Os documentos da empresa são elementos de extrema importância, pois reúnem todas as atividades dos clientes e da própria empresa, serviços executados e dados financeiros, além de muitas outras informações relacionadas ao histórico do negócio.
O gerenciamento de arquivo online é essencial para manter os arquivos em ordem e otimizar a busca e o processamento desses arquivos para facilitar o trabalho diário dos funcionários do departamento.
Embora considerado secundário na empresa, este documento é uma fonte de informações importantes da empresa porque são esses documentos que contêm as premissas, as medidas tomadas pela empresa, as evidências e as informações relacionadas aos dados econômicos da empresa, como jurídicos, os de valor legal, financeiros e administrativos, etc.
Por que fazer o gerenciamento de arquivo online?
Para ilustrar a importância do gerenciamento de arquivo online, basta observar que os funcionários podem passar horas procurando por documentos importantes relacionados ao andamento do processo do departamento de documentos.
Não é tão fácil encontrar um papel entre tantos documentos. Essa perda de tempo acabará por desperdiçar dinheiro, porque os funcionários concentrarão suas energias na busca de arquivos, e não em atividades que realmente gerem lucros.
Além disso, o departamento carece de organização e acaba ocupando importante espaço físico da empresa, devido ao acúmulo desnecessário de documentos que ultrapassam o prazo legal e de armazenamento, fazendo com que as empresas deixem de utilizar esses documentos.
Portanto, a gestão dos arquivos online deve ser implantada, evitando assim a acumulação de documentos, e distribuindo de forma simples os conteúdos que devem ser retidos e os que podem ser eliminados dos arquivos.
Devido à importância de manter e organizar esses documentos, listamos alguns exemplos de como o gerenciamento de documentos pode afetar o dia a dia da sua empresa. Confira!
Melhorar as questões de segurança
Documentos desorganizados representam alguns perigos para as informações que contêm. Muitos arquivos salvos contém dados muito relevantes, como fiscais, jurídicos, econômicos, dados de clientes, etc. A perda de um deles pode causar danos à empresa.
Além disso, o risco de qualquer informação ser roubada existe, pois existem concursos que atraem todo o tipo de concorrência. Portanto, organizar este departamento por departamento e assunto e avaliar o que é realmente importante manter no arquivo é muito importante para a integridade destes arquivos.
Otimização de tempo nos processos
Um arquivo bagunçado, arquivos soltos, sem lógica e divisão, em última análise, requer que os funcionários gastem mais tempo e energia para procurar um único arquivo. Como o tempo é dinheiro, o custo dessa busca constante só aumentará, trata-se apenas de uma ação, mas os documentos em mãos são fundamentais para a tomada de decisões administrativas e podem evitar prejuízos judiciais.
Digitalização de documentos
Uma das estratégias mais comumente usadas pela organização é digitalizar arquivos compactados para facilitar a pesquisa e o acesso às informações necessárias. Salvar arquivos em um ambiente digital pode representar uma estratégia mais eficaz e flexível para recuperar informações dos arquivos da empresa.
A digitalização de documentos na plataforma ou na nuvem é uma alternativa eficaz para otimizar documentos em um só lugar. Com isso, funcionários e gestores podem encontrar documentos com mais rapidez e filtrá-los com base no nome e na natureza, tendo o tempo necessário para se concentrar nas atividades que geram produtos e receitas da empresa.
Auxilia na competitividade do mercado
Com a ajuda dos documentos organizacionais acima mencionados, o tempo gasto na melhoria da qualidade das atividades e serviços pode ser aumentado, melhorando assim a competitividade da empresa no mercado. A falta de organização pode comprometer todo o processo da empresa. Portanto, o gerenciamento de arquivo online é a melhor escolha.
A melhor ferramenta de gerenciamento de arquivo online
Você gosta desses benefícios e acha interessante para o seu negócio? Agora descubra as ferramentas que podem ajudá-lo a implementar o gerenciamento de arquivos digitais.
Nuvem
O armazenamento em nuvem é uma tecnologia em expansão que pode ser encontrada até mesmo em ferramentas cotidianas, como Google Drive e Dropbox.
Para entender seu crescimento, estudo da IDC Brasil mostrou que, impulsionado pela computação em nuvem, o setor de armazenamento cresceu 48,9% em relação a 2019.
Outra pesquisa realizada pela BSA em 2018 apontou que, devido ao bom desempenho na área de computação em nuvem, o Brasil saltou para a 18ª posição entre os países líderes no mercado de TI.
Como você pode ver, essa ferramenta se tornou uma ferramenta indispensável para muitas empresas nos últimos anos. Isso ocorre principalmente porque os dados podem ser facilmente acessados de qualquer dispositivo em qualquer lugar do mundo.
Existem diferentes tipos de nuvens para atender às suas necessidades. E esse sistema também tem uma segurança muito boa, especialmente quando há pessoal dedicado responsável pela manutenção e gerenciamento.
A ferramenta Workplace da Zoho possui diversas vantagens para que você consiga fazer o gerenciamento de arquivo online. Acesse e confira!
