Qual o melhor sistema organizador de tarefas?

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Quantas tarefas você acha que executa no dia? Na semana? No mês? No ano?

Escrever o texto para o e-mail que deve ser enviado, dividir a base, preparar a arte…

Se você colocar tudo isso na ponta da caneta ou na memória do aplicativo, verá que o quanto é eficaz!

Portanto, está cada vez mais claro que nas ferramentas de gestão empresarial que você utiliza, para garantir maior eficiência em seu trabalho, você terá que contar também com um software de gestão de tarefas.

O que é um organizador de tarefas, afinal?

Você sabe o que é um gerenciador de tarefas?

Gerenciador de tarefas é um software desenvolvido para ajudar você e sua equipe a organizar o fluxo das tarefas do processo que precisa ser executado em sua empresa, para que possa administrar da melhor maneira possível. Ou seja, entregar o trabalho que deve ser concluído no prazo e com qualidade.

Quer conhecer alguns gerenciadores de tarefas gratuitas? Então confira neste artigo quais são os benefícios do organizador de tarefas.

Dois princípios para um bom organizador de tarefas

Além das ferramentas online, existem 2 conhecimentos básicos para quem deseja gerenciar tarefas:

● A primeira é a prioridade: se você nunca ouviu falar da POSEC, agora é a hora! Organize as tarefas em ordem relacionada à solução dos problemas de negócios.

● A segunda é a automação: integre ferramentas e automatize aquelas tarefas mais chatas e repetitivas.

Como organizar as tarefas do trabalho: 5 dicas práticas

Siga as instruções abaixo para aprender a realizar o gerenciamento de tarefas. Acabe com a sensação de falta de tempo e pressão. Confira abaixo!

1) Planejar as tarefas do dia-a-dia antecipadamente

Primeiro, você precisa definir as tarefas diárias com antecedência. Registre tudo em uma lista e defina:

● a ordem de execução das atividades;

● quem será o responsável por cada tarefa;

● a hora de início e o término de cada trabalho;

● comunique claramente os requisitos definidos a toda sua equipe;

● esclareça as dúvidas;

● mantenha o controle do fluxo de trabalho. 

O organizador de tarefa orienta e permite que o processo avance, evitando atrasos e reclamações.

2) Trabalhar com expectativas reais

Ao aprender a organizar tarefas de trabalho, é importante desenvolver um plano com expectativas realistas.

Ao listar todas as atividades planejadas para o dia, semana e mês, os organizadores de tarefas devem considerar sua velocidade de execução e priorizar a qualidade dessas tarefas.

Estabeleça restrições mais específicas sobre o uso do tempo e você ficará surpreso com a utilidade disso na gestão empresarial do seu trabalho.

De curto a médio prazo, o processo terá uma aceleração automática, aumentando a produtividade de toda a indústria.

3) Executar uma tarefa de cada vez

No trabalho diário agitado, é muito comum as pessoas realizarem várias tarefas ao mesmo tempo.

Portanto, uma das técnicas para garantir a qualidade, é fazer uma coisa de cada vez. Na ausência de organização, a realização de várias atividades ao mesmo tempo pode ser equivalente a:

● confusão;

● atrasos;

● pouca qualidade;

● estresse.

Portanto, tente colocar a qualidade em primeiro lugar e concluir uma tarefa por vez, sempre com atenção e responsabilidade!

A conclusão de cada item produzirá a satisfação do funcionário e seu senso de desempenho.

4) Agrupar assuntos relacionados

Outra dica de como organizar as tarefas de trabalho é agrupar os tópicos relacionados a serem abordados no mesmo dia.

Como resultado, sua equipe continuará a resolver ativamente vários problemas relacionados a fim de se concentrar no bom gerenciamento do tempo.

Além disso, o agrupamento também pode ser aplicado a tarefas como:

● fazer ligações;

● realizar pesquisas;

● gerar relatórios, dentre outros.

Se atividades da mesma natureza forem organizadas no mesmo período, você pode economizar seu tempo.

5) Empregar a tecnologia

Para ser um organizador de tarefas eficaz, você deve usar recursos técnicos.

Diversas ferramentas digitais foram criadas para facilitar e fortalecer a gestão, e todas essas ferramentas auxiliam o processo de organização.

A tecnologia traz do aplicativo (app) ao software de gerenciamento inteligente:

● melhorar o rendimento;

● motivar a organização;

● fortalecer a cultura organizacional na sua empresa;

● automatizar o operacional;

● otimizar os resultados da empresa.

Portanto, é necessário encontrar recursos que atendam às necessidades de sua equipe.

Qual o melhor organizador de tarefas?

Nenhum método ou software é adequado para todas as pessoas e equipes. Cada ferramenta deve ser avaliada com base em seu impacto na empresa ou nos profissionais autônomos. A melhor maneira é rastrear KPIs.

Indicadores-chave de desempenho são pontos que devem ser avaliados com frequência para determinar a eficiência de um ou outro recurso. Geralmente, eles são:

● bem definidos e possíveis de quantificar;

● fáceis de visualizar e entender;

● aplicáveis ao seu negócio;

● fundamentais para atingir um objetivo.

Lucros, custos e despesas são KPIs corporativos amplamente usados. No entanto, alguns indicadores são mais adequados para medir o desempenho das pessoas. Confira alguns deles:

● horas trabalhadas;

● lucro por colaborador;

● índice de entregas;

● número de horas extras.

Os KPIs que uma pessoa rastreia devem corresponder às metas que ela precisa alcançar. Portanto, leia os dados que o gerente de tarefas de sua escolha pode fornecer e entenda como essas informações podem ser úteis na avaliação de seu desempenho.

Como obter mais resultados com meu organizador de tarefas?

O gerenciador de tarefas funciona melhor quando você começa a usar outras ferramentas de organização e automação com frequência. Portanto, listamos alguns benefícios do Zoho Projects que podem ajudá-lo a trabalhar melhor.

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Você pode utilizar o gráfico de Gantt para criar seu plano de projeto e controlar seu plano de tarefas. Zoho Projects permite que você entenda suas principais tarefas e dependências, e mostra imediatamente qualquer desvio entre o progresso planejado e o progresso real.

Com o Zoho Projects, você tem uma interface fácil de usar que ajuda a operar o produto facilmente com pouca ou nenhuma curva de aprendizado.

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