Bedrijfsgroepen - Zoho Mail

Bedrijfsgroepen

Bedrijfsgroepen: 

Bedrijfs-e-mailgroepen zijn e-mailgroepen voor interne communicatie van de medewerkers van het bedrijf met een specifieke afdeling of groep medewerkers, wiens rol het is zich te richten op de behoeften van personen binnen hetzelfde bedrijf. 

Alleen de gebruikers binnen het bedrijf kunnen e-mail verzenden naar deze bedrijfs-e-mailaccounts. Dit is ideaal voor functies zoals systeembeheer, salarisadministratie en onderhoud die alleen communiceren met de medewerkers binnen hetzelfde bedrijf. Er zijn opties om e-mails gegenereerd buiten het bedrijf te beheren/weigeren.

Bijvoorbeeld: systeembeheer@uwdomein.com, salarisadministratie@uwdomein.com.
De e-mails worden verzonden door medewerkers vanaf hun officiële e-mailadressen (gebruiker@uwdomein.com enzovoort)
. De leden van de groep zijn systeembeheerders of medewerkers van de salarisadministratie.

De beheerders kunnen ervoor kiezen om de e-mails van buiten het domein te bewaren voor controle, wanneer bepaalde medewerkers e-mails verzenden vanaf persoonlijke e-mailaccounts.  Op basis van uw bedrijfsbeleid kunt u in dergelijke gevallen instellen dat e-mails worden teruggestuurd of worden bewaard ter goedkeuring. 

Stappen om bedrijfsgroepen te maken:

  1. Meld u als (hoofd)beheerder aan bij www.zoho.com/mail.
  2. Klik op het pictogram Settings >> Control Panel >> Groups.
  3. Selecteer 'Add Group'.
  4. Selecteer bij het toegangsniveau de optie 'Organization’ om de bedrijfsgroep te maken.
  5. Selecteer 'Enable Streams' als u de samenwerking mogelijk wilt maken tussen de teamleden met behulp van streams. 
  6. Geef de groepsnaam en het e-mailadres van de groep op, en selecteer het domein in de vervolgkeuzelijst. 
  7. -Geef een korte beschrijving van de groep.
  8. U kunt zo nodig een moderator opgeven. 
  9. Als u geen moderator selecteert, moet de beheerder de e-mails van de groep beheren, op basis van de instellingen. 

De beheerder kan de afleveringsopties voor e-mails aanpassen wanneer ze afkomstig zijn van buiten het bedrijf. Als u geen moderator opgeeft, worden e-mails voor de groep standaard teruggestuurd naar de afzender. De beschikbare opties zijn om e-mails van buiten het bedrijf te beheren, waarbij een moderator of beheerder de e-mails zal bekijken en accepteren of weigeren in de geavanceerde instellingen. 

De optie kan worden ingesteld om e-mails van buiten het bedrijf te weigeren. In dat geval worden e-mails van externe e-mailadressen teruggestuurd naar de afzender. U kunt ervoor kiezen om externe e-mails terug te laten sturen in de geavanceerde instellingen van de groepen. 

E-maillevering aanpassen voor een bedrijfsgroep voor e-mails van externe accounts:

In het algemeen accepteert een bedrijfsgroep direct de e-mails van de leden binnen het bedrijf. Wanneer een e-mail afkomstig is van een e-mailadres buiten het bedrijf, kan de beheerder ervoor kiezen om dergelijke e-mails te beheren of terug te sturen, op basis van de aard van de groep en vereisten van het bedrijf.

E-mails van externe e-mailaccounts terugsturen:

Met de onderstaande instructies kunt u e-mails van externe e-mailaccounts aan bedrijfsgroepen terugsturen of weigeren. U kunt dit gebruiken als u zeker weet dat er geen belangrijke e-mails worden gegenereerd vanuit externe (niet-bedrijfs-)e-mailaccounts naar het e-mailaccount van deze bedrijfsgroep.

  1. Selecteer de groep waarvoor u de instellingen wilt wijzigen op de pagina Groups.
  2. Selecteer het tabblad Advanced om de instellingen voor e-maillevering te wijzigen.
  3. Selecteer Bounce back emails, om de e-mails van externe e-mailaccounts te weigeren. 

E-mails van externe e-mailaccounts beheren:

U kunt het beheer instellen van e-mails die door externen naar bedrijfsgroepen worden verzonden. De beheerder kan ervoor kiezen om de e-mails die bedrijfsgroepen ontvangen van externe accounts in de 'beheerwachtrij' te plaatsen voor e-mails van externe accounts. De beheerder kan moderators kiezen voor de groepen die dergelijke e-mails kunnen bekijken en ze accepteren of weigeren. 

  1. Selecteer de groep waarvoor u de instellingen wilt wijzigen op de pagina Groups.
  2. Klik op het tabblad Advanced om de instellingen voor e-maillevering te wijzigen.
  3. Selecteer Hold Mail for moderator Approval, als anderen e-mail verzenden naar de groep. 

Wanneer u bovengenoemde optie kiest, moet u ervoor zorgen dat er moderators zijn toegevoegd aan de groep. Als er geen moderators zijn, moeten de beheerders of de hoofdbeheerders de e-mails die in beheer zijn, bekijken en wissen. 

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com