pontos fortes e fracos de seus membros. Essa é a base da administração e exige resultados cada vez melhores.

Organize reuniões separadas com profissionais da área administrativa para esclarecer as razões e os prazos dos arranjos de pessoal.

Nele, equilibre crítica e elogio, mostrando que também vê que o que os profissionais fazem é positivo para a empresa. No final, você será capaz de eliminar a má conduta e encorajar ações mais positivas.

4. Implemente a automação nos processos  

Atualmente, muitos processos não requerem intervenção humana. Eles podem automatizar e aumentar a competitividade do negócio.

Por exemplo, podemos discutir como disparar e-mails, extrair dados de outros sistemas e outras atividades com operações repetitivas.

Dessa forma, você pode focar sua atenção nas ações mais estratégicas, melhorando o fluxo de trabalho e a produtividade da empresa como um todo.

Tarefas repetitivas são transferidas para robôs automatizados, que podem executá-las com segurança e eficácia. No entanto, é necessário contar com a ajuda de empresas especializadas nesse tema.

5. Estabeleça metas  

O primeiro passo para o sucesso de qualquer estratégia é definir metas e objetivos claros para que todos os funcionários saibam o que devem alcançar em cada ação.

Somente assim sua empresa poderá direcionar seus esforços ao invés de buscar ideais vagos, como aumentar os lucros e reduzir despesas operacionais.

Para isso, você deve pensar: Onde você quer que o departamento administrativo esteja em um ano?

Existe um método específico para criar uma boa meta: SMART – um acrônimo que combina várias maneiras de atingir a realidade nesta tarefa:

  • Specific (Específico) — Apenas um ponto deve ser claramente expresso. Em vez de anotar algumas coisas na meta, como “melhorar a eficiência operacional, reduzir a participação eleitoral e eliminar gargalos”, é melhor se limitar a um indicador ou indicador. Por exemplo, “Reduza a taxa de refação”;

  • Mensuráveis — As metas devem conter alguns elementos objetivos que podem ser medidos para avaliar continuamente o seu progresso. Portanto, você deve evitar fórmulas gerais que não possuem indicadores para ajudá-lo. Continuando com o exemplo anterior, você pode adicionar: “Taxa de refação de 5%”;

  • Alcançáveis — É preciso saber se é realmente possível alcançar esses resultados por meio das ações internas da sua empresa. Portanto, você não escolherá um objetivo que não possa ser alcançado por nenhuma empresa;

  • Realizáveis — Aqui, você deve avaliar se sua empresa possui recursos suficientes para atingir seus objetivos, ou seja, se atualmente possui pessoal e matérias-primas ou recursos para adquiri-los;

  • Temporizáveis — Um prazo deve ser definido para que as metas sejam cumpridas. Portanto, a declaração final de nosso exemplo é “Implementando uma nova robótica de processos corporativos e treinando nossos funcionários, reduzimos a taxa de refação em 5% .”

6. Delegue responsabilidades  

Muitos gerentes têm medo de delegar responsabilidades, mas apenas quando a carga de trabalho de todos é compatível com suas habilidades é que o plano de fundo pode funcionar bem – se você se esforçar demais, provavelmente fará coisas ruins.

Delegue, treine seus funcionários para fazerem bem o seu trabalho e, em seguida, delegue-os àqueles que conquistaram sua confiança.

7. Avalie os processos  

Outro pilar da gestão moderna é o monitoramento de processos. Para cada meta e ação, é necessário estabelecer indicadores e indicadores para medir seu desempenho.

Por isso, deve haver dados objetivos para entender se todas as tarefas contribuem para a eficiência da administração.

8. Capacite os colaboradores  

Sem treinar funcionários para desempenhar suas funções com proficiência, nenhuma indústria terá sucesso. O treinamento e os cursos devem ser aprofundados, não apenas mera formalidade.

9. Impulsione a equipe do setor administrativo  

Por fim, cabe ao gestor motivar continuamente a equipe. Isso pode ser feito por meio de uma variedade de medidas, como:

  • dar feedbacks positivos e fazer críticas respeitosas;

  • oferecer oportunidade de crescimento dentro do setor;

  • delegar responsabilidades;

  • oferecer benefícios para quem se destaca.

Todas essas medidas são críticas para manter sua equipe feliz, o que pode reduzir significativamente erros, lentidão, gargalos de produtividade profissional e outros problemas comuns.

Portanto, a gestão moderna do departamento administrativo envolve o uso de tecnologia correta, investimento de pessoal e qualificação gerencial.

Gostou dessas dicas? Agora é só aplicar no seu negócio e ver como as coisas darão certo. E se precisar de uma ferramenta adequada, conte com o Zoho CRM.

 

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