Trabalho remoto e gerenciamento de arquivos eficiente

O trabalho remoto, antes um privilégio concedido a poucos, agora se tornou uma alternativa viável para o deslocamento e a rotina de escritório. Contudo, à medida que mais e mais empresas adotam o modelo de trabalho à distância, uma grande questão permanece: qual é a melhor maneira de otimizar a colaboração entre equipes remotas?

 

Para a maioria das empresas, a resposta tem sido usar plataformas de compartilhamento de arquivos e gerenciamento de documentos baseadas na nuvem. Elas são compatíveis com qualquer computador, tablet ou smartphone e podem ser acessadas literalmente de qualquer lugar – sendo extremamente benéficas para os funcionários remotos.

 

As grandes atualizações, melhorias e desenvolvimento da segurança em nuvem nos últimos anos tornam esta opção ainda melhor para as empresas. No entanto, quando os funcionários operam em sistemas diferentes, a capacidade de colaborar, compartilhar e interagir se torna muito mais complicada.

 

Por exemplo, os servidores baseados na nuvem do Google exigem que os usuários tenham um endereço do Gmail. Isso significa que o provedor de e-mail da sua empresa precisa ser o Google, a menos que os funcionários façam login usando seu e-mail pessoal. Da mesma forma, documentos salvos no Excel devem ser convertidos em Numbers se forem enviados para um MacBook usando o iWork, por exemplo. Embora tantas empresas amem o armazenamento em nuvem, muitas outras reclamam da falta de compatibilidade.

 

Por isso, vamos falar sobre os aplicativos de suíte de escritório do Zoho WorkplaceZoho Writer, Zoho Sheet e Zoho Show – e por que eles são excelentes alternativas para outras plataformas mais pesadas. Garantir que a sua equipe utilize a Zoho irá minimizar burocracias e dificuldades técnicas e encorajar a colaboração através de um design e funcionalidade fáceis de usar.

 

Além disso, se sua equipe usa Zoho, seus dados nunca serão vendidos a terceiros com fins lucrativos.

 

Zoho Writer – em suas próprias palavras, mas melhor.

 

Zoho Writer é a solução perfeita para criar documentos de texto e compartilhar feedbacks em tempo real. Uma de suas vantagens exclusivas é que ele remove a função da barra de ferramentas conforme os usuários estão digitando, permitindo que eles se concentrem completamente nas palavras à sua frente. Este design “livre de distrações” ajuda os colaboradores a se manterem mais concentrados na tarefa!

O Writer também está equipado com recursos para ajudá-lo a obter o máximo do seu vocabulário. A plataforma dará a você uma pontuação com base em sua ortografia, gramática e vários outros critérios importantes, mas por vezes ignorados.

O nível de legibilidade e estilo são avaliados com base na quantidade de sentenças contínuas presentes em um documento. O verificador também procura o uso excessivo de palavras polissilábicas e dá aos usuários o comprimento médio das frases. Esta é uma ótima opção para quem está gerenciando uma equipe remota brilhante, mas também não exatamente “shakespeariana”.

O aplicativo pode ser usado em qualquer navegador e o compartilhamento de documentos é compatível com Google Drive, iCloud, Dropbox e até mesmo WordPress. Além disso, a plataforma vem com todos os benefícios encontrados em um aplicativo como o Microsoft Word, como modelos fáceis de usar e assinaturas digitais, por exemplo.

O Zoho Writer facilita a integração contínua para as empresas e a colaboração orgânica entre equipes multifuncionais, garantindo que a solução seja entregue sem dor e sem tempo de inatividade durante as implantações.

Uma das vantagens de compartilhar arquivos usando o Zoho Writer é que o documento pode ser colaborativo até mesmo com pessoas de fora da organização. No caso de você estar realizando uma entrevista, o candidato pode receber um link para um teste com acesso de edição, como um arquivo protegido por senha, com data e hora de validade. Quando o tempo acabar, o link externo ficará automaticamente inacessível e o revisor poderá verificar o histórico do arquivo e as respostas. Compartilhar usando o endereço de e-mail do candidato também garante que o teste seja feito apenas pelo participante pretendido. Este recurso pode ser estendido para livros em coautoria, criação de relatórios colaborativos e assim por diante!

 

Zoho Show – levando seus slides para o próximo nível!

 

Zoho Show é um dos aplicativos mais impressionantes encontrados no Zoho – podendo ser até mesmo um ladrão de slides, se você quiser. O Zoho Show permite que os usuários criem apresentações de slides poderosas com a opção de compartilhamento por link. Além disso, os colaboradores também podem fazer comentários no documento e visualizar as edições através da função de histórico.

A plataforma de apresentação de slides permite que os apresentadores criem animações realmente impressionantes! Mas talvez o melhor recurso seja a função que permite aos usuários gravar as suas apresentações como se estivessem sendo feitas ao vivo, virtualmente. Dessa forma, os apresentadores remotos podem concentrar sua energia nas sessões de perguntas e respostas enquanto têm a certeza de que sua apresentação será perfeita.

A apresentação também pode ser publicada ou transmitida em tempo real e pode ser disponibilizada para membros de fora da organização.

 

Zoho Sheet – mais dados com menos trabalho

 

O Zoho Sheet permite que você crie planilhas, mas com um recurso adicional chamado Zia Insights, que pode converter seus dados instantânea e automaticamente em gráficos de pizza (além de outros) para acrescentar mais entusiasmo visual e legibilidade aos dados. É uma ótima maneira de impressionar seu chefe, especialmente se ele estiver acostumado apenas com o Excel. Existem também mais de 350 fórmulas integradas, bem como a capacidade de criar suas próprias funções personalizadas.

Você pode até programar o Zoho Sheet para recuperar dados do Zoho Mail, Livros e muitos outros aplicativos Zoho.

 

Seus funcionários precisam apenas de uma conexão de Internet estável e segura para iniciar o trabalho com a colaboração e compartilhamento perfeitos que podem ser alcançados por meio da Zoho. Uma boa regra é certificar-se de que sua Internet pode transmitir pelo menos 25 Mbps para que os dados viajem rápido o suficiente e evitar problemas de atraso.

 

E para melhorar ainda mais a dose de produtividade colaborativa, você pode utilizar o Zoho Cliq para bater um papo ou entrar em uma chamada de áudio/vídeo com colegas e partes interessadas, além da colaboração de dados em tempo real obtida no Zoho Sheet, Show ou Writer.

 

Zoho WorkDrive – uma casa para todos os arquivos de escritório

 

Zoho WorkDrive integra esses três aplicativos de escritório online e ainda atua como uma única casa para todos os seus arquivos de escritório. Você pode salvar seus arquivos em uma pasta pessoal, de grupo ou equipe, dependendo das suas necessidades. Mesmo se você preferir criar um documento em uma pasta de equipe, o WorkDrive permite que você decida se o seu arquivo ainda é um rascunho ou se está pronto para ser visualizado pelos participantes! Você também pode controlar o nível de acesso que cada membro da equipe pode ter.

 

Com todos esses aplicativos também disponíveis para dispositivos iOS e Android , você pode criar, compartilhar, revisar e colaborar com sua equipe em qualquer lugar e a qualquer hora!

 

Quando se trata de trabalho remoto, nada é mais importante do que ficar sincronizado. Não perca um tempo valioso lidando com dificuldades técnicas, plataformas difíceis de usar ou dispositivos incompatíveis. Adote uma plataforma fácil de usar para que você possa se concentrar em fazer o que precisa para o sucesso de seus negócios.

Por isso, se você ainda não experimentou o Zoho Workplace, comece sua avaliação gratuita agora mesmo!

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