Dicas de como não cair na rotina com tarefas repetitivas

A negatividade ocupacional é causada por diversos fatores que surgem no cotidiano dos profissionais. O acúmulo de tarefas, obrigações e despesas decorrentes de um mercado cada vez mais competitivo e exigente é a principal reclamação dos profissionais.

Entrar em uma nova empresa geralmente é algo para comemorar. Também é comum que os profissionais se sintam motivados durante esse período. No entanto, depois de um tempo, as tarefas repetitivas podem se tornar tediosas, o trabalho se torna rotina e a negatividade surge tanto individual quanto coletivamente.

De um modo geral, a negatividade ocorre quando as necessidades ou objetivos de um profissional não estão sendo atendidos. Para alguns, as necessidades são básicas, como pagar contas e itens simples de lazer. Como resultado, eles se preocuparão mais com a remuneração e a durabilidade do trabalho, mantendo o desempenho e a motivação necessários para isso.

Aqueles que atingiram o nível das necessidades básicas vão querer um emprego que traga satisfação pessoal, algo que eles realmente gostam de fazer. As empresas devem estar sempre atentas a esse fator, pois esse tipo de profissional está cada vez mais consistente nas organizações, e a rotina e a falta de motivação são fatores que contribuem significativamente para sua baixa produtividade.

Por isso, para não cair na rotina de tarefas repetitivas, preparamos este artigo com algumas dicas para inserir no seu negócio.

Dicas para não ficar nas tarefas repetitivas

Trabalho remoto, horários flexíveis, reuniões com diferentes departamentos. O dia a dia profissional passou por uma grande mudança nos últimos anos, e a organização é mais importante do que nunca, mas infelizmente, sem uma boa organização, muitas tarefas repetitivas podem preencher a agenda do dia sendo ineficientes. Afinal, fazer muito nem sempre é sinal de alta entrega.

Se você ainda sente que tem um dia muito ocupado que acaba sendo improdutivo, este artigo é para você. Confira aqui cinco atitudes para eliminar tarefas repetitivasda sua rotina e trabalhar com mais estratégia e produtividade.

1 – Comece o dia revendo seus objetivos

Não há nada melhor do que saber exatamente o que fazer no início do dia de trabalho, por isso, para aqueles propensos à procrastinação e tarefas repetitivas, verificar as entregas diárias pode ser um hábito muito importante. Quando você tiver uma ideia clara do que precisa ser feito, conseguirá organizar melhor os requisitos e evitar retrabalho ou tempo desnecessário em tarefas repetitivas.

Se você é gerente, ter uma reunião de ajuste semanal ou até mesmo uma teleconferência diária com sua equipe pode tornar seu dia a dia mais eficiente. Outro papel importante do líder é determinar quais tarefas repetitivas fazem parte do trabalho diário da equipe para eliminar ao máximo essas ações.

Uma boa abordagem é criar um catálogo de serviços, ou seja: saber exatamente como acontece a rotina quando determinada tarefa é executada, quem está envolvido, onde obter as informações e quais etapas do processo são desnecessárias.

2 – Tarefas repetitivas e limite o tempo

Reuniões com mais de uma hora nem sempre produzem grandes definições. Não ter um bom prazo de entrega do projeto - e as ações resultantes - também dificulta a eliminação de tarefas repetitivas. É por isso que gerentes e até funcionários precisam definir prazos para entrega de tarefas. Até as pessoas mais simples precisam dessa definição, que ajuda a reduzir a procrastinação e aumentar a produtividade.

3 – Organize sua agenda – comece com eventos de emergência

Sempre que você começar a trabalhar, priorize as tarefas que têm maior impacto no seu negócio. Assim, você consegue executar seu trabalho com maior qualidade ao iniciar o dia e terá mais foco e agilidade. Essa atitude reduz tarefas repetitivas que são refeitas devido a dados incorretos ou trabalho inconsistente. Quando você guarda tarefas complexas para o final do dia, as chances de cometer erros aumentam porque seu cérebro acumulou toda a carga e fadiga do dia.

4 – Automatize tarefas repetitivas

A tecnologia é um item essencial para quem quer eliminar tarefas repetitivas. Muitos deles podem até ser automatizados com o uso de assistentes virtuais para necessidades simples. Por exemplo, solicitar uma redefinição de senha em TI ou enviar folha de pagamento no RH são tarefas repetitivas que levam muito tempo. Quando automatizados com chatbots, as operações podem ser realizadas sem intervenção humana, retirando essas tarefas do dia a dia dos funcionários, e eles podem se envolver em atividades mais estratégicas e complexas.

5 – Use um cronograma repetitivo

Você sabia que um software de gerenciamento de tarefas como a plataforma Zoho permite gerenciar agendas repetitivas? Esse é um recurso incrível que elimina muitas tarefas manuais repetitivas e ainda garante que as ações regulares não sejam esquecidas.

Manutenções periódicas, renovação de contratos, envio de dados para fornecedores são alguns exemplos de tarefas repetitivas que podem ocupar muito tempo de uma equipe se não forem programadas adequadamente.

Quando uma empresa tem um cronograma de tarefas repetitivas, o uso do Zoho Bigin facilita a execução das atividades, incluindo todas as informações relevantes para a operação. Isso significa mais confiança no dia a dia do trabalho e menos tempo para realizar tarefas, por exemplo, sem precisar pesquisar dados ou encontrar fornecedores.

Conclusão

Motivar-se é a solução, e deve ser um exercício diário para quem busca satisfação no trabalho. É aqui que os gestores devem se concentrar, pois cabe principalmente a eles traçar estratégias para evitar que suas equipes entrem na rotina e fiquem desanimadas.

Em alguns casos, a gestão pode influenciar isso de forma negativa. Algumas pessoas não estão preparadas para liderar, dão ordens demais, levantam a voz, não aceitam erros cometidos pela equipe e têm medo de tomar decisões. Isso se reflete no trabalho de subordinados com menos poder.

Um bom líder, além de entregar resultados, também deve trabalhar com o desenvolvimento, principalmente a motivação dos liderados. Os profissionais que exercem funções de liderança devem estar preparados, qualificados e prontos para exercer essa atividade essencial dentro de uma organização.

Porque, no mundo corporativo de hoje, a liderança não é uma tarefa fácil, ao contrário, é um trabalho árduo, minucioso, que exige visão e conhecimento.

Nesse sentido, um líder deve atuar como motivador, despertando o potencial interior dos outros, utilizando uma combinação de flexibilidade, insight, perseverança, estratégia e ações cotidianas para que sua equipe não se torne rotineira.

Para controlar e automatizar os processos e evitar tarefas repetitivas, utilize a ferramenta certa. O Zoho Bigin é ideal para o seu negócio, acesse e confira nossas soluções!

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