Muitos não sabem, mas o armazenamento em nuvem já está inserido no cotidiano de todas as pessoas. Essa tecnologia está presente em serviços de e-mail, edição de documentos, acesso a filmes e até mesmo para pedir comida.
O que você talvez não saiba é que a nuvem também pode te ajudar na otimização das tarefas da sua empresa. Por isso, neste artigo, mostraremos porque guardar arquivos na nuvem é uma ótima opção para reduzir custos, aumentar a agilidade nas transações e manter seus arquivos seguros.
Quer saber tudo sobre as vantagens de guardar arquivos na nuvem? Então, continue a leitura!
Como é guardar arquivos na nuvem?
Falamos sobre guardar arquivos na nuvem, porque os arquivos não são mais colocados em nossos próprios servidores físicos, mas distribuídos em servidores de terceiros, como Zoho Workplace. É responsabilidade da empresa garantir que os dados estejam sempre disponíveis e não possam ser destruídos ou acessados por pessoas não autorizadas.
Existem muitos sistemas que usam computação em nuvem: você ouve músicas no Spotify que não estão salvas em seu telefone ou pode usar qualquer dispositivo da Internet para acessar imagens.
No entanto, quando falamos em gerenciamento de documentos, o serviço corporativo que merece destaque é o Systemof Agreement. Com eles, documentos podem ser criados, assinados eletronicamente, compartilhados com pessoal autorizado e até mesmo todas as informações sobre cada transação podem ser armazenadas na nuvem.
Acesso à arquivos em qualquer lugar
Ao guardar arquivos na nuvem você tem a possibilidade de expandir a memória disponível. Sendo assim, você pode ajustar de acordo com as necessidades da sua empresa.
Você também pode armazenar documentos em pastas e manter tudo organizado para facilitar a localização. Mas não tem porque se desesperar caso não consiga fazer as separações por categoria. Basta digitar o nome do arquivo que você está procurando no campo de pesquisa e ele será exibido.
Conheça as vantagens de guardar arquivos na nuvem
As plataformas System of Agreement são muito úteis: são de fácil acesso e possuem um painel intuitivo que permite fazer coisas como pesquisar ou enviar arquivos com apenas alguns cliques. No entanto, este é apenas o começo dos benefícios. Vamos detalhar alguns pontos abaixo.
1. Espaço
Quando os servidores físicos eram o padrão do mercado corporativo, o primeiro problema ficou muito claro: restrições de espaço. Se uma empresa comprar hardware para armazenar 100 TB e, após alguns meses, todo o espaço estiver cheio, há apenas duas opções: limpar os arquivos ou comprar outro hardware.
Ao guardar arquivos na nuvem, essa lógica muda consideravelmente. A empresa pode alugar pacotes menores e aumentar seu espaço de armazenamento para guardar arquivos na nuvem, se necessário.
O mais interessante é que o processo é escalável, ou seja, a contratação de um novo serviço não implica em aumento proporcional de tarifas. Dito isso, dobrar sua capacidade de armazenamento não significa dobrar o valor de todos os contratos.
2. Preservação do histórico
É extremamente importante ter uma organização dos documentos da empresa até para evitar que se percam. Mas, problemas também surgem quando esses documentos precisam ser guardados de forma segura e organizada: uma sala com vários armários, gavetas e pastas entrou no imaginário popular como símbolo de burocracia e lentidão de processos.
Um dos maiores benefícios ao guardar arquivos na nuvem, a despesa de manter espaço físico suficiente, incluindo luzes e temperaturas sempre bem controladas, desaparecerá. Todos os arquivos estão nos servidores do provedor e, por serem digitalizados, o processo de busca também é muito rápido.
Isso acontece porque o sistema consegue separar os documentos com base em informações relevantes, como a data em que foram criados e enviados, o tipo de arquivo ou quem esteve envolvido no processo. Então, basta inserir um desses dados na guia de pesquisa e encontrar os dados que você precisa em poucos cliques.
3. Facilidade de compartilhamento
Sejamos francos: trabalhar com arquivos digitais é mais prático e barato do que trabalhar com arquivos físicos. Quando uma empresa ainda estava na era do papel, tinha que fazer um trabalho demorado e repetitivo: imprimir documentos, verificar documentos, enviar documentos para obter assinaturas uns dos outros, enviar documentos para o cartório para que eles pudessem receber a autenticação necessária e encontrar a papelada O método de envio pelo qual o trabalho é enviado ao seu destino.
Quando o arquivo é digital, o manuseio do arquivo é mais flexível, pois cada uma dessas etapas pode ser feita diretamente de um computador ou celular. Os documentos ainda podem ser assinados eletronicamente - garantindo sua integridade e permitindo a verificação da fonte, o que fornece as salvaguardas legais necessárias para processos importantes, como a assinatura de contratos.
4. Segurança em guardar arquivos na nuvem
Se como pessoa física precisamos ter cuidado com nossos documentos, imagine uma empresa. Pensa no cenário de confusão quando uma pessoa não autorizada tem acesso a arquivos confidenciais, isso pode ocasionar a perdas financeiras e em alguns casos prejudicar a imagem corporativa.
A boa notícia é que guardar arquivos na nuvem são seguros e possuem muitos recursos e processos para garantir disponibilidade e integridade dos dados.
Digamos que cada arquivo é copiado pelo fornecedor. No final das contas, um documento está em pelo menos dois servidores na nuvem, portanto, se um servidor ficar offline (por exemplo, devido a um problema ou manutenção regular), seus arquivos ainda poderão ser encontrados. Essa também é uma vantagem que garante que os arquivos não sejam perdidos se o servidor ficar inativo.
É importante ressaltar que só os documentos ficam disponibilizados apenas para quem tem acesso aos arquivos na nuvem. Portanto, o acesso só é possível com login e senha, que podem ser combinados com funções mais complexas, como o uso de totens.
Por fim, vale lembrar que os serviços em nuvem são gerenciados por grandes corporações que atendem aos requisitos legais de segurança e possuem equipes e recursos para combater tentativas de intrusão.
5. Mobilidade
Se existe uma coisa essencial nos dias atuais é a mobilidade. Isso quer dizer que há uma variedade de serviços e arquivos que podem ser acessados de qualquer dispositivo conectado à Internet, seja um computador desktop, notebook ou smartphones e tablets.
Ainda mais hoje, onde o mundo está cada vez mais conectado, não é difícil ver as vantagens de tais recursos: Além da comodidade de trabalhar em casa, a mobilidade proporcionada pela nuvem permite que os gerentes acessem informações importantes do negócio mesmo em trânsito, como uma viagem de negócios.
Também é possível compartilhar o acesso aos documentos, ações estratégicas como o envio de propostas comerciais ou até mesmo a elaboração de contratos para assinatura também podem ser realizadas: se for com a assinatura eletrônica, é ainda melhor, por ser um recurso seguro. O processo pode ser mais rápido e pode ser concluído em um único telefonema, é muito mais barato do que imprimir e enviar arquivos físicos.
Você já deve ter percebido o quanto guardar arquivos na nuvem pode ser vantajoso para o seu negócio. Agora, o que acha de começar a armazenar esses documentos na nuvem hoje mesmo?
A ferramenta Workplace da Zoho é ideal para melhorar o relacionamento interno e ainda guardar arquivos na nuvem importantes para uma gestão bem feita.
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