Você já ouviu falar sobre produtividade e eficiênciano trabalho? Pelo próprio nome, entendemos que este conceito significa aumentar a produção, fazer mais com menos recursos ou menos tempo.
Na verdade compreender esse conceito é muito simples, essa variável está relacionada ao bom uso dos recursos disponíveis (incluindo mão de obra) dentro da empresa. Caso tenha um resultado favorável, podemos dizer que o negócio é produtivo.
Toda empresa está procurando maneiras de alcançar melhores resultados. Portanto, controlar a produtividade dos funcionários é essencial para o crescimento.
Neste artigo, você aprenderá sobre a importância da produtividade e do controle sobre o que seus funcionários produzem. Confira!
Diferença entre eficiência, eficácia, efetividade e produtividade
Alguns conceitos são extremamente importantes para o dia a dia da empresa, afinal, são a tradução das ações que a organização deve realizar para ter sucesso. Eficiência, produtividade, eficácia e eficácia são as quatro palavras da estratégia corporativa.
Compreender seus conceitos é essencial para que possam aplicá-los corretamente no dia a dia. Afinal, a produtividade está inextricavelmente ligada à produtividade, mas uma pessoa produtiva também pode ser improdutiva. Então vamos!
Produtividade
Produtividade é fazer mais com menos. Uma pessoa eficiente pode não ser produtiva, sabia? Portanto, se em todos os processos válidos (dentro dos prazos estipulados), é impossível ir mais rápido do que o esperado, o que significa que não há produtividade no trabalho.
Eficiência
No dicionário, podemos pensar em eficiência como “a virtude ou característica de (alguém ou algo) ser capaz, produtivo e alcançar o desempenho ideal com o menor número de erros”. Em outras palavras, a eficiência está diretamente relacionada ao processo e seu tempo de conclusão. O processo é eficiente se algo for feito da melhor maneira possível dentro do tempo previsto, utilizando os recursos disponíveis e sem incorrer em custos imprevistos.
Eficácia
Eficiência e produtividade nem sempre são suficientes em uma empresa, as pessoas também precisam ser eficientes. Mas o que significa ser eficaz? A eficácia está diretamente relacionada aos resultados, ou seja, quando alguém faz algo e alcança o resultado certo, essa pessoa é eficaz no trabalho.
Também existe a possibilidade que, além de eficaz, o colaborador também seja eficiente e produtivo. Ou seja, o caminho que ela encontra para esse resultado é aquele que é executado dentro do prazo esperado (eficiência), de forma lucrativa (produtiva) e correta (eficiência).
Mas o contrário também pode acontecer. Temos pessoas que são muito eficientes e produtivas, mas acabam trabalhando de forma ineficiente. Ou seja, embora o processo tenha sido entregue antes do esperado (eficiente e produtivo), o produto final não era o objetivo da empresa. Conclusão: Você pode estar fazendo isso errado!
Efetividade
Então temos eficácia. Discutimos processo, quantidade e resultados. Você deve estar pensando, há mais alguma coisa que possa melhorar a eficiência? A resposta é sim. Assim como a eficácia, a efetividade se concentra nos resultados, mas de uma maneira diferente.
Afinal, de que adianta bater um gol mas não ter um bom resultado esperado? A efetividade, no fim das contas, tem a ver com o impacto real dos resultados. Ser efetivo é ser eficiente, produtivo e eficaz ao mesmo tempo.
Por que é importante investir na produtividade e eficiência no trabalho
A urgência de buscar produtividade e tirar o máximo proveito de todos é um motivador comum no ambiente de trabalho.
No entanto, não adianta produzir grandes quantidades se o nível de qualidade for insatisfatório. Se isso acontecer, a diferenciação competitiva cairá e a concorrência encontrará uma oportunidade de avançar.
A produtividade oferece muitas vantagens às empresas, confira:
● Uso consciente dos recursos para atingir o nível de qualidade desejado;
● Reduzir custos operacionais;
● Expandir o mercado e aumentar o número de colaboradores;
● Diferenças competitivas.
É função de um bom gestor entender o que está acontecendo e monitorar os resultados e o desempenho individual dos membros da equipe. No entanto, é importante perceber que este trabalho não deve ser apenas focado na redução do tempo.
Todo mundo tem seu próprio tempo para concluir uma atividade com sucesso, por isso é importante entender e gerenciar comportamentos para aumentar a produtividade e eficiência no trabalho sem desgaste da carreira.
Porque controlar a produtividade e eficiência no trabalho?
Crescer um negócio e aumentar a receita requer produtividade e eficiênciano trabalho. Para fazer mais e melhor, você precisa controlar as atividades da equipe e o fluxo de trabalho.
Os gestores que controlam a produtividade de suas equipes podem identificar barreiras à eficiência e pontos positivos que podem ser inspirados.
Com isso em mente, o primeiro passo para melhorar o desempenho do negócio é acompanhas as tarefas de rotina do trabalho da sua equipe e ter um controle realmente efetivo, e isso inclui também o monitoramento da jornada de trabalho.
Implante ferramentas de controle de produtividade
Saber o que está sendo feito e por quanto tempo é uma forma de medir a produtividade e eficiência no trabalho. Para fazer isso, você pode empregar um gerenciador de tarefas para controlar as atividades e medir o tempo investido em cada atividade.
Não perca tempo preenchendo planilhas desnecessárias, procure soluções modernas, como o registro de eventos por meio de planilhas de horas, integradas à própria ferramenta de controle de horas.
As reuniões também podem ser usadas para esclarecer preocupações e ajustar expectativas. Adote essa prática no dia a dia da sua empresa para melhorar a comunicação e tornar os processos mais eficientes.
A Zoho Workplace é a melhor opção nesses casos. Com a ferramenta você passa a ter acesso em tempo real sobre o que cada usuário está fazendo e assim ter um controle maior sobre a produtividade e eficiência no trabalho. Além de ter acesso a ferramentas de videoconferências e calendários para manter a equipe sempre alinhada.
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