Gerenciamento de Arquivos Empresariais

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O gerenciamento de arquivos empresariais é na maioria dos casos uma questão que causa dores de cabeça em muitos empresários e funcionários.

Ter que dar conta de uma pilha desordenada de papéis e perder um tempo precioso procurando informações necessárias é uma situação que pode desestabilizar qualquer negócio. Mas você realmente entende o impacto que isso pode ter na sua empresa?

Fazer o gerenciamento de arquivos empresariais é um importante processo de gerenciamento de registros com o qual as empresas e seus funcionários devem estar familiarizados. Não entender as consequências do processo de arquivamento da sua empresa pode levar a sérios problemas.

Com este post, vamos conseguir explicar melhor a importância do gerenciamento de arquivos empresariais. Continue a leitura!

O que é o gerenciamento de arquivos empresariais?

A gestão de arquivos empresariais é um conjunto de tarefas e procedimentos destinados a melhorar a eficiência, organização e agilidade do uso das informações, sejam elas físicas ou digitais. Em uma empresa, esse processo inclui o gerenciamento de documentos oficiais.

É por meio dessa gestão que são criados os processos para garantir que toda e qualquer informação sobre a empresa seja devidamente armazenada. Gerenciar arquivos empresariais é mais do que arquivar documentos em uma gaveta ou na nuvem, é preciso criar padrões e ajustar regras para aplicá-los.

Para isso, é necessário controlar suas necessidades com base no valor de cada arquivo. Digamos que os arquivos que você tem acesso mais vezes na rotina a determinados documentos, logo eles precisam ser arquivados facilmente para localização rápida. Ao mesmo tempo, os arquivos que você não usa com frequência devem ser colocados em outro lugar.

Os documentos que precisam ser arquivados e gerenciados adequadamente incluem:

● Contas de consumo (água, energia, telefone e internet);

● Previsões orçamentárias e registro de cotações;

● Notas fiscais, comprovantes e recibos de operações financeiras;

● Relatórios contábeis e gerenciais, como Balanço Patrimonial e Demonstrativos de Resultados do Exercício.

● Manuais de procedimento da empresa;

● Guias de recolhimento de tributos;

● Documentos trabalhistas de funcionários.

Além dos documentos físicos, os empreendedores precisam manter muitos documentos digitais, como divulgações, conteúdos de comunicação e marketing, e-mails de clientes, funcionários, fornecedores, backups telefônicos e processos que ocorrem dentro e fora da empresa.

Considere os desafios de lidar com quantidades cada vez maiores de informações. Para superá-lo, é importante entender sistemas de gerenciamento de arquivos empresariais eficazes e ferramentas técnicas que forneçam métodos organizacionais para arquivos em papel e digitais.

A importância dos arquivos empresariais

Os arquivos empresariais são fundamentais para o gerenciamento de informações, dando às empresas mais controle sobre seu fluxo de informações.

A medida que a empresa cresce, ela gera mais dados — dados que precisam de gerenciamento e monitoramento cuidadosos para serem usados ​​adequadamente. Fazer o acompanhamento dessas informações pode ser complicado para empresas que nunca instalam sistemas de gerenciamento de arquivos empresariais.

Os dados não arquivados são mais difíceis de localizar, proteger e compartilhar adequadamente se salvos em um ambiente local (como o laptop de um funcionário), de modo que outros usuários não poderão acessá-los. Em última análise, isso afetará negativamente as funções de negócios e a produtividade dos funcionários.

Conheça os 4 principais benefícios do arquivamento de documentos empresariais

1. Evitar a perda de dados

As informações não arquivadas em um repositório central seguro podem ser perdidas para sempre. As chances que um colaborador tem excluir acidentalmente ou perder um arquivo são pequenas, mas isso acontece. Em algumas situações, especialistas em recuperação de dados podem recuperar essas informações, mas podem ser demoradas, caras e raramente 100% precisas.

Os dados arquivados permitem que os funcionários recuperem informações de backup de forma independente, sem depender da experiência de terceiros.

2. Obrigações legais em dia

O arquivamento feito da forma correta também é fundamental por razões legais. Existem casos em que as empresas acidentalmente descartam documentos que são legalmente obrigados a manter.

Um sistema de arquivamento eficaz garantirá a conformidade com os planos de retenção específicos da empresa, independentemente de cada funcionário estar ciente desses planos. À medida que os documentos fiscais e contábeis são digitalizados, as autoridades podem realizar auditorias com mais eficiência, o que pode levar a pesadas multas e outras penalidades.

3. Segurança aumentada

O gerenciamento de arquivos empresariais também é importante por motivos de segurança, especialmente porque os ataques cibernéticos e as violações de dados se tornam mais frequentes.

Ao fazer o gerenciamento correto e armazenamento dos arquivos empresariais com segurança, as empresas podem acompanhar os dados e fortalecer a proteção contra terceiros não autorizados. Mesmo as empresas mais cautelosas agora estão sendo alvo de hackers muito habilidosos.

Registros em papel que estão em circulação pública são facilmente removidos de escritórios lotados ou roubados por partes mal-intencionadas. Um sistema de arquivamento externo confiável reduzirá esse risco, notificando a equipe sênior quando os arquivos forem perdidos.

4. Eleva a produtividade da equipe

Se o desenvolvimento correr bem, o gerenciamento de arquivos empresariais facilita toda a administração das informações internas necessárias ao desenvolvimento das atividades da empresa. Em vez de perder tempo gerenciando ou pesquisando os arquivos empresariais, os funcionários podem acessar facilmente as informações, economizando tempo valioso e aumentando a produtividade.

Por que investir na gestão de arquivos empresariais?

O principal retorno desse investimento é a segurança da informação e a rapidez com que esses documentos podem ser localizados e compartilhados com clientes e colaboradores.

Com o avanço da tecnologia, o custo de organização e armazenamento de informações caiu consideravelmente. Não muito tempo atrás, era impensável que uma empresa pagasse altos custos por servidores e acessórios locais para manter as informações seguras.

armazenamento em nuvem nos dias de hoje que é uma verdadeira solução para todos esses problemas. A vantagem das informações online é a segurança e a velocidade de acesso – em qualquer lugar do mundo, a qualquer momento, sem instalar programas ou armazenar dados.

Acesse remotamente programas, serviços e arquivos pela Internet. Uma ferramenta que está cada vez mais conhecida e que diversas empresas têm utilizado em suas tarefas diárias é a Zoho Workplace.

(GED) – Gerenciamento eletrônico de documentos

Gestão Eletrônica de Documentos – GED – Método utilizado para converter todas as informações da empresa do formato físico para o digital. Dessa forma, os empreendedores podem usar softwares de gestão para controlá-los. Isso garantirá que todos os dados sejam estruturados de forma inteligente e unificada, garantindo fácil acesso.

A digitalização de arquivos empresariais antigos no sistema GED permite integrar novos documentos a ele, garantindo uma melhor análise dos dados. Mais objetivamente, isso significa que você pode cruzar informações de diferentes cenários de negócios para criar estratégias e encontrar oportunidades para tomar decisões com mais eficácia.

Cloud Computing

Armazenar documentos na nuvem é uma opção super acessível para qualquer tipo de empresa, principalmente quando se utiliza a nuvem pública. Usando a nuvem, as empresas podem basicamente fazer tudo: acessar, ajustar e compartilhar – se quiser – onde quer que esteja – tudo o que você precisa é de uma boa conexão com a internet.

E não se preocupe, é normal que o gerenciamento de documentos corporativos se preocupe com o fator de segurança da nuvem. No entanto, um ambiente virtual é muito mais seguro do que um armário de escritório. A computação em nuvem evita que as informações sejam perdidas ou roubadas porque somente pessoal autorizado pode acessá-las.

Para armazenar os arquivos empresariais do seu negócio em nuvem, basta acessar a plataforma Zoho Workplace e fazer o teste gratuitamente!

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