Maneiras de evitar o desperdício de tempo

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Você tem observado sua rotina? Será que você também está cometendo o desperdício de tempo em suas atividades?

Perder tempo no trabalho é um dilema diário para muitos profissionais. Você sabia que 69% dos profissionais gastam pelo menos uma hora por dia navegando em aplicativos?

Com muitas ferramentas com as quais as pessoas precisam lidar, aquela hora que passa a cada dia pode levar ao desperdício de 32 dias de produtividade no final do ano.

Mostraremos como melhorar seus procedimentos de trabalho para que você não perca tempo e seja mais produtivo. Veja mais sobre o assunto a seguir!

5 dicas para evitar o desperdício de tempo no trabalho

Cabe ao profissional e à empresa evitar o desperdício de tempo no trabalho. Os processos de negócios costumam ser confusos e não seguem padrões, o que pode prejudicar o desempenho da equipe.

Nas dicas abaixo, discutiremos os movimentos que as empresas podem fazer e outros movimentos nos quais você pode investir para se tornar um profissional melhor.

1. A empresa precisa de comunicação integrada

Um dos vilões que perdem tempo no trabalho é a falta de alinhamento com as ferramentas de comunicação empresarial. Integrar as comunicações envolve padronizar as ferramentas de trabalho em toda a empresa, preferencialmente aquelas que são fáceis de interagir entre si.

Antes de assinar várias ferramentas para construir o fluxo de trabalho do seu negócio, procure serviços que já combinem várias soluções em uma. A plataforma inclui desde e-mails comerciais personalizados, ferramentas de bate-papo e calendários online, videoconferência, armazenamento de arquivos em nuvem, aplicativos de texto, planilhas e apresentações até uma plataforma para criar programas de inteligência artificial.

Este conjunto de ferramentas auxilia na integração da empresa e evita perda de tempo, pois via e-mail você pode acessar rapidamente o aplicativo de todos os serviços.

2. Perceber quais são as principais distrações

O desperdício de tempo no trabalho também envolve hábitos pessoais. Afinal, os fatores que causam distração afetam a todos de maneira diferente.

E se você trabalha em uma empresa que valoriza a comunicação integrada, por que ainda não é tão produtivo?

Aproveite o tempo para analisar e identificar:

● as horas do dia em que você tende a dispersar;

● o que causa as distrações.

Assim, você pode agir e remover as barreiras que atrapalham seu desempenho ao longo do dia. Ou até mesmo adequado para uma pausa para aliviar o estresse e voltar ao trabalho com mais foco.

3. Crie lista de tarefas

O desperdício de tempo no trabalho é muitas vezes porque não há nada para orientar o dia em direção a uma meta.

Por isso, fazer uma lista diária é uma atitude simples e eficaz que pode aumentar sua produtividade.

Evite ficar ansioso com as entregas desta semana, dividindo-as em etapas. Então, em vez de se preocupar com o todo, você pode se concentrar em realizar algumas das tarefas todos os dias enquanto faz malabarismos com outras necessidades.

4. Monitorar a duração das reuniões

Você conhece o meme “essa reunião pode ser um e-mail”? Bem, não é apenas uma brincadeira, é um problema que as empresas costumam reclamar sobre o desperdício de tempo de trabalho.

Além da duração, a frequência das reuniões também é um ponto relevante. Para não comprometer o desempenho da equipe, cada departamento deve ter um líder responsável por analisar e determinar as necessidades de sua equipe imediata, discutir a agenda e a duração da reunião.

Muitas empresas têm reuniões semanais. Se não for possível alterar os modos, alterne sessões mais dinâmicas com sessões mais longas.

A tecnologia tem três pilares: acompanhamento do andamento das tarefas, ajustes para otimizar a execução e transparência entre as equipes para que todos saibam o status dos projetos em desenvolvimento.

5. Otimize os processos para evitar o desperdício de tempo

Com as ferramentas certas, 69% das horas perdidas pelos profissionais podem ser reduzidas. Dados da pesquisa da RingCentral “From Workplace Chaos to Zen – How App Overload is Reshaping the Digital Workplace“.

Não estamos falando apenas de tempo perdido no trabalho, a pesquisa também observou que 31% das pessoas perdem a cabeça ao navegar entre aplicativos.

Depois de uma longa viagem, você provavelmente achou difícil reorientar, certo? Aproveite as ferramentas de comunicação integradas disponibilizadas pela sua empresa e acrescente outras aplicações e tecnologias úteis como:

● Limitar o acesso às redes sociais durante o horário de trabalho (Instagram, Youtube, Facebook possuem essa opção em suas configurações);

● Técnicas focadas em testes, como a técnica Pomodoro (há uma versão em app);

● Ouvir música instrumental pode acalmar quando você está ansioso.

Ao exercitar esses hábitos junto com as ferramentas que a empresa disponibiliza, o desperdício de tempo no trabalho desaparecerá da sua mesa.

As ferramentas do Zoho Workplace são muito úteis nessa otimização de trabalho porque fazem requisitos simples como criar apresentações, realizar videoconferências e armazenar e compartilhar arquivos na nuvem, não importa onde você esteja no mundo, tudo pode ser mais fácil de acessar.

Zero desperdício de tempo e aumente a produtividade

Evitar o desperdício de tempo no trabalho pode melhorar o clima e a motivação do dia a dia da sua empresa, seja em home office ou em um trabalho diário presencial.

Depois de identificar todas as coisas que estão desperdiçando seu tempo, é hora de começar. Existem algumas coisas que você pode fazer para aumentar sua produtividade.

Um fato muito importante que muitas pessoas não percebem é que certas horas do dia você estará produzindo mais. Alguns especialistas chamam isso de horário nobre. É durante esse período que você sente que suas atividades estão indo melhor.

Varia de pessoa para pessoa e pode ser de manhã, tarde, noite ou até de madrugada. Descobrir quando você é mais produtivo pode ser útil para realizar as atividades que merecem sua maior atenção.

Além disso, é necessário ter um plano para as atividades a serem realizadas. Essa também é uma dica que varia de pessoa para pessoa.

Existem planos anuais, mensais, semanais e até diários. Você precisa encontrar o que funciona melhor para você. O planejamento pode ser usado tanto para estabelecer prioridades quanto como meio de consulta e referência. Além de ser um ótimo organizador de tempo.

Você também pode contar com as soluções da Zoho Workplace!

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