Como preparar sua empresa para uma colaboração estruturada de sucesso

Em muitos aspectos, como empresas remotas são semelhantes a qualquer outro negócio que você pode encontrar. A empresa geralmente é formada por equipes que trabalham juntas com um objetivo único em mente. No entanto, embora você vá simplesmente caminhar pelo escritório para falar com alguém em uma empresa normal, uma força de trabalho totalmente independente problemas únicos. Afinal, sua equipe precisa se comunicar de alguma forma.

Muitas empresas usam várias ferramentas diferentes de fornecedores diferentes. Por exemplo, digamos que Emily administre uma pequena editora independente e hospede o e-mail de sua empresa por meio do Yahoo. Para mensagens, sua equipe remota usa o Whatsapp e para reuniões, eles usam o Zoom. Uma equipe de Emily constantemente alterna entre diferentes aplicativos e dispositivos, às vezes perdendo informações importantes no caminho.

Além disso, Emily armazena seus documentos em uma solução local. Esses documentos também são constantemente manipulados de escritores, editores, revisores e compositores. Ela pode evitar alguma confusão se configurar sua equipe com aplicativos de um único provedor. Isso significa que ela não terá apenas os dados classificados de sua empresa armazenados com apenas um provedor, mas também pode ajudar sua equipe a aumentar a produtividade por meio de melhores integrações de aplicativos.

Se ela examinar profundamente o mercado e caracterizado por migrar toda a sua empresa para o Zoho Workplace, Emily e sua equipe podem se comunicar por e-mail, mensagens instantâneas, postagens de fóruns e comentários e até videoconferência, tudo por meio de uma plataforma. Eles também podem colaborar com segurança em documentos compartilhados em tempo real e não precisarão mais enviar arquivos entre si por e-mail.

 

 

Configurando sua empresa para o trabalho remoto com um sistema de colaboração estruturado

Um dos recursos mais úteis para as equipes e o painel minimalista do Zoho Local de trabalho, onde os usuários obtêm uma visão geral de toda a empresa em um só lugar. Com videoconferência em grupo no Meeting, check-in e check-out de funcionários no Cliq e o status feed no Mail, as equipes remotas podem se sentir mais conectadas do que nunca.

É importante que empresas remotas desenvolvam um sistema de colaboração estruturado para que ninguém se sinta deslocado. Em última análise, o sucesso da sua organização depende disso. É por isso que o Zoho pesquisou meticulosamente uma colaboração em equipe e reuniu alguns de nossos produtos mais populares para formar o pacote Workplace.

Com uma infinidade de aplicativos de comunicação e colaboração para escolher, o e-mail ainda desempenha um papel fundamental na comunicação no local de trabalho – especialmente para equipes remotas.

 

Confira algumas maneiras de atualizar o uso de e-mail da sua organização:

 

 

Como hospedar os e-mails da sua empresa com segurança

Não importa o breve pequena sua empresa seja, é uma boa ideia configurar todos os seus funcionários em uma única plataforma. Embora vários outros aplicativos de comunicação tenham se tornado populares nos últimos anos, como Slack e Zoom, a maioria das empresas ainda depende do e-mail. Na verdade, um relatório de 2017 descobriram que surpreendentes 95% das empresas ainda usavam o e-mail como sua principal ferramenta de comunicação. É uma boa ideia configurar seu host de e-mail antes mesmo de criar o plano de marketing de sua empresa. Você parecer muito mais profissional para seus clientes se puder impressioná-los com endereços de e-mail personalizados com seu próprio domínio.

Felizmente, o Zoho Mail pode fornecer tudo o que você precisa para configurar o sistema de e-mail da sua empresa exatamente da maneira que você deseja. Mail é um host de e-mail seguro com preço acessível que oferece segurança incomparável e recursos úteis, como modelos de boletins informativos gratuitos para tornar o processo de colaboração de sua equipe tranquilo e bem estruturado. Generosamente integrado com widgets como Zoho Meeting, Zia Insights e muitos mais, o Zoho Mail permite que você personalize a funcionalidade do Mail da maneira que você deseja!

 

 

A importância de usar aos funcionários como usar seus novos e-mails

Todas as equipes remotas são diferentes. Alguns podem precisar enviar e-mails constantemente entre departamentos todos os dias. Enquanto algumas operações podem precisar apenas de e-mails rápidos para verificar o status de certos projetos. O sistema de colaboração que sua equipe configura depende basicamente do que você e seus funcionários mais precisam. E parte disso se resume a encontrar as informações de que você precisa, quando precisa.

Com Zoho Mail, você pode usar um serviço fantástico conhecido como retenção de e-mail e eDiscovery. Com isso, seus funcionários podem definir por quanto tempo desejam que determinados e-mails permaneçam em suas caixas de entrada. Eles podem até personalizar o comprimento de certas mensagens. Por exemplo, e-mails relacionados a questões jurídicas podem ser marcados como tal, para que essas mensagens não sejam excluídas acidentalmente. É fundamental que você comunique aos seus funcionários por quanto tempo eles devem reter os vários tipos de e-mail para ficarem em conformidade com as regulamentações de sua localização e setor. Com os recursos de retenção de e-mail e eDiscovery do Mail, você pode estar no lado certo da lei e garantir que seus funcionários sempre tenham acesso às informações de que precisam.

A capacidade de ouvir é fundamental para qualquer bom empresário. Além disso, uma vez que essas redes de comunicação estejam instaladas, você terá mais facilidade em aprender como essas campanhas de marketing se saíram. A Zoho oferece uma excelente rede de comunicação para ajudar sua equipe a se manter em contato e é fácil de implementar para qualquer empresa!

 

 

Dicas para garantir que seus funcionários não se esgotem no trabalho remoto

Você pode ter todas as ferramentas certas à sua disposição, mas os colaboradores ainda são criaturas sociais. Precisamos de interação para nos sentirmos conectados, então como você pode ajudar seus funcionários a se acostumarem com este novo espaço de trabalho?

Para começar, é importante estabelecer limites claros entre a vida profissional e a vida pessoal de um funcionário. Embora muitos gerentes temam que os funcionários não sejam tão produtivos trabalhando em casa, na verdade o que acontece é o oposto.

Um estudo de 2018 descobriu que, sem a necessidade de ir e voltar do escritório, os funcionários são realmente mais produtivos quando estão em casa. O problema se resume ao fato de que muitos funcionários não sabem quando se afastar do computador.

Com o advento dos smartphones, as pessoas recebem todos os tipos de notificações ao longo do dia. Quando você considera que uma pessoa média tem uma capacidade de atenção de apenas oito segundos com base em uma pesquisa com mais de 2.000 indivíduos, pode facilmente ver como as notificações podem servir como uma grande distração da vida e do trabalho. É por isso que os gerentes devem encorajar os funcionários a se afastar totalmente dos projetos no final do dia de trabalho, desligar suas notificações pessoais e reservar tarefas relacionadas à sua vida pessoal para o tempo livre após o trabalho. Quaisquer e-mails ou mensagens do Slack enviados após o expediente não devem esperar uma resposta até o dia seguinte.

Além disso, trabalhar em casa pode fazer com que os funcionários se sintam distantes da organização e dos seus objetivos, o que pode aumentar suas ansiedades.

Por isso, é importante que os gerentes se esforcem para atualizar seus funcionários sobre o estado atual de sua equipe e da empresa em geral. Mesmo uma simples postagem semanal no Streams ou um boletim informativo pode aliviar muito a ansiedade de não fazer mais parte de um escritório.

Você também pode usar estas postagens como uma forma de manter as pessoas informadas sobre assuntos não necessariamente relacionados ao trabalho. Por exemplo, se alguém acabou de ter um bebê ou comemorou um aniversário, inclua na postagem. As pessoas ainda vão gostar dessas conexões e sentir que fazem parte de um time!

 

De muitas maneiras, as empresas remotas parecem ser o caminho do futuro. Há algumas adaptações pelas quais funcionários precisarão passar, mas com um sistema de colaboração estruturado e algumas excelentes ferramentas de comunicação, logo você verá o quão longe sua empresa remota pode chegar!

 

Uma dica? Experimente agora mesmo o Zoho Workplace Profissional!

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