Gerenciamento de arquivos Online

Gerenciamento de arquivos Online - zoho

Se a sua empresa ainda não implementou algum software de gerenciamento de arquivos, pode apostar que muito em breve você adotará esta solução. Até porque, você já sabe que é uma das melhores soluções para gestão da informação em sua empresa.

O gerenciamento de arquivos é o processo de criar, compartilhar, guardar e organizar informações de modo eficiente e assertivo. Aprender a implementar um sistema de gerenciamento de arquivos é essencial para o seu negócio.

Para muitas empresas, o foco de um sistema de gerenciamento de arquivos é apenas organizar e armazenar documentos. Mas na verdade, todo o processo vai muito além de tudo isso.

Se você digitar “sistema de gerenciamento de arquivos” em qualquer mecanismo de pesquisa, você terá como resultado uma lista gigantesca com “soluções” de gerenciamento de arquivos. Muitos softwares ou aplicativos anunciam as vantagens de um escritório sem papel.

A Zoho Workplace é um deles! Mas vamos primeiro esclarecer o que é o gerenciamento de arquivos de sua importância.

Como implementar um sistema de gerenciamento de arquivos

Independentemente do software utilizado, existem passos de boas práticas que precisam ser seguidas para que o gerenciamento de arquivos da sua empresa funcione de forma eficaz. Na sequência iremos demonstrar alguns pontos importantes para ficar atento.

O que você precisa analisar antes de criar documentos?

Faturas, contratos de vendas, lembretes de pagamento, balanços, e-mails, planilhas, relatórios. Todas as empresas criam vários documentos no decorrer de suas operações comerciais. Para manter as coisas organizadas, elas precisam estabelecer regras para a criação de documentos.

Por exemplo:

● Você tem modelos integrados para alguns de seus documentos comerciais padrão, como: cartas e faturas. Onde eles estão localizados?

● Existe um guia de estilo interno a seguir?

● O novo arquivo precisa conter a data e a hora?

● Quais procedimentos devem ser seguidos para compartilhar ou revisar esses arquivos?

Para algumas pequenas empresas, a única coisa que importa ao criar documentos é onde os modelos para os vários arquivos comerciais estão localizados e como eles são usados. No entanto, se tratando da criação de documentos do seu negócio, é necessário ter em mente as diferentes pessoas colaborando, revisando e atualizando documentos, será necessário gastar algum tempo decidindo como fazer isso para garantir eficiência e consistência.

Como guardar arquivos online

O gerenciamento de arquivos é organizacional. Mas como esses documentos serão arquivados? O grande segredo para guardá-los, é ter anotado quais são as boas práticas de gerenciamento de arquivos. O que você fará com os arquivos expirados ou prontos para serem movidos em seu sistema de gerenciamento de arquivos para descarte?

Vamos a um exemplo prático: geralmente você arruma aquele tempinho para selecionar arquivos relacionados ao trabalho no computador, e exclui os que não estão mais atualizados e cria novas pastas marcadas por ano e/ou assunto e move arquivos conforme suas tarefas de rotina. Não é mesmo?

Você pode realizar o mesmo procedimento com documentos físicos se necessário. A verdade é que não é tão difícil apagar os documentos que não fazem mais sentido em uma pasta ou criar uma nova aba com “Antigo” no título. Alguns softwares oferecem opções de arquivamento automático.

Facilidade na recuperação de arquivos

Esta questão está no centro dos sistemas de gerenciamento de arquivos. Estudos mostraram que enormes custos estão associados à perda de tempo na busca de arquivos e informações importantes, especialmente quando se trata do arquivamento de documentos físicos.

Mais uma vez, boas práticas para arquivar esses documentos podem ajudar bastante a resolver problemas. E se você tiver um sistema que te ajude no processo de arquivamento digital fica ainda melhor, pois basta digitar o nome do arquivo desejado para recuperar o documento.

Seja você um único proprietário trabalhando sozinho ou um empresário trabalhando com funcionários. Se você também trabalha com documentos físicos é bom que a empresa tenha uma lista com os locais de arquivamento que lembrarão aos usuários para onde vão determinados tipos de arquivos e onde encontrar documentos específicos. Vale ressaltar que é importante incluir esses arquivos no sistema do seu computador em um servidor interno, na nuvem ou, se estiver em papel, arquivado em um local físico.

Vamos dizer que você utilize imagens, vídeos ou até mesmo fotos impressas em sua empresa. Uma forma de categorizar essa lista de locais de arquivos pode ser: 

● Imagens/vídeos digitais: computador (ou servidor) – unidade X: / fotos – arquivo na pasta de assunto apropriada

● Fotos impressas: armário de arquivo 4 – Imagens – por assunto

As unidades que podem ser compartilhadas na rede ou nuvem precisam ser rotuladas com base no conteúdo, o mesmo vai valer para gaveta de arquivos físicos.

Como sua empresa pode manter arquivos em segurança

Nem é necessário dizer que o primeiro e grande ponto de defesa na segurança de documentos é a proteção física das próprias instalações da empresa. Todas as empresas necessitam dos sistemas de segurança, como alarmes e senhas individuais – até mesmo empresas de pequeno porte.

As empresas também devem investir em outros equipamentos de segurança, como grades, câmeras de segurança, e até mesmo serviços de segurança. Você pode gastar todo o seu tempo criando senhas e criptografando arquivos com a intenção de proteger seus arquivos eletrônicos, mas isso não fará diferença se alguém pode invadir e roubar seu computador e o disco rígido que o acompanha.

Todos os armários de arquivo devem ser trancados ​​e permanecer assim após o expediente.

Os procedimentos gerais de segurança para os arquivos digitais incluem o backup regular do documento e o salvamento da cópia de backup do documento em um local diferente do mesmo disco rígido do documento original. O armazenamento externo é melhor para proteger seus dados de desastres naturais (outro motivo pelo qual a nuvem é uma ótima opção).

Já no caso de pequenas empresas que compartilham com funcionários a mesma rede de computadores, também precisam restringir o acesso a determinados usuários para que eles possam utilizar ou visualizar apenas determinados recursos da rede. Por exemplo, você pode ter um compartilhamento de rede ou nuvem chamado “Financeiro” que só quem pode ter acesso às informações é a administração.

Documentos específicos podem ser protegidos por senha mesmo que o usuário tenha acesso a recursos como aplicativos. O conteúdo dos documentos também pode ser criptografado e somente aqueles com as chaves de criptografia necessárias podem acessá-los.

O roubo de informações pelos funcionários é outra ameaça à segurança dos dados. Como política interna, as pequenas empresas são obrigadas a verificar e obter verificações de antecedentes dos funcionários.

Implementando seu sistema de gerenciamento de arquivos

Assim que sua empresa tiver um um plano de gerenciamento de arquivos, você pode implementá-lo. Quando as questões acima estiverem claras, você pode garantir que toda a sua equipe entenda como funciona o sistema de gerenciamento de arquivos de sua empresa e siga os procedimentos adequados ao criar, arquivar e recuperar documentos.

Você também precisa se certificar que todos os usuários em sua organização que têm acesso diário e utilizam o documento estejam na mesma página. Todos precisam entender a importância de nomear e armazenar documentos corretamente. Portanto, avalie periodicamente se um determinado arquivo pode ser facilmente encontrado e se há algum erro de arquivamento. 

O Workplace da Zoho pode te ajudar nesse processo. Com ferramentas que vão facilitar o processo de gerenciamento de arquivos, além de saber quem dá sua equipe teve acesso, criou ou alterou documentos.

Acesse e confira!

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