Otimizando a colaboração com os membros da sua equipe usando aplicativos de comunicação (Mail, Cliq e Connect)

Se você acha difícil administrar o seu tempo, ser produtivo ou permanecer motivado, o trabalho remoto e digital pode ser desafiador – não apenas pela falta de estrutura, mas também pela frustração de entrar e permanecer em contato com os colegas enquanto se esforça para compreender a comunicação, sem que haja interações cara a cara.

Isso inclui todos os tipos de comunicação empresarial: formal, informal, síncrona e assíncrona, etc. E como você pode imaginar, diferentes tipos de comunicação empresarial requerem diferentes ferramentas, dependendo das circunstâncias.

 

Felizmente, há uma série de ferramentas e aplicativos disponíveis para resolver esses problemas de comunicação e colaboração em equipes de trabalho remotas. Neste guia, examinaremos algumas das maneiras pelas quais podemos melhorar a forma como interagimos e trabalhamos de forma colaborativa em face desses obstáculos do COVID-19.

Em seguida, discutiremos os aplicativos de negócio do Zoho Collaboration usando aplicativos de comunicação como Mail, Cliq e Connect. Cada uma dessas ferramentas pode ser usada separadamente ou em conjunto como parte de uma plataforma de comunicação e colaboração.


Adaptando-se ao lockdown com uma equipe remota

  Com a retomada do lockdown em diversas cidades pelo mundo, os profissionais estão sendo forçados novamente a trabalhar em casa e se adaptar ao trabalho remoto. Isso pode ser uma luta quando não há limites claros ou uma casa cheia de crianças, por exemplo. Manter o controle das atribuições (como Tarefas no Zoho Mail) e fluxos de trabalho de repente se torna um obstáculo desafiador, junto com o isolamento ou distanciamento social.

 

A escolha das ferramentas certas para colaboração remota no trabalho é essencial para tudo, desde a comunicação com o colaborador até o marketing eficaz. Você pode descobrir que sua equipe e parceiros podem estar espalhados por uma grande variedade de aplicativos.

Com tantos aplicativos de comunicação disponíveis, a ironia é que qualquer benefício que essas ferramentas prometem fornecer, na verdade, se transforma em uma frustração, porque ninguém está na mesma plataforma. Como líder ou gerente de equipe, geralmente cabe a você decidir sobre um aplicativo de colaboração que funcione bem para você e sua equipe. É aí que Cliq, Mail e Connect podem ajudá-lo.

 

Zoho Mail    

Um serviço de e-mail de qualidade é uma das ferramentas mais importantes quando se trata de comunicação empresarial e, em alguns casos, pode ser mais eficaz do que a mídia social para entrar em contato com clientes em potencial ou gerar leads.

 

Você também pode usar o Zoho Mail para estabelecer registros oficiais de algumas conversas. Se necessário, você pode transferir comunicações para o Mail do Cliq ou Connect. A integração entre Cliq e Mail, em particular,  é um processo relativamente simples e ajuda você a se comunicar com seus contatos diretamente da interface do Zoho Mail. Você pode ficar conectado com seus colegas sem sair de sua caixa de correio.

É por isso que você ficará feliz em saber que o Zoho Mail é um dos provedores de hospedagem de e-mail mais seguros e fáceis de usar disponíveis atualmente. Manter sua caixa de entrada organizada e limpa pode melhorar muito a segurança e a privacidade, tornar mais fácil o controle de e-mails e tornar mais fácil para o administrador a personalização da sua rede, a fim de manter as comunicações simplificadas.

 

Lembre-se de que a comunicação por e-mail também pode ser uma via vulnerável para possíveis hacks online. Não apenas o usamos para a maioria de nossas comunicações privadas, mas também para a troca de informações confidenciais, como detalhes de login.

Serviços comuns como Gmail ou Yahoo Mail funcionam bem o suficiente para propósitos gerais, mas ao fazer negócios, é altamente recomendável usar um aplicativo mais especializado com recursos de segurança aprimorados. O Zoho Mail vem com criptografia de mensagem S/MIME ponta a ponta, que está entre as mais seguras do setor.

 

Zoho Cliq    

Zoho Cliq é um aplicativo de mensagens em tempo real que agiliza a comunicação com seus colegas. É recomendado para qualquer comunicação que requeira uma resposta imediata. Ele oferece a capacidade de alternar para chamadas de vídeo e áudio, conforme necessário, e de compartilhar a tela com outros participantes.

O Cliq pode se integrar facilmente com o Zoho Mail (e vários outros aplicativos de terceiros, como Github ou Google Drive), e também permite que você organize suas várias conversas facilmente. Inclui recursos como gifs, emoticons, traduções e outras ações rápidas, como adicionar notas e tarefas de bate-papo, obter uma transcrição de um documento e criar canais para comunicações de bate-papo em grupo entre equipes. Você também pode usar o Cliq para fazer anúncios para toda a organização.

 

O Cliq foi projetado para melhorar a produtividade, aumentar sua energia mental e automatizar tarefas rotineiras. Ele pode evitar que você execute trabalhos inúteis e simplifica seu fluxo de trabalho para que você possa manter o foco na criação de soluções ou projetos novos e interessantes para o seu negócio.

O número de usuários da Internet vem crescendo continuamente há anos. Quase metade da população mundial está online, o que significa que as oportunidades de marketing e networking são abundantes e os clientes e funcionários estão mais acessíveis do que nunca.

Igualmente verdadeiro é o fato de que esse novo local de trabalho digital não está indo embora com a pandemia e está previsto que seja um recurso permanente no mundo do trabalho pós-COVID-19. Investir em infraestrutura digital de alta qualidade, como a Cliq, trará muitos benefícios de negócios nos próximos anos e décadas.

 

Zoho Connect    

Zoho Connect é um aplicativo de colaboração de equipe  projetado para tornar mais fácil para as equipes trabalharem juntas por meio da automação, enquanto se integram a uma série de outros aplicativos importantes, incluindo Zoho Campaigns, Google Drive, Asana e Zapier.

 

Especificamente, o Zoho Connect é o preferido para conversas entre equipes de intranet social. Ele também pode ser usado para anúncios em toda a organização, compartilhamento de blogs e atualizações gerais, realização de uma sessão de perguntas e respostas ou envolvimento com clientes em um fórum assíncrono.

Claro, recursos como mensagens instantâneas, separação de equipes em grupos privados e ferramentas para promover a motivação e o envolvimento dos funcionários devem ser coisas que um gerente de negócios deve procurar ao escolher um aplicativo de colaboração.

 

No entanto, o trabalho e a comunicação realizados online podem aumentar a carga de coleta de dados entre as equipes, o que pode ser uma grande oportunidade para muitas empresas coletarem dados de clientes e usá-los para expandir seus negócios. Isso levanta a questão do quão seguro é realmente essa mudança para a comunicação online.

Disseram-nos como devemos ser cuidadosos ao deixar dados confidenciais por aí, mas você já pensou nas ferramentas e aplicativos online que sua equipe está usando atualmente?

Aplicativos gratuitos e serviços online podem parecer ótimos, mas muitos não consideram que essas empresas lucram ao passar seus dados confidenciais para outras empresas e organizações. Mesmo as empresas de renome, que geralmente se orgulham de como lidam com informações confidenciais, podem ser vítimas desses problemas.

É por isso que o Zoho Connect vem com um sistema de segurança de alto nível que inclui padrões de criptografia avançados (AES) de 256 bits e um recurso de bate-papo secreto para ajudar a garantir que seus dados organizacionais estejam sempre seguros. O AES depende de algoritmos de criptografia de bloco para garantir que seus dados sejam criptografados com segurança e, ao contrário de seu predecessor DES, nunca foi quebrado até o momento.

 

Conclusão     

A comunicação e a colaboração da equipe são essenciais para o sucesso de qualquer empresa, especialmente em uma era digital desordenada, onde o trabalho remoto está rapidamente se tornando normal. Escolher os aplicativos e ferramentas corretos que atendam às necessidades do seu negócio e da equipe é vital, assim como proteger os arquivos e informações sensíveis e confidenciais que são compartilhados diariamente entre equipes remotas.

 

À medida que progredimos para um novo normal, os avanços digitais e as mudanças globais devem ser vistos como uma aventura emocionante e não uma causa de mais estresse e risco.

 

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