Os projetos de migração de dados são necessários por vários motivos: manter a base de clientes e contatos segura, a redução de custos, a expansão da capacidade da empresa, mudanças de equipamentos, atualizações, otimização da experiência do cliente e mais.
Eles garantem que o novo sistema seja utilizado corretamente, sem perda de informações, dados desatualizados ou corrompidos. É uma tarefa complexa, mas essencial.
Então, neste post, vamos te ajudar a evitar erros para garantir uma transição suave na sua migração. Conheça os 7 erros mais comuns e as dicas úteis para evitá-los.
O que é migração de dados?
A migração de dados, como o nome indica, é o processo de transferir dados de um sistema para outro. Normalmente, são empresas movimentando dados entre formatos, bancos, aplicativos ou outros tipos de armazenamento.
Por isso, os projetos de migração de dados requerem planejamento e cuidado, garantindo que os dados sejam transferidos sem perda de informações. O processo deve manter a integridade, acessibilidade, conformidade e segurança dos dados.
Em resumo, é um processo essencial que permite manter seus dados utilizáveis, independentemente de mudanças em sistemas ou plataformas.
Tipos de migração de dados
Para evitar erros, é importante que você conheça cinco categorias úteis nas quais a sua migração pode se encaixar:
1. Migração de armazenamento
Essa migração é um tipo básico de operação. Trata-se de mover dados de um sistema de armazenamento para outro, e pode envolver a transferência entre formatos de armazenamento físico antigos para um ambiente novo ou diferente, por exemplo.
Migrar dados para a nuvem ou de um provedor de nuvem para outro é uma migração de armazenamento, bem como um tipo de migração para a nuvem.
A migração de armazenamento é bastante utilizada quando a empresa quer atualizar ou substituir sistemas de armazenamento, ganhando mais eficiência, realizando a manutenção em sistemas passados ou expandindo o espaço para acomodar mais dados.
Pode ser um processo complexo, com análise da compatibilidade entre os sistemas, análise da segurança e a minimização do tempo de inatividade. Mas é também uma operação necessária diante de atualizações, necessidades de melhor desempenho, redução de custos e mais.
Um exemplo prático dessa migração é o Zoho WorkDrive, que passa a receber os dados, principalmente, que antes estavam no Google Drive ou Microsoft OneDrive.
O Zoho WorkDrive é uma ferramenta poderosa para o armazenamento e gerenciamento de arquivos na nuvem, que conta ainda com Inteligência Artificial de ponta, capaz de auxiliar a sua equipe em inúmeras tarefas. A tecnologia faz parte da suíte de produtividade Zoho Workplace.
2. Migração de banco de dados
A migração de banco de dados pode ser uma tarefa desafiadora. Como o nome indica, é o processo de mover dados de um sistema de banco de dados para outro.
Ela normalmente movimenta grandes quantidades de informações e é complexa, pois pode mudar o formato, linguagem dos dados transferidos ou aplicação usada.
As motivações são variadas. Essas migrações podem transferir as informações de um banco de dados ou sistema de gerenciamento de banco de dados mais atualizado, por exemplo.
Costuma ser necessária para otimizações, alterações de fornecedores de bancos de dados e mais.
A empresa deve garantir que o novo banco de dados tenha a compatibilidade, a capacidade adequada, a segurança, eficiência e outros fatores, implementando testes antes de fazer a migração.
Já que você quer ter certeza que o novo provedor tenha políticas bem definidas de migração, conte com o Zoho Workplace. Recebemos empresas que usavam sistemas do Google, Microsoft 365 e muitas outras soluções.
A nossa ferramenta consegue migrar os seus dados de forma simples, eficiente e segura, dos contatos e agendas até os documentos. Veja na prática como migrar!
3. Migração de aplicativos
Uma migração de aplicativo envolve a movimentação dos dados para um ambiente diferente da computação. Ela pode exigir migrações de banco de dados caso o aplicativo precise ser realocado - ou plataformas, alterações de formato, conversão de dados e mais.
A partir dessa mudança, a empresa pode reduzir significativamente os custos operacionais e de manutenção, ganhar desempenho, escalar operações e outros benefícios.
Tudo depende de fazer uma boa avaliação da segurança, requisitos e características da mudança. Mova o aplicativo para o novo ambiente com a reconfiguração para garantir que ele funcione corretamente.
4. Migração na nuvem
Essa migração é famosa, e envolve a movimentação de dados em nuvem, como a transferência de dados ou aplicativos de um data center local para a nuvem ou de uma nuvem para outra.
A migração para a nuvem pode ser total ou parcial, com itens selecionados segundo as necessidades da empresa. Assim, a empresa passa a ficar mais atualizada, menos limitada e pode ganhar eficiência.
Sem contar que, com dados e aplicativos em nuvem, não é preciso manter uma infraestrutura local com altos custos. Você ganha escalabilidade, economiza capital, gera mais capacidade de backup, acesso remoto e outros benefícios.
Esse processo requer um planejamento cuidadoso para garantir uma transição suave.
Um exemplo de serviço crítico que muitas empresas ainda usam localmente é o e-mail empresarial. Esses sistemas costumam enfrentar problemas frequentes de Spam, instabilidade, baixa taxa de entrega e ataques cibernéticos.
Por isso, recebemos muitos clientes interessados no Zoho Mail, a ferramenta de e-mail profissional que funciona em nuvem e faz parte da suíte de produtividade Zoho Workplace. Essa migração, por gerar eficiência, passa a ser uma necessidade.
5. Migração de processo empresarial
Essa migração é a movimentação de dados para otimizar o próprio negócio, transferindo processos de um sistema para outro por várias razões, como reestruturação e ganho de eficiência.
Ou seja, vários tipos de dados podem ser transferidos, contanto que sejam sobre as soluções, clientes e operações da empresa.
A migração de processo empresarial serve para otimizar o negócio. Também exige um cuidadoso planejamento, podendo gerar vantagens significativas, como a modernização, automação, conformidade, aumento da produtividade e mais.
Antes dessa migração, você deve entender completamente os processos envolvidos. Analise as partes interessadas, os fluxos de trabalho e suas dependências, por exemplo.
Principais erros cometidos na migração de dados
Quando você pensa em iniciar a sua migração de dados entre plataformas, provavelmente imagina que deve criar um plano de migração detalhado, com estratégias de mitigação de risco e um cronograma com prazos.
De fato, a migração deve ser cuidadosamente planejada para evitar a perda de dados e garantir a integridade após a transferência. E vale a pena, pois, no final, uma migração bem-sucedida pode resultar em melhorias significativas.
Mas, além de planejar bem, você precisa se atentar para cada etapa complexa e cheia de nuances. Entenda, com o guia abaixo, alguns dos erros mais comuns para prestar atenção e evitar no caminho.
1. Falta de planejamento detalhado
Um dos erros mais graves é subestimar o planejamento. Essa etapa deve incluir uma análise detalhada dos dados a serem migrados, a escolha das ferramentas de migração corretas, a definição de prazos e a preparação para riscos ou problemas potenciais.
Confira um exemplo de um plano de migração de dados para analisar:
1. Análise de dados - Identifique os dados a serem migrados e compreenda sua estrutura, dependências, funções e relacionamentos.
2. Seleção de ferramentas - Escolher as ferramentas que melhor atendem às necessidades de migração da sua empresa particularmente. Note questões como segurança, escalabilidade, acessibilidade e mais.
3. Cronograma - Defina um cronograma com prazos realistas para completar a migração.
4. Contingência - Prepare um plano de backup e recuperação em caso de erros.
2. Não limpar os dados
Os projetos de migração são únicos. Eles podem ser mais complexos e desafiadores do que outros, podem ter diferentes formatos, dispositivos e sistemas. Além disso, os dados podem estar desorganizados.
A migração é uma oportunidade perfeita para limpá-los, removendo registros obsoletos, duplicados, inúteis ou confusos. Filtre, prepare e movimente os dados de um ambiente para outro pensando em impactos, requisitos, custos e mais.
3. Ignorar a segurança dos dados
A proteção dos dados deve ser uma consideração crucial durante todo o processo de migração. Isso inclui garantir que os dados sejam transferidos de forma segura e que a nova plataforma tenha as proteções adequadas em vigor.
Lembre-se que existem sempre novos requisitos de segurança e você deve ter atenção a todos eles.
Na hora de procurar a empresa certa para migrar os seus dados, busque a marca de referência no mercado, como a Zoho, que possui todas as certificações de segurança existentes e gera a melhor proteção de dados.
4. Não testar a migração
Faça testes e otimizações antes da implementação final da sua migração. Isso deve incluir a verificação da integridade dos dados após a migração e a certificação de que todos os sistemas e processos que dependem desses dados funcionem bem na nova plataforma.
5. Falta de aviso e treinamento dos funcionários
A migração de dados geralmente envolve a mudança para uma nova plataforma ou tecnologia. Se a equipe não for devidamente avisada e treinada, isso pode levar a erros, perda de produtividade e outros problemas.
6. Não ter um plano de backup
Certifique-se de fazer um backup antes de iniciar o processo de transferência. Isso garantirá que você tenha uma cópia de segurança no caso de algo dar errado durante a migração.
A cópia completa e atual dos dados em um local seguro permite que você restaure informações rapidamente.
7. Não monitorar a migração de dados
Cada projeto de migração de dados é diferente: ele segue os sistemas, objetivos e outros aspectos da organização. Assim, pode incluir vários tipos de operações que devem ser monitoradas.
Com o monitoramento, você pode identificar e corrigir rapidamente quaisquer problemas que possam surgir. Ignorar esta etapa pode levar a erros e interrupções.
Como fazer a migração de dados do jeito certo
A pergunta que fica é: como implementar a melhor migração de dados e evitar esses erros que podem prejudicar resultados?
O primeiro passo é escolher uma empresa que transmita segurança, com equipes dedicadas para implementações e migrações de dados em sistemas.
O Zoho Workplace possui mais de 22 milhões de usuários pelo mundo. Com tanta experiência com empresas de variados setores e portes, pensamos em tudo para você ter tranquilidade no processo de migração.
A segurança dos dados é uma preocupação fundamental, e, ao migrar de plataformas concorrentes para a suíte de produtividade, a Zoho garante que as informações sejam transferidas com eficiência.
A Zoho utiliza mecanismos de criptografia robustos durante o processo de migração, além de autenticação de dois fatores, controles de acesso, auditorias, políticas de senha rigorosas e mais.
A plataforma oferece controle total sobre quais dados são transferidos e como eles são gerenciados. Você terá um guia detalhado para entender o processo de migração.
O que você está esperando? Para aprofundar o seu conhecimento sobre a migração mais segura e eficiente, faça o download do e-book do Zoho Workplace!
Veja estudos de caso de empresas que usaram o Zoho Workplace, saiba como garantir a proteção de dados, tire dúvidas e ganhe uma visão detalhada das várias ferramentas e recursos e como eles podem ser usados para gerar ainda mais eficiência na migração.
Experimente o Zoho Workplace e dê o primeiro passo para transformar a migração de dados na empresa!
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