Hệ thống tạo yêu cầu qua email

Nhân viên hỗ trợ nhận nhiều câu hỏi phổ biến hàng ngày. Mỗi lần đánh máy trả lời những câu hỏi như vậy sẽ kìm hãm tốc độ của đội ngũ. Hệ thống tạo yêu cầu qua email như Zoho Desk sẽ lấy những bài viết liên quan từ Kho kiến thức và thậm chí đưa ra câu trả lời tạo sẵn trước khi nhân viên của bạn đọc yêu cầu. Vậy nên việc họ cần làm chỉ là bấm gửi. Đồng thời đảm bảo đưa ra phản hồi nhanh hơn và chính xác hơn. Tìm hiểu thêm

Với Zoho Desk, nhân viên có thể sử dụng các mẫu và phím tắt bàn phím để giảm thiểu thời gian đánh máy các nội dung lặp đi lặp lại. Với vài cú nhấp chuột, họ đã có thể phản hồi khách hàng nhanh hơn và không cần thực hiện thủ công cho mỗi yêu cầu. 

Dù họ có bao nhiêu giải pháp nhanh đi nữa thì cũng khó giải quyết được vấn đề của khách hàng khi không có ngữ cảnh. Phần mềm tạo yêu cầu qua email này cung cấp cho nhân viên tất cả các tương tác trước đây của khách hàng với công ty ở một nơi, giúp nhân viên biết chính xác những gì khách hàng đang cần và nên giúp đỡ họ như thế nào.

Đội ngũ hỗ trợ thường phải phụ thuộc các nhóm khác để giúp khách hàng giải quyết vấn đề của họ. Hệ thống tạo yêu cầu qua email có các tính năng hợp tác cho phép nhân viên trao đổi vấn đề với các nhóm khác ngay trong yêu cầu thông qua bình luận riêng và gắn thẻ. Hệ thống này cũng giúp giảm thiểu trao đổi sai hoặc lặp lại thông tin khi mà tất cả tương tác được tập hợp ở tại một nơi. Tìm hiểu thêm

Nhân viên có thể cung cấp dịch vụ khách hàng mà không nhất thiết phải có mặt ở bàn làm việc với ứng dụng trợ giúp di động hiện đại của Zoho Desk. Họ có thể xem, trả lời, cộng tác với các đội khác và phân công lại yêu cầu từ ứng dụng di động Zoho Desk.

Chu kỳ dịch vụ khách hàng vẫn chưa kết thúc cho đến khi nhân viên của bạn nhận được phản hồi của khách hàng. Nếu không có hệ thống tạo yêu cầu, thật khó để đánh giá được mức độ hài lòng của khách hàng. Với Zoho Desk, các nhân viên có thể đính kèm widget phản hồi vào câu trả lời, cho phép khách hàng đánh giá dịch vụ của họ. Các nhà quản lý có thể đánh giá các mức độ này một cách toàn diện dựa trên các nhân viên riêng lẻ hoặc ở cấp độ bao quát hơn. Điều này cũng giúp nhân viên hiểu được họ làm tốt ở mặt nào và khía cạnh nào cần cải thiện.

Người quản lý có thể lấy thông tin thích hợp về tất cả các khía cạnh quan trọng của bộ phận trợ giúp hoạt động trên web. Họ có thể theo dõi và phân tích mọi thứ như

• Số lượng yêu cầu đến tay đội ngũ hỗ trợ
• Thời gian thực hiện yêu cầu và tỷ lệ giải quyết của mỗi nhân viên
• Mức độ hài lòng trung bình của khách hàng

Các số liệu như vậy cung cấp cho người quản lý một cái nhìn nhanh về toàn cảnh diễn ra mọi việc và đưa ra quyết định đúng đắn vào thời điểm thích hợp. Zoho Desk cũng giúp người quản lý lên lịch báo cáo vào hộp thư đến một cách thường xuyên, do đó họ có thể theo dõi mọi chức năng, xem xét dữ liệu và đưa ra quyết định đúng đắn vào thời điểm thích hợp. Tìm hiểu thêm

Với SLA, bạn có thể quy định thời gian phản hồi và hướng giải quyết cho một yêu cầu dựa trên các tiêu chí như mức độ ưu tiên, kênh, thời hạn và loại khách hàng. Hợp đồng đảm bảo rằng bạn tuân thủ các kế hoạch hỗ trợ khách hàng đã thỏa thuận trong thời gian quy định. Tìm hiểu thêm

Liên kết quy tắc, nhiệm vụ và thông báo với nhiều điều kiện để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ. Các nhà quản lý có thể xác định quy tắc để tự động tăng cấp khiếu nại bị quá hạn, nhận thông báo tức thì và phân công lại yêu cầu cho một nhân viên khác.

Radar từ Zoho Desk sẽ cho bạn cái nhìn toàn diện về các số liệu quan trọng như thời gian giải quyết yêu cầu, sự hài lòng của khách hàng, lưu lượng truy cập trực tiếp và thống kê theo từng nhân viên mọi lúc mọi nơi. Nhờ đó bạn sẽ nắm bắt được các trường hợp ngoại lệ và bất thường kịp thời. Tìm hiểu thêm