Gestão Workflow: Entenda para que serve e como funciona

Gestão workflow: Entenda para que serve e como funciona - zoho

A Gestão Workflow é um importante sistema que ajuda as empresas a determinar se as atividades que seguem o fluxo de trabalho de um funcionário são eficazes e trazem bons resultados para o negócio. Embora essa seja uma estratégia bastante conhecida, algumas empresas ainda não sabem como criar um workflow.

De fato, o fluxo de trabalho organizado facilita a aplicação de todas as estratégias de uma empresa, ajudando o negócio a crescer de forma ágil, otimizada e personalizada.

O que é Workflow

Se você, como muitas pessoas, ainda está se perguntando “workflow, o que é isso?”, a melhor definição que podemos dar é esta: workflow é uma palavra em inglês que significa “fluxo de trabalho”.

O termo é utilizado como definição de uma série de atividades, que são divididas em etapas e realizadas de forma organizada e sequencial para levar adiante a missão da empresa.

A definição de um sistema de workflow pode ser realizada manualmente ou através de um software de gestão de processos de negócio, que é uma importante ferramenta para o correto desenvolvimento das atividades de negócio.

Os benefícios da gestão de workflow

Quanto maiores as necessidades de uma determinada agência, mais rápidas as tarefas devem ser executadas, e o fluxo de trabalho proporciona agilidade, etc. Ao adotar essa abordagem, percebe-se a diferença entre a velocidade obtida com a automação do workflow e um processo manual.

A comparação é simples, quanto mais pessoas envolvidas em um processo, maior o comprometimento do processo. Cada um trabalha em um ritmo diferente, o que pode atrasar as atividades e interferir diretamente nas etapas subsequentes do processo.

Outra desvantagem de executar processos manualmente é a comunicação. É um dos determinantes do sucesso e é sempre ameaçado por não ser universalmente compreendido, o que fragiliza ainda mais o desempenho da campanha.

O workflow dentro das empresas

Em todos os lugares podemos ouvir comentar como a tecnologia funciona para várias empresas de diferentes maneiras. Independente da área, quem quer se destacar dos demais tem que usar a tecnologia. Sem contar que é quase impossível fazer qualquer coisa hoje em dia sem o uso da tecnologia.

Isso é sempre necessário, seja em atividades que auxiliam na identificação de dados do cliente ou em problemas estruturais.

Na aplicabilidade que destacamos acima, quando utilizada no fluxo de informações e atividades de qualquer instituição, a tecnologia:

● Torna mais simples à aplicação do processo;

● Auxilia na automatização do workflow;

● Simplifica a execução das atividades.

Em todo o mundo, sistemas e plataformas possuem fluxos de trabalho automatizados, mas no Brasil o assunto ainda é novo. Atualmente, poucas empresas possuem sistemas que automatizam WfMS (Workflow Management System).

Entenda a diferença entre workflow e gerenciamento de processos?

Embora pareçam muito semelhantes, o workflow é um método de gestão que faz parte da gestão de processos e possui um escopo mais amplo de gestão em uma empresa.

O fluxo de trabalho se concentra nas etapas de organização de pessoas e instruções para garantir que as atividades sejam seguidas corretamente, enquanto o gerenciamento de processos é uma abordagem que se concentra na coordenação de todos os processos de negócios.

Um workflow consiste em processos, mas nem todos os processos estão em um fluxo de trabalho, pois os processos existem naturalmente em uma empresa. Estratégias diferentes, mas complementares, onde o workflow pode ser pensado como resultado de um processo.

Como usar o workflow na prática com as equipes da sua empresa

São quatro etapas básicas para aplicar um bom sistema de workflow, que são importantes para o bom desempenho de uma equipe de trabalho, e ajudam a empresa a organizar de forma inteligente a melhor forma de desempenhar as funções de seus colaboradores.

Fase 1: Planejando o negócio para implementar a estratégia

Uma boa aplicação do workflow depende de um entendimento geral do negócio, por isso é importante mapear todas as tarefas que uma empresa desempenha: quais atividades são executadas pela equipe, quem desempenha cada função, quais são as principais competências de cada colaborador, quais processos de negócios e os profissionais envolvidos Todos os outros conteúdos.

Esse é o primeiro passo para entender quais práticas no fluxo de trabalho de uma empresa precisam ser aprimoradas ou alteradas, além de proporcionar uma visão mais ampla do negócio.

Fase 2: Automação de Sistemas de Fluxo de Trabalho

Depois de entender as necessidades envolvidas no fluxo de trabalho de uma empresa, é importante adotar também uma ferramenta que torne a gestão do fluxo de trabalho mais fácil e ao mesmo tempo mais eficiente.

Atualmente, existem diversas plataformas que facilitam tarefas operacionais que, quando realizadas manualmente, exigem dos gestores de RH um tempo significativo, como o monitoramento da jornada de trabalho, que pode ser realizado por meio de ferramentas automatizadas como o Zoho Workplace.

Assim, depois de mapear todo o seu fluxo de trabalho, é importante poder identificar quais atividades exigem um monitoramento mais específico e como a tecnologia pode facilitar esse processo, facilitando o gerenciamento dessas atividades.

Fase 3: Engajamento da Equipe

Outro fator relevante para um fluxo de trabalho bem implementado e funcional está diretamente relacionado à organização na qual as equipes de trabalho estão efetivamente envolvidas no fluxo de trabalho.

Todos os funcionários precisam entender suas funções para que o fluxo de trabalho ocorra de forma natural e produza resultados positivos para o negócio, caso contrário, um fluxo de trabalho mais organizado será inútil se os trabalhadores envolvidos no processo não tomarem providências para concluir a tarefa adequadamente.

Fase 4: Monitoramento de Processos e Pessoas

Por fim, a etapa final para que um fluxo de trabalho funcione corretamente é monitorar processos e pessoas.

Ter as melhores ferramentas de organização de fluxo de trabalho para orientar os funcionários é inútil se uma empresa não monitorar todas as métricas de desempenho.

Somente o monitoramento de processos e pessoas pode ajudar as empresas a determinar se um workflow está trazendo bons retornos para o negócio. Além disso, o monitoramento pode prevenir problemas de gestão entre as empresas e suas equipes, por meio do monitoramento da jornada de trabalho para determinar se seus profissionais cumprem a jornada semanal correta, evitando, por exemplo, processos trabalhistas.

Entendeu como funciona o workflow? Para aplicar na sua empresa é só acessar a plataforma Zoho Workplace!

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