Unternehmensgruppen – Zoho Mail

Unternehmensgruppen

Unternehmensgruppen: 

E-Mail-Unternehmensgruppen sind E-Mail-Gruppen für die interne Kommunikation von Mitarbeitern des Unternehmens in einer bestimmten Abteilung oder für eine Gruppe von Mitarbeitern, die dafür zuständig sind, sich um die Anforderungen von Personen im Unternehmen zu kümmern. 

Nur Benutzer innerhalb des Unternehmens können E-Mails an diese E-Mail-Unternehmenskonten senden. Dies ist ideal für Funktionen wie Systemadministrator, Gehaltsabteilung oder Wartung, die nur mit Mitarbeitern innerhalb des gleichen Unternehmens interagieren müssen. Es gibt Optionen, um E-Mails zu moderieren/abzulehnen, die außerhalb der Gruppe erstellt werden.

Beispiele: sysadmin@ihredomäne.com, payroll@ihredomäne.com.
Die E-Mails werden durch Mitarbeiter von ihren offiziellen E-Mail-Adressen (benutzer@ihredomäne.com usw.) gesendet.
Die Mitglieder der Gruppe sind Systemadministratoren oder Mitglieder der Lohnbuchhaltung.

Die Administratoren können E-Mails von außerhalb der Domäne zur Moderation zurückhalten, falls Mitarbeiter E-Mails von privaten E-Mail-Konten senden.  Abhängig von den Richtlinien Ihres Unternehmens können Sie die E-Mails zurücksenden oder zur Genehmigung durch den Moderator zurückhalten. 

Gehen Sie zum Erstellen von Unternehmensgruppen wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich unter www.zoho.com/mail als Administrator/Superadministrator an.
  2. Klicken Sie auf das Symbol "Settings" >> "Control Panel" >> "Groups".
  3. Klicken Sie auf "Add Group".
  4. Um die Unternehmensgruppe zu erstellen, wählen Sie als Zugriffsebene "Organization" aus.
  5. Wählen Sie "Enable Streams" aus, wenn Sie die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern mittels Streams aktivieren möchten. 
  6. Geben Sie den Gruppennamen und die Gruppen-E-Mail-Adresse ein, und wählen Sie in der Dropdown-Liste die Domäne aus. 
  7. Geben Sie eine kurze Beschreibung der Gruppe ein.
  8. Falls erforderlich, können Sie einen Moderator angeben. 
  9. Wenn kein Moderator ausgewählt ist, kümmert sich je nach Einstellungen der Administrator um die Moderation der Gruppen-E-Mails. 

Der Administrator kann die E-Mail-Zustellungsoptionen für E-Mails anpassen, die von Benutzern von außerhalb des Unternehmens stammen. Wenn Sie keinen Moderator angeben, werden E-Mails an die Gruppe standardmäßig an die Absender zurückgesendet. Unter "Advanced Settings" sind Optionen für die Moderation der E-Mails von Absendern von außerhalb des Unternehmens verfügbar, wobei der Moderator oder Administrator die E-Mails prüft und sie akzeptiert oder ablehnt. 

Sie können einstellen, dass E-Mails von außerhalb des Unternehmens abgelehnt werden. In diesem Fall werden die E-Mails von externen E-Mail-Adressen an die Absender zurückgesendet. In den erweiterten Einstellungen der Gruppen können Sie festlegen, dass externe E-Mails zurückgesendet werden sollen. 

Anpassen der E-Mail-Zustellung für eine Unternehmensgruppe für E-Mails von externen Konten:

Im Allgemeinen akzeptiert eine Unternehmensgruppe die E-Mails von Mitgliedern innerhalb des Unternehmens direkt. Bei E-Mails von E-Mail-Adressen außerhalb des Unternehmens kann der Administrator die E-Mails je nach Art der Gruppe und je nach Unternehmensanforderungen moderieren oder zurücksenden.

E-Mails von externen E-Mail-Konten zurücksenden:

Mit den nachfolgenden Anweisungen können Sie externe E-Mails an Unternehmensgruppen zurücksenden/zurückweisen. Sie können diese Funktion verwenden, wenn Sie sicher sind, dass von externen (unternehmensfremden) E-Mail-Konten keine E-Mails eingehen, die für dieses Unternehmensgruppen-E-Mail-Konto wichtig sind.

  1. Wählen Sie auf der Seite "Groups" die Gruppe aus, deren Einstellungen Sie ändern möchten.
  2. Wechseln Sie zur Registerkarte "Advanced", um die Einstellungen für die E-Mail-Zustellung zu ändern.
  3. Wählen Sie "Bounce back emails", um E-Mails von externen E-Mail-Konten zurückzuweisen. 

E-Mails von externen E-Mail-Konten moderieren:

Sie können die Moderation der von externen Mitgliedern an Unternehmensgruppen gesendeten E-Mails konfigurieren. Der Administrator kann festlegen, dass E-Mails von externen Konten in die Moderations-Warteschlange für von externen Konten an Unternehmensgruppen gesendete E-Mails gestellt werden. Der Administrator kann Moderatoren für die Gruppen bestimmen, die E-Mails dieser Art prüfen und entweder akzeptieren oder ablehnen können. 

  1. Wählen Sie auf der Seite "Groups" die Gruppe aus, deren Einstellungen Sie ändern möchten.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Advanced", um die Einstellungen für die E-Mail-Zustellung zu ändern.
  3. Wählen Sie "Hold mails for moderator approval" aus, wenn externe Benutzer E-Mails an die Gruppe senden. 

Wenn Sie die Option zum Zurückhalten von E-Mails zur Genehmigung durch einen Moderator auswählen, vergewissern Sie sich, dass die Gruppe über Moderatoren verfügt. Falls keine Moderatoren vorhanden sind, müssen die Administratoren oder Superadministratoren die E-Mails in der Moderation anzeigen und behandeln. 

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