ระบบออกตั๋วคืออะไร
ระบบออกตั๋วคือซอฟต์แวร์ที่จะช่วยคุณเพิ่มประสิทธิภาพให้การออกตั๋วการสนับสนุนลูกค้าของคุณ ซอฟต์แวร์ระบบออกตั๋วจะให้บริบทที่คุณต้องใช้ในการแก้ปัญหา และช่วยให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญ ติดตาม และทำให้งานสนับสนุนประจำเป็นไปโดยอัตโนมัติ
เหตุใดคุณจึงต้องการระบบออกตั๋ว
หากทีมสนับสนุนลูกค้าของคุณมีปัญหาต่อไปนี้ อาจได้เวลานำระบบการออกตั๋วแจ้งปัญหามาใช้
- มีปัญหากับการติดตามการสนทนากับลูกค้าในหลายๆ แพลตฟอร์ม
- มีปัญหากับการติดตามงานที่ซ้ำซ้อนในแต่ละวัน
- พลาดปัญหาที่สำคัญและทำงานไม่ทันกำหนดบ่อยครั้ง
- พบอุปสรรค์ในการจัดระเบียบข้อมูลทั้งหมดที่สำคัญสำหรับตั๋ว
- ลูกค้าที่ผิดหวังจากการตอบกลับช้า
- ได้รับคำติชมบริการที่ไม่ดีจากลูกค้า
อะไรคือคุณประโยชน์ที่สำคัญของระบบออกตั๋วการสนับสนุนลูกค้า
โซลูชันตั๋วการบริการลูกค้าจะช่วยลดต้นทุนการสนับสนุน และช่วยให้งานของคุณสัมฤทธิผลยิ่งขึ้น ด้านล่าง เราได้กล่าวถึง 5 ข้อหลักๆ ที่ Zoho Desk ซึ่งเป็นระบบออกตั๋วที่ดีที่สุดในตลาดจะสามารถเปลี่ยนโฉมธุรกิจการสนับสนุนลูกค้าของคุณได้
การออกตั๋วหลายช่องทาง ที่ทำอย่างเหมาะสม
ระบบการออกตั๋วหลายช่องทางจะรวบรวมตั๋วการสนับสนุนจากหลายช่องทางและจัดระเบียบไว้ในอินเทอร์เฟซเดี่ยว เพื่อให้ตัวแทนสามารถตอบกลับได้เร็วยิ่งขึ้น ช่องทางเหล่านี้ได้แก่:
- อีเมล: ระบบจะดึงอีเมลแบบกำหนดเองทั้งหมดของคุณลงมายังอินเทอร์เฟซที่ใช้ง่ายในเครื่องมือออกตั๋วของคุณ ช่วยให้ง่ายในการตอบ ซึ่งจะช่วยให้ระบบออกตั๋วพร้อมจัดการอีเมลบริการลูกค้าในทันทีหลายๆ ที่อยู่อีเมล
- โซเชียลมีเดีย: คุณสามารถดูและจัดการการสื่อสารของลูกค้าผ่านโซเชียลมีเดีย เช่น Facebook, Instagram และ Twitter ได้ คุณสามารถตอบทวีต และโพสต์ได้จากระบบออกตั๋วของคุณ และแม้แต่ตั้งการเตือนคีย์เวิร์ด เพื่อไม่ให้คุณพลาดโพสต์ใดๆ
- แชทสด: การแชทกับลูกค้าสามารถช่วยให้คุณเข้าใจความกังวลของพวกเขาได้ดียิ่งขึ้น และให้ความช่วยเหลืออย่างเท่าทันและเป็นส่วนตัวยิ่งขึ้น ระบบออกตั๋วการสนับสนุนช่วยให้แปลงการแชทสดเป็นตั๋วได้ง่ายยิ่งขึ้น หากปัญหานั้นต้องได้รับความสนใจโดยละเอียดมากขึ้น
- ระบบโทรศัพท์: ระบบการออกตั๋วหลายช่องทางของเราจะช่วยให้คุณสามารถโทรศัพท์ด้วยระบบคลาวด์ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถรับและโทรออกจากภายในแหล่งความช่วยเหลือ คุณยังสามารถบันทึกการโทร บันทึกเสียง และตรวจสอบการโทรเหล่านี้ แล้วแปลงเป็นตั๋ว หรือเชื่อมโยงกับตั๋วที่มี
- เว็บฟอร์ม: คุณควรทำให้ลูกค้าสามารถติดต่อคุณได้ง่ายที่สุดเท่าที่ทำได้ Zoho Desk จึงทำให้คุณสามารถฝังวิดเจ็ตแบบฟอร์มบนเว็บแบบปรับแต่งได้บนเว็บไซต์ของคุณ ซึ่งจะช่วยให้ลูกค้าของคุณสามารถกรอกแบบฟอร์มที่มีรายละเอียดที่คุณต้องการ และส่งคำถาม ซึ่งจะถูกเปลี่ยนให้เป็นตั๋วการสนับสนุนโดยอัตโนมัติภายในซอฟต์แวร์ออกตั๋วของคุณ
เริ่มต้นแก้ปัญหาในทันที
การคัดแยก การจัดลำดับความสำคัญ และการค้นหาบริบทที่เหมาะสมนั้นอาจทำให้คุณสิ้นเปลืองเวลาส่วนใหญ่ในการสนับสนุน ก่อนที่คุณจะยื่นมือเข้ามาให้คำตอบ ซอฟต์แวร์ตั๋วการสนับสนุนที่มีประสิทธิภาพสามารถทำทั้งหมดนี้ได้ด้วยการกดปุ่มเดียว
การมอบหมายตั๋ว
ซอฟต์แวร์แหล่งความช่วยเหลือที่ดีจะช่วยไม่ให้คุณสิ้นเปลืองเวลาไปกับการมอบหมายตั๋วด้วยตนเอง คุณสามารถสร้างกฎการมอบหมายอย่างรวดเร็วเพื่อส่งตั๋วไปให้กับแผนกและตัวแทนที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ การมอบหมายโดยตรงและแบบเวียนอัตโนมัติใน Zoho Desk จะช่วยประหยัดเวลาและพลังงานให้ผู้จัดการ เพื่อให้พวกเขาใช้เวลากับงานที่สำคัญ
โหมดการทำงาน
คุณสามารถจัดเรียงตั๋วได้ด้วยการคลิกเมื่อใช้ซอฟต์แวร์การออกตั๋ว Zoho Desk ช่วยให้ใช้ตัวกรองได้อย่างง่ายดาย เช่น ความเร่งด่วน ความสำคัญ ประเภทลูกค้า หรือสถานะตั๋ว ตั๋วในโหมดการทำงานจะถูกย้ายไปยังคอลัมน์ที่เหมาะโดยอัตโนมัติ เพื่อให้ทีมของคุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงาน
ข้อมูลลูกค้าของคุณ รวมอยู่ในที่เดียว
ในฐานะลูกค้า การแนะนำตัวและอธิบายถึงปัญหาซ้ำแล้วซ้ำเล่านั้นเป็นเรื่องน่าปวดหัว นั่นคือเหตุที่ระบบออกตั๋วของเราแสดงประวัติตั๋วพร้อมกับบริบทของลูกค้า
มุมมองตั๋วที่ใช้งานง่าย
เป้าหมายของซอฟต์แวร์ตั๋วการสนับสนุนที่ดี คือการทำให้งานง่ายขึ้นสำหรับคุณและทีมของคุณ กระบวนการตั้งค่าและมุมมองตั๋วที่ใช้งานง่ายของ Zoho Desk จะเน้นรายละเอียดทั้งหมดที่เหมาะสมเพื่อช่วยให้สิ่งต่างๆ ง่ายและจัดการได้
ระบบที่คำนึงถึงบริบท
ระบบออกตั๋ว CRM สามารถช่วยทั้งฝ่ายขายและฝ่ายสนับสนุนด้วยการให้ข้อมูลลูกค้า Zoho Desk เป็นโซลูชันระบบออกตั๋วแรกของบริษัทที่คำนึงถึงบริบท ซึ่งมีการผนวกรวมกับ Zoho CRM ในตัว ซึ่งจะดึงข้อมูลที่สำคัญทั้งหมดของลูกค้ามาแสดงภายในหน้าจอตั๋ว
ให้การสนับสนุนที่เร็วยิ่งขึ้นได้ง่ายยิ่งกว่า
ซอฟต์แวร์ออกตั๋วบริการลูกค้าที่ดีจะทำงานอัตโนมัติอย่างชาญฉลาด และมีตัวเลือกบริการตนเองเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดเวลาการตอบกลับ
SLA และเวิร์กโฟลว์
ระบบตั๋วการสนับสนุน เช่น Zoho Desk จะช่วยให้คุณกำหนด SLA หรือข้อตกลงระดับการบริการ เพื่อเน้นว่าตั๋วใดที่ต้องการความใส่ใจในทันที และเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีตั๋วใดคลาดสายตา สามารถตั้งให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติ เพื่อดำเนินการโดยอัตโนมัติเมื่อตั๋วที่รับเข้ามาตรงตามเงื่อนไขบางอย่าง
ศูนย์ช่วยเหลือหลากหลายแบรนด์
ไม่ว่าบริษัทของคุณจะประกอบไปด้วยแบรนด์กี่แบรนด์ คุณก็สามารถสร้างและดำเนินศูนย์ช่วยเหลือสำหรับแต่ละแบรนด์ได้ ไม่ว่าคุณจะต้องการสร้างฐานความรู้ที่มีบทความวิธี รายการ FAQ หรือสร้างชุมชน (หรือทั้ง 3 อย่าง!) คุณสามารถสร้างแบบที่เป็นลักษณะเฉพาะสำหรับแต่ละแบรนด์ได้ นี่จะทำให้เกิดประสบการณ์แบรนด์ที่เชื่อมโยงสำหรับลูกค้าของคุณ ขณะที่คุณสามารถจัดการตั๋วทั้งหมดได้จากอินเทอร์เฟซเดี่ยวในซอฟต์แวร์การออกตั๋วของคุณ
รักษาข้อได้เปรียบอยู่เสมอ
ระบบออกตั๋วการสนับสนุนจะคอยแจ้งให้คุณทราบและพร้อมจะดำเนินการขั้นถัดไปด้วยหลายๆ วิธี
ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์
Zoho Desk นั้นมี HQ ซึ่งเป็นแดชบอร์ดสดที่ช่วยให้คุณสามารถมองเห็นดัชนีชี้วัดที่สำคัญได้อย่างรวดเร็ว เช่น จำนวนตั๋ว การให้คะแนนความพึงพอใจของลูกค้า และตั๋วที่มีเธรดมากที่สุด คุณยังสามารถสร้างรายงานเพื่อตรวจสอบการทำงานของทีมของคุณ ด้วยวิธีนี้ระบบออกตั๋วลูกค้าจะช่วยให้ผู้จัดการมองเห็นว่าเมื่อใดที่ดัชนีชี้วัดมีแนวโน้มลดลง เพื่อเข้าแทรกแซงได้ในทันที
AI
ระบบการจัดการตั๋วที่ดีที่สุดจะช่วยรองรับการสนับสนุนลูกค้าของคุณในอนาคต Zia ผู้ช่วยการสนับสนุนที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของ Zoho Desk สามารถแชทกับลูกค้าของคุณ ระบุอารมณ์เบื้องหลังตั๋วทุกใบ และค้นหาโซลูชันที่เหมาะสมมาจากบทความในฐานข้อมูล AI ยังจะเรียนรู้และปรับปรุงคำแนะนำเมื่อเวลาผ่านไป
การผสานรวมอัจฉริยะ
ระบบออกตั๋วสำหรับองค์กรจะช่วยให้คุณสามารถผสานรวมเครื่องมือธุรกิจของคุณทั้งหมด และปรับแต่งให้ตรงกับแนวทางแบรนด์และความต้องการทางธุรกิจของคุณ นี่จะช่วยให้ข้อมูลของคุณกระจัดกระจายน้อยลงและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน Zoho Desk ให้การผสานรวมอย่างมีประสิทธิภาพกับ CRM, คลัง และซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ พร้อมกับ API และการผสานรวมอื่นๆ กับบุคคลที่สาม
คำถามที่พบบ่อย
ระบบออกตั๋วช่วยลูกค้าของฉันได้อย่างไร
ระบบออกตั๋วช่วยให้ลูกค้ารับคำตอบทางอีเมล โทรศัพท์ หรือ การแชทสดบนเว็บไซต์ของคุณได้อย่างง่ายดาย ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะช่วยให้สร้างฐานความรู้บริการตนเองได้อย่างง่ายดาย เพราะมีคำตอบต่อคำถามที่มักพบที่เตรียมไว้ล่วงหน้า
ทำไมจึงควรเลือกใช้ระบบออกตั๋ว
ในวันที่ดี ตัวแทนบริการลูกค้าของคุณจะสามารถให้บริการคิวคำขอรับการสนับสนุนและตอบคำถามได้ทั้งหมด แต่สำหรับวันส่วนใหญ่ ตัวแทนของคุณมักต้องพบกับความสับสนวุ่นวาย ตั๋วจะมาจากลูกค้าหลายรายและหลายช่องทาง ซึ่งต่างมีความต้องการและคำถามเฉพาะ ระบบออกตั๋วออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ เช่น Zoho Desk จะช่วยให้กระบวนการนี้ปราศจากข้อผิดพลาด และช่วยให้มีประสิทธิภาพและง่ายยิ่งขึ้นสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง
ระบบออกตั๋วการสนับสนุนคืออะไร
เครื่องมือออกตั๋วการสนับสนุนจะช่วยประหยัดเวลาด้วยการส่งคำขอรับการสนับสนุนทั้งหมดผ่านแหล่งความช่วยเหลือเดียว ซอฟต์แวร์การออกตั๋วยังสามารถนำกฎและเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติมาใช้เพื่อจัดลำดับความสำคัญและแก้ไขปัญหาได้เร็วกว่าเดิม ซึ่งจะช่วยให้พนักงานฝ่ายบริการลูกค้าของคุณใส่ใจในการทำงานของตนได้มากยิ่งขึ้น
ระบบออกตั๋วทำงานอย่างไร
ซอฟต์แวร์การออกตั๋วจะสร้างตั๋วทุกครั้งที่มีการส่งกรณีการสนับสนุนลูกค้าใหม่ ตั๋วควรมีข้อมูลสำคัญของลูกค้าและรายละเอียดการสนทนาที่ผ่านมาทั้งหมด และแจ้งทีมสนับสนุนลูกค้าเมื่อมีตั๋วใหม่โดยอัตโนมัติ เครื่องมือการออกตั๋วส่วนใหญ่จะส่งอีเมลแจ้งเตือนถึงลูกค้าโดยอัตโนมัติ อิงกับสถานะตั๋วของพวกเขา
จะทำอย่างไรหากคุณไม่พอใจกับซอฟต์แวร์การออกตั๋วหลังจากที่ซื้อไปแล้ว
ซอฟต์แวร์การออกตั๋วการสนับสนุนทางเทคนิคนั้นมีให้เลือกมากมาย และส่วนใหญ่มีช่วงเวลาทดลองใช้ฟรี ซึ่งรวมถึง Zoho Desk ด้วย ประเมิน Zoho Desk และเปรียบเทียบกับ ผลิตภัณฑ์คู่แข่ง และเลือกตัวเลือกที่ดีที่สุด