Drible os obstáculos e faça um bom gerenciamento de arquivos

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Sabemos que o gerenciamento de arquivos tornou-se uma parte importante do trabalho diário dos gestores. Hoje, a informação é um ativo tão importante para uma empresa quanto qualquer outra. Com a transformação digital, a possibilidade de transformá-la em valor de negócio se torna maior.

A estratégia de armazenamento empregada, principalmente no processo de gestão, é fundamental para a eficiência organizacional e de uso. Com isso em mente, preparamos este artigo com algumas dicas básicas para um gerenciamento de arquivos eficaz.

Confira!

A importância do gerenciamento de arquivos

Cada empresa tem que lidar com um grande número de documentos de natureza diferente: são contratos de venda, contratos de trabalho, contas de serviços públicos, guias fiscais, etc.

Para gerenciar esses inúmeros papéis, é necessário buscar o auxílio de métodos mais eficientes e utilizar as ferramentas mais adequadas. O gerenciamento de arquivos leva em consideração suas categorias de processamento e recomendações, criando processos para garantir o controle e arquivamento adequado de documentos de qualquer tipo.

Você acha essa tarefa fácil? Portanto, entenda que é preciso mais do que uma grande cômoda para guardar papéis de estratégia.

O foco desse tipo de gerenciamento é facilitar a localização dos documentos mais visualizados (em seu estágio atual). Ao mesmo tempo, o uso de menos documentos intermediários – como seu contrato social – deve ser salvo e mantido no lugar.

Saiba fazer o gerenciamento de arquivos de forma eficiente

O gerenciamento de arquivos desempenha um papel muito importante na gestão empresarial. Para implementá-lo, é necessário ter algumas práticas e processos para garantir que tudo funcione.

Então, continue lendo e conheça 7 dicas que vão te ajudar a melhorar o gerenciamento de arquivos na sua empresa!

1. Categorize os arquivos de acordo com o uso

Crie listas ou tabelas para fazer o gerenciamento de arquivos com mais facilidade, categorizando o seguinte:

● Devem ser mantidos em forma física: contratos e outros documentos assinados;

● Podem ser armazenados digitalmente: por exemplo, registros e relatórios;

● Não há necessidade de salvar após o uso ou digitalizar: uma cópia do documento.

  2. Organize a guarda física dos documentos

Bom, como é impossível se livrar de todos, o melhor é organizá-los da melhor forma, certo?

Para fazer isso, colete documentos em um só lugar: remova documentos menos usados ​​de formulários mal embalados. Separe uma sala para fazer o gerenciamento de arquivos e crie uma maneira de simplificar documentos e pastas (por data e ordem alfabética).

Se você tiver uma grande coleção, é melhor permitir o acesso apenas a funcionários confiáveis. Portanto, ela será responsável por guardar a papelada e ajudar nas consultas de rotina. Dessa forma, seus arquivos estarão sempre organizados.

3. Leve em consideração a temporalidade

Há boas notícias em tudo isso. Nem todos os arquivos precisam ser guardados para sempre!

Além disso, descartar partes de arquivos é necessário para preservar espaço e permitir acesso rápido ao que realmente importa. No entanto, a temporária/eficácia de cada tipo de papel deve ser considerada antes do descarte.

Abaixo está uma lista de datas de expiração de arquivos:

● Comprovante de pagamento das obrigações previdenciárias: prazo mínimo de 30 anos. Esses documentos podem ser arquivados digitalmente, mas ainda devem ser mantidos em papel;

● Extratos Bancários, IPTU e IPVA: prazo de 5 anos;

● Consórcio ou financiamento: deve ser realizado até que o produto adquirido seja quitado;

● Recibo de aluguel: até o término do contrato/contrato de uso;

● Nota fiscal de compra: até o término do período de garantia;

● Consumo de eletricidade, água, telefone, gás e outros: 90 dias ou até 5 anos, se necessário;

● PIS, CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) e Escrituras Imobiliárias: Permanentes.

Uma boa maneira de controlar esses prazos é criar uma planilha de validade que liste os arquivos por tipo, local e data de disposição.

4. Tenha uma rotina de digitalização

Até agora, você já deve ter entendido a necessidade de digitalizar seus documentos, certo? Mas para se manter organizado, tenha uma pasta para cada departamento do seu negócio.

Com isso, todo funcionário pode depositar documentos que precisam ser digitalizados ao longo do dia para gerenciamento de arquivos.

Você também pode definir uma hora do dia para fazer isso (por exemplo, no final do dia), pois isso garante a produtividade e evita que os funcionários parem o que estão fazendo para realizar verificações.

5. Nunca deixe de fazer Backups

É importante fazer backup dos arquivos digitalizados para manter seus dados seguros. Portanto, atualize tudo regularmente, mantenha seus documentos no computador, na internet e em uma unidade flash dedicada para garantir que tudo esteja disponível quando você precisar.

6. Tenha uma política clara sobre o gerenciamento de arquivos

A padronização de processos é a base de qualquer gestão de sucesso. Definir regras claras para o uso e transferência de documentos é uma forma inteligente e segura de manter as atividades sob controle e evitar riscos como arquivos corrompidos ou perdidos.

As regras de uso de arquivos especificam quais arquivos todos podem acessar e quais devem ser restritos. Defina também um solicitante apropriado para que o controle possa ser feito da melhor maneira possível.

7. Tenha uma caixa de entrada

Para evitar que a desordem volte ao local de trabalho ao longo do tempo, é necessário desenvolver o hábito de verificar novos documentos e analisar se eles funcionam.

Para fazer isso, você deve usar sua caixa de entrada para coletar todos os arquivos que chegam e, a partir daí, verificar o que cada arquivo deve fazer.

Esperamos que as dicas de gerenciamento de arquivos apresentadas neste artigo ajudem você a melhorar as atividades de sua empresa. Para isso, coloque-os em prática o quanto antes, e não deixe de utilizar a ferramenta correta.

Com o Zoho Workplace você tem acesso as melhores ferramentas de gerenciamento de arquivos, então não perca mais tempo, acesse e confira!

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