Como fazer automação de processos?

Como fazer automação de processos - zoho

Quer saber um jeito fácil e eficiente de como fazer automação de processos? Continue a leitura e saiba o que precisa.

A automação de processos usa a tecnologia para automatizar processos de negócios complexos. Ele normalmente atende a três funções: automatizar processos, centralizar informações e reduzir a necessidade de entrada humana. Ele foi projetado para remover gargalos, reduzir erros e perda de dados, ao mesmo tempo em que aumenta a transparência, a comunicação entre departamentos e a velocidade de processamento.

Pense na lavagem de carros. O processo é totalmente automatizado da seguinte forma:

● Recebe o pagamento do cliente

● Aprova a transação e aconselha o cliente a dirigir até o lava-jato

● O cliente escolhe o tipo de lavagem que deseja

● O sistema solicita o pagamento do cliente

● Identifica quando o carro está na posição correta usando um sensor e avisa o motorista para parar

● Executa o programa pré-selecionado e pago. Isso inclui uma série de variáveis, incluindo enxágue, lavagem com sabão e escovas, aplicação de cera e secagem do carro com secador

● Usa uma variedade de sensores para identificar a altura e o tamanho do carro

● Quando concluído, aconselha o cliente a sair do lava-jato.

Embora esta seja uma automação muito simples, o processo é familiar para a maioria das pessoas e integra perfeitamente transações digitais e entrada de clientes e as traduz em uma série de máquinas que usam software, hardware e comunicação com automação de sistemas contábeis.

A automação de processos simplifica os sistemas eliminando a entrada humana, reduzindo assim os erros, aumentando a velocidade de entrega, melhorando a qualidade, minimizando custos e agilizando os processos de negócios. Ele combina ferramentas de software, pessoas e processos para criar um fluxo de trabalho totalmente automatizado.

Como implementar a automação de processos

Cada organização é diferente, mas os cinco passos básicos permanecem os mesmos.

1. Identificar tarefas e processos que podem ser automatizados

Nem todas as tarefas podem ser automatizadas. No entanto, existem algumas vitórias simples para automatizar facilmente certos processos usando o software existente. Pense nas tarefas dentro de uma organização:

● Incluir um número de pessoas e peças

● Precisa de trilhas de auditoria ou conformidade

● São repetitivos

● São sensíveis ao tempo

● Impactar outros processos e sistemas dentro do negócio

● São baseados em regras, padronizados

● Têm o potencial de alto retorno sobre o investimento

Encontre essas tarefas e crie um fluxograma mostrando o sistema atual.

2. Defina suas metas organizacionais

A menos que você tenha uma ideia firme de onde quer chegar, suas mudanças podem não resultar em nenhuma mudança positiva e duradoura. As organizações precisam decidir quais são seus objetivos e como a automação ajudará a alcançá-los. Como o plano mede o sucesso também é importante: reduzir as reclamações dos clientes, melhorar o tempo de resposta, melhorar a lucratividade?

A tomada de decisão fica muito mais fácil quando você tem seus objetivos claros, pois cada escolha nos aproxima ou nos aproxima?

3. Escolha as ferramentas certas

Este é o lugar onde a pesquisa é necessária para encontrar a melhor solução. Isso pode se beneficiar da participação de profissionais com experiência na construção de sistemas de automação de processos bem-sucedidos. O sistema ideal é simples e fácil de entender, com interface intuitiva e ótima usabilidade. Deve ser escalável e flexível para acomodar o crescimento futuro e as mudanças dentro da organização. Ele também deve se integrar com software e ferramentas existentes, ser capaz de se comunicar com outros programas e ter sistemas para processar dados.

4. Gerenciamento de Mudanças

Este é sem dúvida o passo mais importante na transição para a nova automação. Ter funcionários abraçados e treinados para usar o software ajuda a garantir que ele seja usado de maneira eficaz e positiva.

Envolver a equipe no processo de planejamento, fazer com que ambas as partes abram ciclos de feedback para mudanças e educação contínua contribuem para uma transição suave para o novo processo.

5. Medir e Monitorar

Os novos processos e ferramentas que você usa não devem ser estáticos. À medida que as necessidades de negócios mudam, o sistema também deve mudar. Monitore continuamente os principais indicadores de desempenho e, se o desempenho diminuir, avalie os processos e reavalie as necessidades críticas para a vida útil do sistema.

Benefícios da automação de processos

Com soluções holísticas e customizadas, a automação de processos deve oferecer muitos aspectos positivos para qualquer organização que a implemente corretamente.

Transparência na Gestão

As operações do dia-a-dia podem rapidamente se tornar a realização de todo o gerenciamento; estratégias e processos abrangentes podem se perder nas minúcias do gerenciamento de uma organização. Sentar-se para analisar os fluxos de trabalho do processo e implementar a automação do processo permite que os proprietários realmente entendam e compreendam o negócio. Um sistema bem definido permite uma compreensão mais profunda do negócio e o potencial para maiores melhorias no futuro.

Melhorar a produtividade

A automação de processos de negócios continua sendo a chave para melhorar a produtividade das organizações. A RPA por si só ajudou a melhorar a produtividade nas empresas em 86%. A remoção de gargalos, a retirada de tarefas manuais e demoradas das pessoas e a integração perfeita de tudo em um fluxo de trabalho automatizado aumentam drasticamente a produtividade das empresas.

Aumentar a conformidade

Seja com políticas e padrões internos ou órgãos e agências governamentais externas, os sistemas de automação de processos aumentam a conformidade. Como todos os processos acontecem automaticamente, não há atalhos, etapas perdidas e etapas esquecidas em um processo. Se uma empresa tiver preocupações com governança, risco ou conformidade, a automação de processos deve ser uma parte vital de suas operações diárias.

Reduzir custos

Um dos benefícios mais atrativos da automação de processos é a redução de custos. As empresas relataram uma redução de custos de 59%, o que permite que as empresas criem mais receita, reinvestam nos negócios ou cresçam. O retorno do investimento teria sido alcançado em menos de 12 meses.

Isso se deve a uma série de fatores:

● Maior velocidade de processamento

● Menos gargalos e atrasos

● Menos erros

● Liberar tempo para a equipe realizar outras tarefas

Melhor utilização da equipe

Enquanto os funcionários estão ocupados com tarefas tediosas e repetitivas, eles não estão atingindo todo o seu potencial. Ao eliminar essas tarefas e atribuir funcionários a partes mais valiosas e interessantes do negócio, eles ficarão mais satisfeitos, aumentando os resultados positivos do negócio.

Menos erros

Os erros podem ser disruptivos e causar problemas em um negócio. Embora um pedido errado ou endereço errado seja um problema solucionável, leva um tempo precioso. Se esses problemas começarem a afetar os clientes, isso pode afetar negativamente todo o negócio, causando a perda de clientes e criando mais trabalho para a equipe a longo prazo. Automação significa menos capacidade de erro.

Esse artigo foi útil para iniciar a automação de processo? Continue nos acompanhando para mais conteúdos como este e aproveite para testar nossa ferramenta Workplace gratuitamente.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado.

Ao enviar este formulário, você concorda com o processamento de dados pessoais de acordo com a nossa Política de privacidade.

Publicações relacionadas