E-mail informativo: templates, exemplos e técnicas para comunicação formal que gera resultados

E-mails informativos são uma ferramenta estratégica para transmitir mensagens institucionais com objetividade e profissionalismo. Esse tipo de mensagem ajuda a garantir o alinhamento entre a empresa e seus diferentes públicos, reforçando informações consideradas importantes.

Seja para avisar sobre mudanças internas para funcionários ou comunicar atualizações para clientes, os e-mails informativos são um canal direto para construir uma relação de confiança com os stakeholders.

A seguir, vamos entender mais sobre as características dos e-mails informativos e as melhores práticas para criá-los. Acompanhe!

O que é um e-mail informativo e qual sua importância

E-mail informativo é uma mensagem comunicacional para informar o destinatário sobre algo relevante, geralmente sem nenhum objetivo promocional direto. Ele pode ser usado para informar sobre atualizações, enviar lembretes importantes, avisos sobre eventos, mudanças em políticas e serviços, etc.

A principal característica desse tipo de e-mail é a clareza para transmitir algo necessário de forma objetiva e alinhada ao contexto e à necessidade do público.

Diferentemente de um e-mail promocional (que busca gerar vendas) ou de um e-mail transacional (que confirma uma ação específica), o e-mail informativo tem como objetivo a assimilação de uma mensagem pertinente. O objetivo, normalmente, não é que o usuário realize uma ação.

Ele também é diferente de newsletters, que geralmente apresentam múltiplos conteúdos em um único disparo. Trata-se de uma comunicação direta, pontual e que aborda um único assunto.

No contexto da comunicação das empresas, o e-mail informativo é uma ferramenta estratégica de alinhamento. Ele garante que os diferentes stakeholders (funcionários, clientes, parceiros ou fornecedores) estejam atualizados sobre temas relevantes. Tudo isso de maneira formal, documentada e acessível.

Entenda como fazer e-mail marketing com um guia completo.

Tipos de e-mails informativos para diferentes contextos

Embora a estrutura dos diferentes tipos de e-mail informativo siga princípios semelhantes, o conteúdo, o tom e a abordagem devem se adaptar ao público e à finalidade da mensagem.

Destacamos os destinatários mais comuns:

E-mail informativo para clientes

Esse tipo de e-mail é utilizado para manter os clientes informados sobre mudanças que impactam diretamente sua experiência com a empresa. 

Alguns exemplos incluem atualizações de políticas, alteração nos horários de atendimento, interrupções em serviços, novos recursos disponíveis, mudanças em contratos, entre outros.

A linguagem deve ser objetiva, respeitosa e transparente, buscando esclarecer, orientar e manter a confiança da base de clientes.

Confira como fazer e automatizar um e-mail de boas-vindas para clientes. 

E-mail informativo para funcionários

No ambiente interno, o e-mail informativo cumpre um papel central na comunicação organizacional.

Ele pode ser usado para anunciar mudanças em processos internos, novas diretrizes de trabalho, comunicados da liderança, atualizações sobre benefícios, datas importantes e, em alguns casos, até mesmo conteúdos educativos.

O tom deve ser institucional, mas acessível para manter toda a equipe bem informada, sem ambiguidades ou ruídos de comunicação.

E-mail informativo para parceiros de negócios

Quando se trata de distribuidores, revendedores, franqueados, fornecedores ou afiliados, a empresa também precisa manter uma comunicação clara e constante. 

Os e-mails informativos para esse público servem para alinhar lançamentos, mudanças de política comercial, treinamentos obrigatórios ou atualizações sobre produtos e serviços, por exemplo.

Nesse caso, a credibilidade e o tom profissional são ainda mais relevantes, já que o e-mail representa a posição oficial da marca junto a seus parceiros estratégicos e, como vimos, serve como um recurso para deixar a mudança em questão documentada.

E-mail informativo para eventos

O e-mail informativo é especialmente importante no caso de eventos, online ou presenciais.

Seja um webinar, uma conferência ou uma reunião, este é o canal por meio do qual os participantes esperam receber todas as instruções com antecedência. Isso inclui data, horário, local ou link, regras de participação, itens obrigatórios, materiais de apoio e alterações de última hora.

Um bom e-mail informativo para eventos antecipa dúvidas, organiza a experiência do usuário e reduz falhas de comunicação que podem gerar frustração e insatisfação.

Estrutura de um e-mail informativo eficaz

Não existem segredos para criar um e-mail informativo eficiente. No entanto, como comentamos, é preciso clareza, organização e atenção a cada elemento que compõe a mensagem.

Uma estrutura bem definida facilita a leitura, aumenta as chances de compreensão e transmite profissionalismo, o que é fundamental na comunicação com os diferentes stakeholders.

A estrutura de um e-mail informativo abrange:

Elementos essenciais de um e-mail informativo

Seus e-mails informativos precisam conter:

• Remetente identificado com nome e endereço reconhecíveis pelo destinatário;
• Assunto direto que antecipe o conteúdo;
• Saudação personalizada (quando possível), mantendo o tom formal;
• Mensagem clara e objetiva, com foco no que o destinatário precisa saber;
• Encerramento com orientação ou resumo que indique se alguma ação é necessária ou que reforce a importância da informação.

Evite blocos longos de texto e detalhes que não agreguem ao conteúdo. Quanto mais simples e direta for a apresentação, melhor será a assimilação.

Linha de assunto que gera abertura

A linha de assunto é o primeiro trecho de conteúdo com o qual o usuário tem contato e tem impacto direto na taxa de abertura. Ela deve demonstrar respeito pelo tempo do destinatário e comunicar rapidamente a importância do conteúdo da mensagem.

Em e-mails informativos, o ideal é que o assunto:

• Seja específico: “Atualização no horário de atendimento” é mais eficaz do que “Novidades”.
• Evite práticas que podem ativar filtros de spam, como palavras apelativas, sinais como “!!!” ou caixa alta.
• Tenha entre 6 e 10 palavras, de preferência com a informação mais pertinente no início.

Formatação ideal para e-mails informativos

A criação de um e-mail exige uma formatação de texto que favoreça a leitura e escaneabilidade da mensagem pelo destinatário. Para isso:

• Use parágrafos e frases curtos;
• Destaque informações relevantes com negrito ou em bullet points;
• Utilize espaçamento adequado entre blocos de texto;
• Evite fontes muito pequenas ou cores que prejudiquem a legibilidade;
• Se necessário, inclua links para mais detalhes, mantendo o e-mail em si direto e conciso.

Um e-mail bem formatado transmite organização e demonstra cuidado com a experiência do usuário.

O papel da assinatura em e-mails informativos

A assinatura transmite profissionalismo, reforça a credibilidade da mensagem e facilita o contato direto em caso de dúvidas ou ações futuras. Em contextos corporativos, ela deve conter:

• Nome e cargo do remetente;
• Nome da empresa ou setor responsável;
• Contato (telefone, e-mail ou site institucional);
• Saudação formal;
• Opcional: nota de rodapé com informações legais, como política de privacidade ou link de descadastro, se aplicável.

Além disso, é importante manter a assinatura padronizada em toda a empresa. Isso contribui para a consistência da identidade da marca e facilita o reconhecimento pelos destinatários.

Como escrever um e-mail informativo profissional

Para escrever um e-mail informativo eficaz, é necessário atentar-se ao tom, à estrutura da mensagem e à clareza da informação.

Listamos os principais pontos para garantir que sua comunicação seja profissional e objetiva:

Linguagem e tom adequados

Geralmente, o tom de um e-mail informativo deve ser formal, respeitoso e direto. Isso significa adotar uma linguagem clara, cordial e sem ambiguidades. Evite informalidades como abreviações, emojis ou gírias. Lembre-se de que se trata de comunicações institucionais.

Além disso, adapte a linguagem ao perfil do público. Mensagens para públicos internos podem ter um tom mais próximo, enquanto e-mails para clientes, parceiros ou fornecedores devem prezar pelo profissionalismo.

Técnicas de copywriting para e-mails informativos

Mesmo que os e-mails informativos não tenham como objetivo ser persuasivos, as boas práticas de copywriting também podem ser aplicadas. Isso porque elas ajudam a tornar a mensagem mais compreensível e envolvente, aumentando as chances de leitura.

Algumas técnicas úteis:

• Comece com o contexto e indique logo no início do e-mail o motivo do envio.
• Vá direto ao ponto e destaque a informação principal nas primeiras linhas.
• Use subtítulos e listas para hierarquizar informações e facilitar a leitura.
• Finalize com uma orientação clara, mesmo que não haja uma ação obrigatória.

Esses recursos auxiliam o leitor a identificar rapidamente o que precisa saber e qual atitude, se houver, deve ser tomada.

Erros comuns a evitar em e-mails informativos

Alguns erros frequentes podem comprometer a eficácia de um e-mail informativo:

• Assunto pouco específico, que pode dificultar a abertura da mensagem.
• Texto excessivamente longo, que pode dispersar a atenção e dificulta a compreensão.
• Informações desorganizadas, que podem prejudicar o entendimento e podem gerar ruídos.
• Tom inadequado ao contexto, que pode transmitir informalidade excessiva.
• Falta de revisão, com erros gramaticais ou de digitação que podem comprometer a credibilidade.

Checklist para revisão antes do envio

Antes de enviar qualquer e-mail informativo, confira os seguintes elementos:

• O assunto está claro e é específico?
• A mensagem foi organizada de forma lógica e direta?
• Há erros de digitação ou problemas de pontuação?
• O tom está adequado ao público e ao contexto?
• A assinatura está presente e padronizada?

Vale a pena dedicar alguns minutos para revisar a mensagem e, assim, preservar a imagem da marca e evitar retrabalhos com esclarecimentos posteriores.

Exemplos de e-mail informativo para diferentes situações

Agora que conhecemos as melhores práticas e pontos de atenção para criar diversos tipos de e-mail informativo, vamos ver como diferentes empresas trabalham este canal.

Este primeiro exemplo é de uma companhia aérea. A mensagem informa o usuário sobre a validade das milhas que ele tem acumuladas no seu perfil.

Algumas coisas que podemos reparar:

• O assunto principal do e-mail aparece destacado no topo da mensagem;
• O usuário é saudado com nome e sobrenome;
• O corpo do e-mail é curto e objetivo, com frases pequenas;
• Abaixo, uma tabela detalhando a informação principal;
• Também é oferecido um botão para que o usuário possa consultar seu perfil no site.

O segundo exemplo é um e-mail lembrando das informações sobre um evento presencial. Mais uma vez, fica fácil identificar os elementos positivos:

• O evento está em destaque no topo da mensagem, juntamente com o endereço, data e horário. Ou seja, o destinatário tem todos os dados que precisa sem nem precisar rolar a tela.
• Mesmo assim, mais abaixo, o texto lembra que o evento acontecerá em dois dias e reforça algumas informações relevantes, assim como um QR code para ser lido na entrada;
• Um contato é fornecido para o caso de dúvidas, e também um link para a página específica do evento;
• Por fim, um link com informações sobre como chegar ao local e o que o usuário deve fazer caso não possa comparecer.

O terceiro exemplo de e-mail informacional é uma comunicação sobre a mudança das políticas de privacidade da empresa. Embora relativamente longo e sem saudar o usuário pelo nome, existem muitos pontos que merecem ser mencionados:

• O conteúdo é muito bem estruturado e hierarquizado de uma maneira clara, facilitando a leitura.
• A mensagem vai direto ao ponto, oferecendo uma versão condensada das mudanças;
• Eles oferecem um link para que o cliente possa conferir as novas políticas na íntegra, assim como um e-mail para possíveis dúvidas.

Modelos de e-mail informativo prontos para usar

Abaixo, trazemos modelos de e-mails informativos para os quatro tipos que citamos no começo do texto. Você pode usá-los, adaptando-os à identidade (tom de voz, formalidade, etc.) da sua empresa:

E-mail informativo para clientes

Assunto: Atualização importante no horário de funcionamento

Corpo do e-mail:

Prezado(a) [Nome do cliente],

Gostaríamos de informar que, a partir do dia [data], nossa empresa passará a operar em um novo horário: das [hora inicial] às [hora final], de segunda a sexta-feira.

Essa mudança foi pensada para oferecer mais agilidade no atendimento e adequar nossos processos às necessidades dos nossos clientes. Reforçamos que essa mudança não afetará a qualidade com a qual você está acostumado.

Se tiver qualquer dúvida, nossa equipe está à disposição pelos canais de atendimento habituais.

Atenciosamente,

[Nome da empresa]

[Assinatura com e-mail de suporte ou telefone]

E-mail informativo para funcionários

Assunto: Novo procedimento para envio de relatórios mensais

Corpo do e-mail:

Olá, equipe,

Informamos que, a partir do mês de [mês], os relatórios mensais deverão ser enviados por meio da plataforma [nome da plataforma], substituindo o envio por e-mail.

Essa mudança tem como objetivo centralizar os dados, agilizar o acesso às informações e padronizar os processos internos. O prazo para envio permanece o mesmo: até o dia [data] de cada mês.

Caso ainda não tenha acesso à plataforma ou precise de suporte, entre em contato com o setor de TI pelo e-mail [contato].

Contamos com a colaboração de todos!

Atenciosamente,

[Nome do remetente] – [Cargo]

E-mail informativo para parceiros de negócios

Assunto: Atualização nas condições de parceria para o segundo semestre

Corpo do e-mail:

Olá, [Nome do parceiro],

Informamos que as condições comerciais para o segundo semestre de [ano] foram atualizadas. A nova política entra em vigor a partir do dia [data] e inclui ajustes nos prazos de entrega, descontos por volume e critérios de faturamento.

O documento completo está disponível neste link [link].

Recomendamos a leitura atenta para garantir o alinhamento nas operações.

Para esclarecimentos ou dúvidas, entre em contato com [pessoa ou setor responsável].

Agradecemos pela parceria.

Cordialmente,

[Nome da empresa]

[Assinatura com contato direto]

E-mail informativo para eventos

Assunto: Informações importantes sobre o [nome do evento]

Corpo do e-mail:

Prezado(a) participante,

Faltam poucos dias para o [nome do evento], e queremos garantir que você tenha todas as informações em mãos:

Data: [data]

Horário: [hora de início]

Formato: [presencial/online]

Local/link de acesso: [endereço ou link]

[Para presencial]: Recomendamos chegar com pelo menos 15 minutos de antecedência.

Em anexo, você encontrará a programação completa.

Caso tenha alguma dúvida, envie um e-mail para [contato].

Nos vemos em breve!

[Nome do organizador]

[Assinatura com logo, se aplicável]

Ferramentas para otimizar seus e-mails informativos

Existem diferentes tipos de ferramentas que podem facilitar a criação de e-mails informativos otimizados, tanto no que se refere ao conteúdo como ao layout e até mesmo a forma como as mensagens são enviadas.

Algumas funcionalidades que merecem destaque:

Revisão de texto

Ferramentas que analisam ortografia, gramática, repetição e estrutura textual são aliadas importantes na hora da escrita. Elas contribuem para assegurar que a mensagem seja clara, objetiva e livre de ruídos.

Ajuste de tom e estilo

Na esteira do tópico anterior, existem soluções que vão além de questões pontuais de gramática e estrutura e são também dão sugestões para ajustar o tom da mensagem.

Elas analisam o contexto, fazem recomendações para melhorar a formalidade, fluidez e coerência.

Criação de layouts

Muitas plataformas ajudam a estruturar visualmente e-mails, fornecendo inclusive templates responsivos. Dessa forma, você tem mais segurança de que o conteúdo está profissional, organizado, escaneável e acessível de qualquer dispositivo. 

Lembrando que uma boa estrutura visual facilita o destaque das informações mais relevantes, melhora a experiência do leitor e aumenta as chances de retenção da mensagem.

Automação e controle de envio

Recursos como segmentação de listas, programação de disparos, personalização de mensagens por público e criação de fluxos de e-mail contribuem para manter a consistência na comunicação, além de reduzir erros manuais.

Esses recursos garantem que suas mensagens cheguem no momento certo, com menos esforço operacional.

Saiba quais são as melhores ferramentas de e-mail marketing para sua empresa.

Métricas para avaliar o sucesso de e-mails informativos

Acompanhar o desempenho dos seus envios é imprescindível para garantir que a mensagem está chegando ao público certo e sendo lida.

Algumas métricas nas quais você deve ficar de olho:

• Taxa de entregabilidade: indica se seus e-mails chegaram à caixa de entrada dos destinatários. Uma taxa baixa pode indicar problemas com a reputação do remetente ou que conteúdo que aciona filtros de spam.
• Taxa de abertura: mede o percentual de destinatários que abriram o e-mail. Ajuda a avaliar a efetividade, principalmente, do assunto.
• Taxa de cliques (CTR): mostra o engajamento com o conteúdo enviado, caso haja alguma ação esperada ou link fornecido.
• Tempo médio de leitura: indica se os destinatários estão apenas abrindo ou realmente lendo o conteúdo. Algumas ferramentas mostram essa métrica com base no tempo de permanência na mensagem.
• Taxa de rejeição: revela a quantidade de e-mails que não foram entregues, seja por endereços inválidos ou por caixas de entrada cheias.
• Taxa de cancelamento: demonstra quantos usuários cancelaram o recebimento das suas comunicações.
• Respostas diretas ao e-mail: em mensagens que visam esclarecer ou informar os usuários, o volume de respostas pode indicar dúvidas não previstas ou falhas de clareza.

Aspectos legais e boas práticas para e-mails informativos

Enviar e-mails informativos demanda atenção às leis de privacidade, em especial a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) para evitar consequências legais e fortalecer a reputação da empresa.

Consentimento

De acordo com a LGPD, o tratamento de dados pessoais deve ocorrer com finalidade específica e informada ao titular. No caso de e-mails informativos, é importante optar pelo consentimento expresso (opt‑in) no momento da coleta de dados dos stakeholders.

Transparência

Os usuários têm direito de saber como seus dados estão sendo usados, bem como acessar, corrigir, bloquear ou excluir suas informações pessoais a qualquer momento .

Além disso, a legislação exige que você facilite essas ações, por exemplo, incluindo canais de atendimento ou um link claro de descadastro em cada e-mail.

Segurança

A LGPD preconiza a necessidade de utilizar medidas adequadas para proteger dados pessoais, incluindo aqueles armazenados em sistemas de e-mail. Isso envolve ter protocolos de segurança e definir prazos para a eliminação segura, conforme os princípios de qualidade dos dados e responsabilidade.

Conformidade

A conformidade, segundo a LGPD, deve ser documentada e monitorada. Você precisa comprovar os procedimentos adotados, como consentimento, políticas de privacidade e medidas de segurança.

Como o Zoho Campaigns pode ajudar na criação e gestão de e-mails informativos

O Zoho Campaigns é uma ferramenta que facilita a criação, automação e análise de campanhas de e-mail, incluindo comunicações informativas.

Com uma interface simples e recursos intuitivos, a plataforma oferece tudo o que você precisa para estruturar e-mails profissionais de forma organizada, segura e escalável.

A criação do e-mail pode ser feita a partir de um editor de arrastar e soltar, que permite montar mensagens com layout responsivo e profissional.

Também é possível trabalhar com modelos prontos e personalizáveis que podem ser adaptados para diferentes contextos, como avisos internos, comunicados institucionais, boletins informativos ou atualizações para clientes.

O Zoho Campaigns permite segmentar os contatos com base em perfil, engajamento e preferências, garantindo que o conteúdo enviado seja sempre relevante para o público certo.

Além disso, o processo de inscrição (opt-in), confirmação e cancelamento está totalmente alinhado às boas práticas de conformidade com a LGPD.

Após o envio, a plataforma disponibiliza relatórios completos com métricas como taxa de abertura, cliques e rejeições; tudo em tempo real e em painéis personalizáveis. Esses dados auxiliam na compreensão do alcance da comunicação e a aprimorar as próximas campanhas.

Conheça todas as funcionalidades do Zoho Campaigns e inscreva-se no plano gratuito vitalício para ter acesso a todo o potencial da ferramenta.