Zoho Mail-Benutzerhandbuch

Sie können eine Abwesenheitsnachricht einrichten, um den Absender der E-Mail wissen zu lassen, dass Sie eine gewisse Zeit lang nur begrenzten oder gar keinen Zugriff auf Ihre E-Mails haben. In Zoho Mail können Sie festlegen, dass Abwesenheitsnachrichten während eines vorgegebenen Zeitraums verschickt werden entweder an Personen in der Kontaktliste oder an Personen, die nicht in Ihrer Kontaktliste verzeichnet sind, oder an alle Personen, die Ihnen während des definierten Zeitraums eine E-Mail senden. Zudem können Sie auch ein angepasstes Intervall für automatische Antworten einrichten, mit dem die Dauer zwischen zwei automatischen Antworten an denselben Absender festgelegt wird. Wenn Sie während Urlaubszeiten und Feiertagen eine bestimmte Zeit lang nicht auf Ihre E-Mails zugreifen können, haben Sie die Möglichkeit, den Absender mit einer automatischen Abwesenheitsnachricht darüber zu informieren, wie lange Sie abwesend sind und welche zwischenzeitlichen Vorkehrungen oder alternativen Ansprechpartner usw. vorgesehen sind.
Sie können benutzerdefinierte Abwesenheitsnachrichten für jedes Ihrer konfigurierten Konten im Format Rich HTML festlegen. Sie können auch das Intervall für automatische Antworten zwischen zwei automatischen Antworten an denselben Absender anpassen.

Konfigurieren von automatischen Antworten

  1. Klicken Sie auf "Settings" (Einstellungen).
  2. Navigieren Sie zu "Mail Settings" (E-Mail-Einstellungen) » "Vacation Reply" (Abwesenheitsnachricht).
  3. Klicken Sie auf "Add Vacation Reply" (Abwesenheitsnachricht hinzufügen).
  4. Wählen Sie das Konto aus, für das Sie eine Abwesenheitsnachricht hinzufügen möchten.
  5. Wenn Sie für alle Konten dieselbe Abwesenheitsnachricht hinzufügen möchten, aktivieren Sie das entsprechenden Kontrollkästchen.
    • Wenn Sie möchten, dass Abwesenheitsnachrichten nur an die E-Mails von Adressen in Ihrer Kontaktliste gesendet werden, wählen Sie "Contacts" (Kontakte) aus.
    • Wenn Sie stattdessen möchten, dass die Abwesenheitsnachrichten nur an die E-Mail-Adressen gesendet werden, die nicht in Ihrer Kontaktliste verzeichnet sind, wählen Sie "Non Contacts" (Nicht-Kontakte) aus.
    • Wenn Sie Abwesenheitsnachrichten an alle E-Mail-Adressen senden möchten, wählen Sie "Everyone" (Alle) aus.
  6. Wählen Sie mit "From date" (Von-Datum) und "To Date" (Bis-Datum) den Zeitraums aus, für den Sie die Abwesenheitsnachricht aktivieren möchten.
  7. Legen Sie den Betreff für die E-Mail Ihrer Abwesenheitsnachricht fest. Beispiel: Nicht erreichbar vom 12. März 2011 bis 25. März 2011
  8. Geben Sie den Inhalt der E-Mail für die Abwesenheitsnachricht ein.
  9. Legen Sie das Intervall für automatische Antworten in Tagen fest.
  10. Klicken Sie auf "Save" (Speichern).

 Intervall für automatische Antworten

In Zoho Mail können Sie das Intervall für automatische Antworten anpassen. Das Intervall für automatische Antworten ist der Zeitraum zwischen zwei aufeinanderfolgenden automatischen Antworten an dieselbe E-Mail-Adresse.
Angenommen, Sie erhalten an einem bestimmten Tag 10 E-Mails von derselben E-Mail-Adresse. Wenn Sie 10 automatische Antworten pro Tag an dieselbe E-Mail-Adresse senden würden, würde das Postfach des betreffenden Empfängers mit Ihren Abwesenheitsnachrichten überflutet. Angenommen, Sie legen 2 Tage als Intervall für automatische Antworten fest. Dann werden Ihre automatischen Antworten nur alle 2 Tage an die betreffende E-Mail-Adresse gesendet. Die Abwesenheitsnachricht wird nicht auf jede einzelne E-Mail vom selben Absender gesendet.

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