Embora existam diversas formas de comunicação digital, o email profissional segue como um dos principais canais corporativos. Ele facilita a comunicação interna e externa, gera registro do que é falado, permite a colaboração, atualização e envio ágil de documentos.
Mas, para garantir tantas vantagens, o e-mail corporativo deve ser escolhido com cuidado. É preciso ir além e optar por um bom serviço de hospedagem, com os recursos que a sua empresa precisa.
Se você está procurando o melhor serviço de email profissional para empresas, está no lugar certo. Confira as opções, as funcionalidades, a escalabilidade e mais. Entenda como usar o Zoho Mail e todos os seus benefícios! Vamos lá?
Como criar um email profissional
É através do email que funcionam diversos fluxos da empresa - e são transmitidos inúmeros dados diariamente. As informações aceleram processos, facilitam a resolução de problemas, esclarecem dúvidas, encaminham documentos e mais.
Além disso, ter um email com o domínio da sua empresa transmite profissionalismo e credibilidade - muito mais do que um e-mail genérico. Isso pode aumentar a autoridade da marca aos olhos de clientes e parceiros.
Já que é pelo email profissional que você vai controlar as contas pelas quais a empresa se comunica com os usuários, é preciso que os provedores ofereçam recursos de segurança contra ataques cibernéticos, como criptografia e proteção contra spam - essenciais para proteger os dados confidenciais da marca e dos clientes.
Sem essa proteção, a empresa fica mais vulnerável, correndo o risco de perder dados importantes e sofrer prejuízos. Além disso, e-mails profissionais costumam incluir recursos que facilitam a colaboração e eficiência, como calendários e armazenamento em nuvem.
Entenda como criar o seu:
1. Escolha do domínio profissional
O primeiro passo para criar um e-mail profissional é ter um domínio próprio. Evite provedores gratuitos como @gmail.com ou @hotmail.com em contextos corporativos ou comerciais.
Afinal, um endereço como joao@nomedasuaempresa.com.br transmite credibilidade, profissionalismo e fortalece a marca da sua empresa.
Então, registre um domínio personalizado (ex: nomedasuaempresa.com.br) em um serviço confiável. Uma ótima opção é registrar e configurar tudo pela Zoho, que permite já integrar com a conta de e-mail.
Você também pode registrar o domínio em sites como Registro.br (para .com.br) e depois conectá-lo ao Zoho Mail com facilidade.
2. Contrate um serviço de email profissional
Com o domínio em mãos, você precisa de uma plataforma confiável para gerenciar seus e-mails. O Zoho Mail é a solução robusta, segura e com excelente custo-benefício, além de ter:
Interface moderna e fácil de usar;
Plano gratuito para até 5 usuários com domínio próprio;
Alta segurança, conformidade e proteção contra spam;
Integração com toda a suíte Zoho e vários aplicativos de terceiros;
Recursos de colaboração para equipes;
Painel de administração simples e eficiente.
É ideal para quem busca uma solução estável sem depender de serviços genéricos ou caros, garantindo suporte em português.
3. Crie endereços com estrutura padronizada
Evite apelidos, abreviações confusas ou nomes informais. São boas práticas:
nome.sobrenome@empresa.com;
contato@empresa.com;
suporte@empresa.com;
vendas@empresa.com.
Use grupos para facilitar a organização, como: financeiro@empresa.com que redireciona para fabiana@empresa.com.
4. Configure SPF, DIM e DMARC
Essas siglas são registros de segurança no DNS que ajudam a evitar que seus e-mails sejam marcados como spam. Assim, garantem entregabilidade: os seus e-mails não vão acabar parando na caixa de spam dos destinatários.
Também protegem contra outros problemas e dores de cabeça, como falsificação e phishing. A maioria das plataformas de e-mail profissional, como Zoho Mail, fornece as instruções para configurar esses registros no painel da hospedagem.
Qual o melhor e-mail para uso profissional?
Ao saber de todos os benefícios que um email seguro e profissional pode proporcionar para a empresa, você deve estar se perguntando: qual é o melhor sistema para usar?
Então, vamos às principais opções disponíveis no mercado:
Zoho Mail
Google Workspace
Fastmail
Outlook
Titan
Amazon WorkMail
IceWarp
Postmark
Entre as opções acima, vale um destaque oficial para o Zoho Mail, que foi projetado especificamente para uso comercial, com domínio personalizado e recursos amplos de gestão, colaboração, controle, painéis de estatísticas e até funções para definir políticas de e-mail.
O sistema é a melhor escolha para o email profissional da sua empresa, com o melhor custo-benefício. Além de tudo, conta com a Zia, a sua assistente virtual de Inteligência Artificial.
Com tecnologia OpenAI, a Zia gera conteúdo otimizado, único e personalizado, com mais rapidez e eficiência no envio de e-mails. Você terá respostas ágeis e inteligentes, garantindo uma comunicação clara, com a gramática correta e mais precisão.
A Zia faz preenchimento automático, e completa suas frases facilmente, prevendo palavras que se encaixam no seu contexto ou sugerindo frases relevantes que você digitará em seguida. Ela entrega conteúdos novos a cada vez que você solicita.
Ela também faz resumos dos seus e-mails para que você não perca nenhum detalhe importante, ajuda a otimizar o tom de voz das suas mensagens, cria tarefas e muito mais.
O Zoho Mail faz parte do Zoho Workplace, suite de produtividade que pode revolucionar os resultados dos seus processos.
Tudo funciona sem anúncios e na mais absoluta segurança, com auditorias frequentes, autenticação de dois fatores, criptografia de ponta a ponta TLS, S/MIME, proteção contra spam, políticas de senha e muito mais.
Além disso, possui responsividade, controle de calendário, tarefas, notas, contatos e suporte a qualquer momento!
O sistema é personalizável, escalável, e oferece uma variedade de planos de preços, incluindo uma opção gratuita, sendo econômico para pequenas empresas ou startups. Confira os valores e recursos do Zoho Mail.
Como fazer um email profissional no Zoho Mail
Vamos mudar a colaboração diária da sua empresa ao criar uma conta no Zoho Mail:
1. Inscreva-se no Zoho Mail
Visite o site do Zoho Mail e se inscreva. Você pode escolher entre vários planos, incluindo uma opção gratuita.
2. Configure seu domínio
Se você tem um domínio personalizado, configure no Zoho Mail. Vá para o painel de controle e clique em "Adicionar domínio". Digite o domínio e siga as instruções para verificar a propriedade.
3. Crie suas contas de e-mail
Com o domínio configurado, é hora de criar contas de e-mail. No painel de controle, vá para "Contas de e-mail" e clique em "Adicionar conta de e-mail". Digite o nome, a senha e clique em "Criar".
4. Configure os ajustes de e-mail
Configure o email conforme necessário: configurações de encaminhamento, filtros e assinaturas, por exemplo.
Agora, você pode começar a usar o Zoho Mail, acessar as suas contas através do site e aproveitar as vantagens.
Preços e planos do Zoho Mail
O Zoho Mail inclui plano gratuito e uma diversidade de outros planos que podem se adequar ao que a sua empresa precisa - os planos flexíveis.
Veja abaixo os dois principais planos disponíveis de e-mail profissional:
Mail Lite, a partir de R$ 5,00/ Usuário /Mês faturado anualmente;
Mail Premium, R$ 20,00/Usuário /Mês faturado anualmente.
Como você viu, o Zoho Mail faz parte do Zoho Workplace, um ecossistema completo de aplicativos para colaboração e produtividade em nuvem.
O Zoho Workplace cresce continuamente no Brasil: ao menos 30% ao ano, segundo dados. Afinal, o seu custo-benefício é de fato vantajoso. Ele integra várias ferramentas essenciais para a colaboração de empresas, além do e-mail corporativo:
Zoho Cliq, chat corporativo.
Pacote Office: Zoho Writer, Sheet e Show para processar textos, planilhas e slides.
Zoho WorkDrive, armazenamento e compartilhamento de arquivos em nuvem, com controle de acesso.
Zoho Meeting, hospedagem de videoconferência e webinars.
Zoho Connect: intranet social corporativa para comunicação interna e colaboração da sua equipe.
Tudo isso a partir de R$ 12,00 por usuário no mês, faturado anualmente. Você terá todos os aplicativos acima integrados numa única plataforma, com absoluta segurança.
Conheça o Zoho Workplace e aproveite as vantagens!
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