中小企業の営業部門においては、いまだに紙やエクセルなどによるアナログな情報管理が行われているケースも多く、
気付かぬ間に生産性の低い環境に陥っている可能性があります。例えば、以下のような課題が挙げられますが、
こうした環境の改善に役立つのが、ITツールの導入・運用です。
2021年にディップ株式会社が調査したレポートによると、営業部門のデジタルツール導入率は3割程度でした。中小企業でデジタルツールの導入が進まない理由としては、「デジタル人材の不足」や、「ツール選定への課題」などが挙げられていました。多くの中小企業で現状の管理手法に課題感はあるものの、デジタル人材が不足していることから、どのようにツールの選定・導入を勧めたらいいのか分からずに検討が進まない状況になっていることが伺えます。
出典：「営業部門のデジタルツール導入状況を徹底調査 大企業と中小企業で「オンライン商談ツール」
導入に30pt以上もの差｜ディップのプレスリリース」
一方そうした状況を打開し、ITツールを導入した企業は、情報の一元化や営業効率化をはじめとした、様々なメリットを享受しています。
顧客データや案件の進捗状況など、営業部門で管理しているあらゆる情報をデジタル化することで、情報共有をスムーズに行えるようになります。これにより、営業マネージャーは意思決定に必要な情報に迅速にアクセスできるようになり、より正確かつ迅速な意思決定を行えるようになります。営業担当者にも、情報が一元化されることで探しものにかけていた時間を大幅に短縮できるようになる、といったメリットがあります。
ITツールを活用することで、営業活動の一部を自動化できます。たとえば、自動返信メールやタスクの自動作成ができるツールを使えば、ルーチンワークにかかる時間を節約し、業務効率の向上が期待できます。また、リードや顧客の興味関心を数値化するスコアリング機能を搭載したITツールを活用することで、購買意欲の高いリード・顧客を見極められるようになるので、アプローチの効率化が期待できます。
ITツールを活用することで、部門間の情報共有や連携を円滑にし、社内コラボレーションを強化できます。たとえば、CRMツールを利用することで、
営業部門と製造部門が顧客情報を共有できます。
たとえば、営業部門が顧客から受けた要望をCRMツールに登録すると、製造部門に通知を送信して内容を確認し、製造部門をそれを元に製品の改良や開発を行う、といったことが可能になります。
ひとことでITツールと言っても、ツールの種類は多岐に渡ります。そのため、営業部門の課題や用途に応じてツールを選択するといいでしょう。営業部門で導入すべきITツールの種類を、用途別にまとめました。
顧客管理や営業活動のプラットフォームとして役立つのが、名刺管理ツール、CRM、タスク・スケジュール管理ツールです。ここでは、
それぞれのツールの特徴と目安となる費用感を解説します。
名刺管理ツールとは、名刺情報をデジタル化して管理できるソフトウェアのこと。
紙の名刺をスキャナーやスマートフォンのカメラで 読み取り、OCR（文字認識）機能で会社名や個人名、役職や連絡先情報をテキスト化し、データベースで管理できます。現在提供されている名刺管理ツールの多くは、利用人数に応じた月額料金制の形をとっていて、費用の相場は一人当たり1500円から3000円程度です。
CRMツールとは、顧客関係管理のためのソフトウェアのこと。顧客の名刺情報に加えて、
対応履歴や、見積書・請求書などを管理でき、営業・マーケティング・サポート共通の顧客管理プラットフォームとして利用できます。大半のCRMツールは利用人数に応じた月額料金制を採用しており、費用相場は一人当たり1,600円から5,000円程度です。
タスク・スケジュール管理ツールとは、営業担当者やチームが抱えているタスクや、スケジュールを効率的に管理するためのソフトウェアのこと。優先度や期日、進捗状況を見える化できます。利用人数に応じた月額料金制の場合は一人当たり500円程度から始められます。
利用者数に関わらず固定で料金が発生する場合は、月額1万円から5万円程度が相場です。
営業活動の可視化・効率化に欠かせないツールが、SFA（営業支援ツール）。また、リードの収集・育成の効率化にマーケティングオートメーション（MA）を使うことで、ホットリードを抽出でき、リード（見込み客）のフォローアップの効率化が期待できます。ここでは、それぞれのツールの特徴と目安となる費用感を解説します。
SFA（営業支援ツール）とは、営業活動を可視化・効率化するための
ソフトウェアのこと。ルーチンワークの自動化や営業プロセスの最適化により、営業活動をより円滑に行えるよう支援します。クラウド型SFAの費用は、月額1,500円から30,000円程度が相場です。
マーケティングオートメーション（MA）とは、リードの収集やナーチャリング（育成）をはじめとした、デジタルマーケティングの活動を自動化する
ソフトウェアのこと。無料で使えるものから月額数十万円程度するものまで存在し、利用するツールや機能、利用規模に応じて費用が変動します。
社内での情報共有や報連相の手段としてメールを用いる企業は多く存在しますが、タイムラグが発生するため効率的とは言えません。社内のコミュニケーションを円滑化・活性化するには、「ビジネスチャットツール」や「グループウェア」が役立ちます。ここでは、それぞれのツールの特徴と費用間の目安を解説します。
ビジネスチャットツールとは、リアルタイムのチームコミュニケーションを活性化させるためのソフトウェアのこと。リアルタイムのテキストチャットや音声通話、ビデオ通話などのコミュニケーション機能を搭載しています。費用相場は、月額0円から1,800円程度です。
グループウェアとは、社内・部署・チーム間のコミュニケーションを活性化させるためのツールのこと。メールやタスク・スケジュール管理、ファイル共有、ワークフローなどの機能を搭載しています。費用相場は、月額一人当たり500円から2,000円程度です。
クラウドやAI、RPAなどのデジタル技術に関する知識や、使いこなす能力を持つ人材の確保・育成が、導入成功の
成否を分ける鍵を握ります。一方、そのような人材は、大手企業に流れてしまい、特に地方の中小企業では人材確保が困難です。
プログラミングなどの知識がなくともカスタマイズできるツールを選定することで、導入する際の敷居は一気に下がります。また、導入する営業ツールによっては、操作トレーニングや導入・運用支援を提供しているツールも。その場合、コストは発生するものの、最小限の社内リソースで導入を推進できるので、IT人材の採用・育成が難しい場合は選択肢に入れるといいでしょう。
エクセルなどの使い慣れたツールとは画面構成や操作方法が異なるため、導入したものの営業担当者にデータを入力してもらえず、気がついたら全く使われてない状況に陥る企業も存在します。また、コストをかけて高機能のツールを導入したものの、機能を活用しきれず、費用対効果が見合っていない状態に陥ることもあります。
クラウド型のツールの場合は、無料トライアル期間を設けているツールが大半です。比較・検討段階で、現場の業務に精通した担当者を含めて、現状の課題や必要な機能をヒアリングを実施し、かつツールの操作感を評価してもらうことで、現場に定着しないリスクを最小限に抑えられます。
営業部門の課題や目的に応じて、複数のITツールを導入したものの、ツール間でデータを連携できずに、二重入力や二重管理が発生する場合があります。たとえば、CRMツールを導入後、マーケティングオートメーションツールを導入したら、連携できずに、手動でデータのエクスポート・インポートを行う必要があるケースなどが挙げられます。
導入する際は、できるだけ多くの外部ツール連携を提供しているITツールを選定することで、既に自社が導入しているツールだけでなく、今後導入する可能性があるツールとも連携できる可能性が挙がります。また、その際はクリック操作などで簡単に連携できるかどうかも含めて検討を進めるといいでしょう。一方、ツールによって提供ベンダーが異なる場合は、アカウント管理が煩雑になるケースも。さまざまなツールを展開するベンダーのツールを導入することで、1アカウントで複数ツールを利用できるため、アカウント管理も効率化できます。
ひとことでITツールと言っても、ツールの種類は多岐に渡ります。そのため、営業部門の課題や用途に応じてツールを選択する
といいでしょう。営業部門で導入すべきITツールの種類を、用途別にまとめました。
ITリテラシーがなくても操作やカスタマイズがしやすいツールを選定することで、社内に定着しやすくなります。ツールによっては、カスタマイズにプログラミング知識を要するものや、高額なカスタマイズ費用が発生するものも。ドラッグ&ドロップ操作でカスタマイズができるノーコード・ローコードのツールを選定しておくと、工数・費用をかけずに自社向けにカスタマイズできるのでおすすめです。
高機能のツールは一見魅力的ですが、使いこなすまでには時間を要します。選定する際は機能性だけに囚われずに、自社のやりたいことを、できるだけ低コストで実現できるツールを選びましょう。また、運用や定着が心配な場合は、まずは無料で使えるツールから初めて、
活用が進んだ段階で有料プランに切り替えることもオススメです。
どのようなサポート体制を提供しているのか、また、マニュアルや動画などのヘルプコンテンツが充実しているかを確認しておきましょう。特に、ツールの使い始めは、社内からさまざまな要望が挙がります。その際にサポートへの確認と改善を効率よく行えると、早期の定着につながります。サポートの手段（メール／電話／チャット／問い合わせフォーム）と一次回答までにかかる時間を予め確認しておきましょう。
デジタル化に取り組む企業にとって、何から手を付けたらよいのか、どのITツールを導入すべきか迷うことがあります。用途に応じて多くのツールを導入しようとすると、コストが嵩むだけでなく、営業担当者が混乱し、使いこなせるようになるまでに時間がかかることがあります。一方、CRMはスケジュール管理や名刺管理など、営業活動で必要な多くの機能を網羅的に搭載しているため、複数のツールを導入する必要がありません。また、CRMは一つのプラットフォームで情報の一元化、スケジュール管理、コミュニケーション、データ分析などを行えるため、効率的な営業活動を実現できます。また、中小企業がCRM/SFAツールを導入する際は、コストとカスタマイズ性を重視してツールを選定すると、予算をかけずに自社に使いやすくカスタマイズできるので、社内で定着しやすくなります。
Zoho CRM は、世界25万社に導入されているCRM/SFAツールです。コストパフォーマンスと使いやすさが評価され、
さまざまな中小企業に導入されています。
1ユーザーあたり月額1,660円から利用でき、機能のニーズに合わせて最適なプランを選択できます。
利用する機能やストレージだけを利用できるので、支払いの高額化を未然に防げます。
Zoho CRM は、分かりやすい画面
UIと、カスタマイズ性の高さが評価されています。企業によってCRMで管理したい情報は異なりますが、Zoho CRMは自社に必要な項目のみをレイアウトに組み込むことができます。これにより、従業員一人一人が使いやすくなるため、機能性だけでなく操作性も兼ね備えた営業ツールです。
Zoho CRM は、Google Workspace やMicrosoft 365 、Slack やZoom などの主要な外部サービスとかんたんに連携できます。これにより、データの二重入力・二重管理などが発生することなく、シームレスにデータを連携できます。情報共有にかかる時間的・空間的コストを削減することができるため、大きな魅力となります。
Zoho CRM が選ばれる理由とは？では、実際にMA、CRM、SFAを導入して効果的に活用さている企業の事例をご紹介しましょう。
Zoho CRM は、営業の本来の目的である「案件獲得」に重要なMA、CRM、SFAのすべてを網羅したパワフルな営業ツールです。
これに加えて、名刺管理、スケジュール管理・タスク管理、チャット、オンライン会議などの機能も搭載されています。
有料プランで利用できるすべての機能を 15日間無料でお試しいただけます。お試 し期間終了後は無料プランに移行し、引 き続きご利用いただけます。
自社独自の運用方法に応じて、オーダー メイドCRMを構築できます。カスタマイズは 専門的な知 識 不 要 。ド ラッグ＆ドロップ操作で簡単に行えます。
15日間無料で有償プランをお試しいただけます。
※お試し期間終了後、自動的に無料プランに移行されます。