案件管理とは
案件とは、問題となっている事柄のことをいいます。営業における案件では、
顧客からの要望（問題）に対してサービス・商品を
提案して売り上げにつなげることを指します。
顧客との商談の中で発生する案件について、案件名・商品・商談金額・確度・ステージ（状況）などを管理します。
案件管理の目的
営業部門で案件管理を行う目的は、大きく分けて4つあります。
顧客との関係構築のため
営業部門は、顧客との取引を担当する部署です。顧客との関係を強化するためには、顧客のニーズや要望を正確に把握し、適切な対応が必要です。案件管理を行うことで、顧客とのやり取りや案件の進捗状況を把握し、適切なタイミングでフォローアップすることができます。
レポート作成や分析のため
営業マネージャーは、チームの売上実績や活動状況を把握するために、定期的に管理レポートを作成します。案件管理を行うことで、売上や見込み客のフォローアップ状況、商談の進捗状況などのデータを収集し、分析に活用することができます。
情報共有を円滑に行うため
営業部門は、個人の能力だけでなく、チームの力が重要です。案件管理を行うことで、チーム内での情報共有を促進し、他の営業員が同じ顧客とのやり取りや商談を担当する際に、スムーズな引継ぎができます。
売上向上のため
案件管理を行うことで、見込み客の情報や商談の進捗状況を把握し、売上につながるアクションを適切なタイミングで行うことができます。
案件管理に必要な項目
取引先情報
取引先名、住所、電話番号、取引先の担当者名、役職、メールアドレスなど、取引先および取引先担当者の基本的な情報を登録します。
案件情報
案件名、開始日、完了予定日、案件のステージ（精査、見積書送付済み、受注など）、売上見込み金額、案件の角度など、商談に関する情報を登録します。
フォローアップ情報
次回のアクションや連絡予定日など、フォローアップの内容や結果に関する情報を登録します。
添付ファイル
提案書や提出した見積書・請求書、契約書など、案件の関連資料を管理します。
一方、これらの情報をエクセルやスプレッドシートなどで管理すると、人的ミスやデータの不整合が発生するだけでなく、集計・分析に膨大な時間を要するケースも。こうした問題は、「営業向け案件管理システム」を利用することで軽減できます。
案件管理システムとは？
案件管理システムとは、営業部門の案件に関する情報を一元管理し、営業活動を効率的に行うためのシステム、およびツールを指します。具体的には、見込み客や顧客情報の管理、案件と進捗状況の管理、見積書や契約書の管理、タスクやスケジュールの管理などが可能です。オンプレミス型とクラウド型のシステムがありますが、テレワークの普及に伴い、現在はクラウド型の案件管理システムが主流となりつつあります。 企業の規模や業種によって、さまざまな種類の案件管理システムが存在しています。
営業向け案件管理システムの選び方
必要な機能が揃っているか
自社の業務と機能を照らし合わせて、必要な機能が揃っているかを確認しましょう。たとえば、案件管理、タスク・スケジュール管理、レポート作成機能は多くのツールが備えています。加えて、問い合わせへの自動返信メールを設定したい、既存のPBXシステムと連携し、電話の発着信も行いたい、といったニーズがある場合は、それに対応するシステムを選定する必要があります。
セキュリティ体制
顧客の個人情報や売上などの重要情報を取り扱うため、セキュリティ体制は必ず確認しましょう。IPアドレス制限や多要素認証などのログイン認証、アクセスログの管理やデータバックアップ機能の有無などを確認するほか、データ暗号化やデータへのアクセス制御をどの程度行えるかも確認しましょう。
カスタマイズ性
自社の業務フローに合わせてシステムをどの程度カスタマイズできるかを確認しましょう。たとえば、項目の追加や削除、Webフォーム、レポートのデザイン変更などができるかどうかを確認しましょう。
使いやすいか
画面の見やすさや操作性を確認しましょう。直感的に操作できるかどうかは、システム定着の成否に大きく影響します。そのため、使いやすさを評価する際は実際に使用する現場担当者の意見も取り入れつつ選定しましょう。
CRMで案件管理をするメリット
- 成約する可能性が高い案件に
集中する - いつでも、どこでも、
案件に関する重要な情報を得る - アップセルやクロスセルの機会を
逃さない - 過去の取引履歴や顧客との接点を
分析する - 組織に合わせてカスタマイズされた営業プロセスの構築
- カスタマイズされた独自の
営業パイプラインを作成する
Zoho CRM の案件管理機能
案件の進捗状況を一目で把握
案件の進捗と関連するデータを1つの画面で見ることができれば、
案件の状況を即座に把握することが可能です。
Zoho CRM の高度なフィルターとソート機能を活用すれば、
条件に合う案件をすばやく発見し、迅速な対応を取ることができます。
クロージング間近の案件や対応が急務な案件を把握することは、
売上目標の達成に直結します。
らくらく案件作成
CRMに案件情報（商品、金額、担当者など）を簡単に登録できます。
登録された案件情報は顧客情報とマッピング（関連付け）されるため、
顧客との案件が異なる時系列で複数発生していてもわかりやすく管理することができます。
案件の進捗状況を管理
案件は、ヒアリング、提案、見積の提出、受注など、流れを経て進んでいきます。
このプロセスの各状態はステージといいます。Zoho CRM では、
各案件のステージを記録することができ、担当案件がどの段階かを確認し、
ワンクリックで更新することが可能です。
営業プロセスの複数登録
複数の製品・サービスを取り扱っている場合や、地域によって営業プロセスが異なる場合、単一のパイプラインでは不十分です。Zoho CRM では、営業プロセスに合わせて
カスタマイズされた複数の営業パイプラインを作成できます。
タスク・スケジュールの管理
CRMは、メールの送信、契約書作成などのタスクや打ち合わせなどのスケジュールも管理できます。Zoho CRM には、日々の活動を管理する「活動管理」の機能が備わっているため、複数の案件で発生したタスク・スケジュールを一元的に管理できます。
タスク・スケジュール管理機能についてはこちら案件メモの記録
Zoho CRM は案件メモも記録できます。テキスト入力はもちろん、
＠メンションして同僚や上司に確認を促したり、ファイル添付することもできます。
スコアで重要案件を判別
案件ごとに優先度を判別するスコア付けができます。
例えば、受注金額が一定以上の場合に加点したり、反応がない場合は減点したり、
営業担当者はスコアの高い顧客に集中して、効率的に案件対応ができるようになります。
AIで案件確度を予測
複数の案件がある場合、どの案件が最も成約する確率が高いのか。
Zoho CRM に標準で搭載されたAI（人工知能）は、
受注確度の高い案件を高精度に予測します。
取引パイプラインを追跡
今月の成約案件・日次売上・営業段階など、詳細なレポートをすぐに確認。
ダッシュボードを使用して、営業プロセスのボトルネックを特定し、
改善点や潜在的な成長機会を発見することができます。
見積書・請求書の作成
Zoho CRM の商談から見積書・請求書を簡単に作成できます。
作成に必要な価格・数量などは製品情報や案件記録などを活用し、宛先も自動で反映。
作成された見積書・請求書は、CRM内からメール送信することも可能です。
受注案件をチームで共有
大きな商談を成立させたときの感動を、同僚や上司に伝えましょう。
CRMのワークフローアラートを設定することで、嬉しいお知らせを即座に共有できます。
競合他社を把握
案件の中で顧客から「自社の強み」を質問されることが多い企業におすすめな
競合他社の把握機能。Zoho CRM は、顧客からのヒアリングや独自調査によって獲得した
競合他社の強みや弱みを記録できます。
これにより、自社製品の優位性をより効果的にアピールできるようになります。
「Zoho CRM の本格活用により日々の営業活動や案件の状況が可視化されたことで、
「物事を数字で見る、語る」「営業を科学する」文化が社内に浸透。
1人当たりの受注額も30～40％増を達成できました。」
株式会社YOLO JAPAN
取締役 COO 椿 奈緒子氏
Zoho CRM のサポートについて
Zoho では、さまざまな日本語サポートをご用意しています。